Entre la gestion des courriels professionnels, les tâches ménagères et les engagements familiaux, il peut être difficile de répondre aux exigences de notre vie personnelle et professionnelle. Une stratégie de gestion du temps peut vous aider à récupérer plus d’heures dans la journée.
Poursuivez votre lecture pour découvrir en quoi la matrice d’Eisenhower diffère de la méthode de la liste de tâches, les forces et les faiblesses de chaque approche et la méthode qui répond le mieux à vos besoins et à vos objectifs.
Les bases de la matrice d’Eisenhower et des listes de choses à faire
Une approche populaire de la gestion du temps est la traditionnelle liste des choses à faire. Elle consiste à dresser une liste de tâches par ordre de priorité et à les traiter une par une. Bien que cette approche puisse être utile, elle ne tient pas toujours compte du facteur d’urgence.
En revanche, la matrice d’Eisenhower permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode peut vous aider à accroître votre productivité et votre efficacité en vous concentrant sur les tâches les plus importantes tout en vous aidant à identifier les tâches moins critiques que vous pouvez déléguer ou reporter.
Voici quatre facteurs à prendre en compte pour