Avons-nous vraiment besoin d’une autre application de traitement de documents alors que nous disposons déjà d’outils puissants comme Microsoft Word et Google Docs ? D’ailleurs, de nombreux systèmes de productivité comme Notion, Coda, ClickUp, Monday et Asana intègrent des fonctions d’édition de documents.
La question demeure : pourquoi se donner la peine d’utiliser Canva Docs ? Découvrons ce qu’est Canva Docs, ce qui le distingue des autres et pourquoi il vaut la peine d’être essayé.
Qu’est-ce que Canva Docs ?
Pour commencer, Canva est une plateforme de conception graphique très prisée par les indépendants et les petites entreprises qui l’utilisent pour créer des ressources numériques afin de développer leur marque. Parmi ces ressources, citons la création d’agendas numériques, la conception de signatures d’e-mails et de cartes de visite.
Dernièrement, Canva s’est transformé en espace de travail en ajoutant des fonctionnalités telles que les présentations, l’édition vidéo et les tableaux blancs. Le traitement de documents est la dernière fonctionnalité en date.
Canva Docs est un créateur de documents à dominante visuelle qui associe des fonctions clés de traitement de documents à des éléments visuels interactifs tels que des images, des graphiques, des tableaux et des vidéos.
Les 10 principales fonctionnalités de Canva Docs
À première vue, Canva Docs semble très simple. Cependant, vous serez surpris de découvrir des fonctionnalités puissantes cachées sous une interface trop simpliste. Plongeons dans les détails et explorons les fonctionnalités disponibles dans Canva Docs.
1. Modèles de documents
Dans le plus pur style Canva, Canva Docs est livré avec des modèles pour vous aider à démarrer.
Actuellement, il y a plus de 100 modèles de documents esthétiques qui couvrent différents cas d’utilisation, y compris :
- Propositions commerciales
- Stratégie des médias sociaux
- Compte-rendu de réunion
- Plans de cours
2. Écriture magique
Magic Write est l’assistant d’écriture IA de Canva Docs, qui vous aide à transformer votre idée en un premier jet en quelques secondes.
Vous pouvez l’utiliser pour :
- Brainstorming de nouvelles idées (par exemple, des idées d’articles de blog).
- Générer des plans pour des éléments de contenu structurés.
- Générer des textes courts (par exemple, des textes pour les médias sociaux) et longs (par exemple, des articles de blog, des essais).
3. Tableaux et graphiques
Vous pouvez facilement ajouter des tableaux et des graphiques à votre document.
À première vue, les tableaux de Canva semblent très simples, mais vous pouvez facilement les personnaliser pour les adapter à vos goûts. Pour ajouter un graphique à votre document, vous avez la possibilité de saisir manuellement les données dans un tableau ou d’importer des données à partir d’un fichier CSV ou de Google Sheets.
4. Bibliothèque des médias
Une caractéristique unique qui distingue Canva Docs de ses concurrents est l’accès à des fichiers multimédias de haute qualité.
À l’instar de l’interface de conception graphique de Canva, vous avez accès à des photos de stock, des vidéos, des GIF et des éléments graphiques directement dans Canva Docs.
5. Conception
Vous pouvez créer et ajouter de nouveaux designs à vos documents Canva.
Cette fonctionnalité ouvre un espace de conception contextuel dans lequel vous pouvez créer de nouveaux designs à partir de zéro ou choisir dans une bibliothèque de modèles pré-fabriqués. Ces modèles ressemblent davantage à des bannières en raison de leur format rectangulaire fixe.
6. Embarquer
La fonction d’intégration vous permet d’intégrer des liens vers des sites Web, des vidéos YouTube, des messages sur les réseaux sociaux, etc., directement dans Canva Docs.
En outre, vous pouvez intégrer n’importe lequel de vos projets Canva antérieurs (conceptions graphiques, présentations de diapositives, vidéos, tableaux blancs) via un lien d’intégration ou en les faisant simplement glisser depuis l’onglet Projets dans le menu de gauche.
7. Commandes magiques
Toutes les fonctions mentionnées ci-dessus, qui sont liées à la création et à l’édition de votre document, sont accessibles via des commandes magiques dans une boîte de commande. Il vous suffit de cliquer sur l’icône plus du document ou d’appuyer sur la touche barre oblique (/) sur votre clavier.
Vous pouvez choisir de taper la commande que vous souhaitez, utiliser vos touches fléchées pour faire défiler les options et appuyer sur Entrée. Cela signifie que vous pouvez facilement ajouter n’importe quel type de contenu dans Canva Docs sans lever le doigt de votre clavier.
8. Collaboration
Vous pouvez inviter des personnes spécifiques à collaborer sur un document ou partager des liens publics vers votre document.
Pour chaque option, vous pouvez définir des autorisations de visualisation, de commentaire ou de modification. En outre, une fonction de minuterie, située dans le coin inférieur gauche, permet de suivre le temps passé lors des sessions de collaboration. Vous pouvez également l’utiliser si vous travaillez seul et souhaitez suivre le temps que vous passez à travailler sur un document.
9. Réflexions
Cette fonction vous donne un aperçu de votre document : nombre de mots, nombre de caractères et temps de lecture.
Si vous partagez des liens vers votre document, vous pouvez également consulter ses statistiques dans cette section. Vous avez accès à des indicateurs clés tels que le nombre de pages vues, le nombre de visiteurs, le nombre total de commentaires, etc.
10. Présentation
Si vous avez l’habitude de créer des diaporamas à partir de vos documents, cette fonctionnalité vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera bien des maux de tête. Elle vous permet de transformer votre document en un jeu de diapositives d’un simple clic.
Canva ne se contente pas de transférer votre contenu dans des diapositives, il se charge également de l’organisation, de la conception et de la mise en forme. Vous avez également la possibilité de modifier le contenu et la conception du jeu de diapositives généré automatiquement.
Limites de Canva Docs
Les paramètres de page de Canva sont très limités. Lorsque vous ouvrez Canva pour la première fois, vous remarquez immédiatement qu’il s’agit d’un document sans page, sans possibilité de créer des pages séparées ou de définir une taille de document (par exemple, Lettre, A4, etc.).
Cela signifie que lorsque vous éditez votre document, il n’y a aucun moyen de savoir quelles sections du contenu s’adaptent à différentes pages. Cela s’accompagne d’autres limitations, telles que :
- Pas de saut de page
- Pas de paramètres d’orientation de la page
- Pas de numéros de page
- Pas d’en-tête ni de pied de page
- Pas de changement de marge
Une autre limitation à noter est que vous ne pouvez pas diviser votre contenu en colonnes distinctes. Par exemple, vous ne pouvez pas placer des images à gauche ou à droite, avec du texte autour d’elles. En outre, vous ne pouvez exporter votre document en tant que fichier PDF qu’avec les options de taille suivantes : A3, A4, Letter et Legal.
Qui devrait utiliser Canva Docs ?
Tout comme les outils de traitement de documents existants, Canva Docs a ses propres forces et faiblesses. Par conséquent, vous ne pouvez pas vous fier entièrement à lui pour créer tous les types de documents. Dans quels cas devriez-vous envisager d’utiliser Canva Docs ?
Utilisez Canva Docs si :
- Vous utilisez déjà Canva pour concevoir des ressources numériques.
- Vous souhaitez utiliser un outil simple de traitement de documents par glisser-déposer.
- Vous êtes un créatif qui souhaite créer des documents hautement visuels et interactifs.
- Vous voulez avoir à portée de main des images, des vidéos et des éléments graphiques de grande qualité.
Canva Docs est là pour rester
Malgré ses limites, Canva Docs a fait une entrée remarquée avec des fonctionnalités uniques qui lui donnent une longueur d’avance sur ses concurrents. Il est très facile de créer des documents hautement visuels et d’aspect professionnel avec peu d’expérience et en un rien de temps.
Si vous avez lu jusqu’ici, vous savez maintenant ce que vous pouvez attendre de Canva Docs et si vous voulez l’essayer. En attendant, vous pouvez également découvrir comment modifier rapidement des fichiers PDF dans Canva.
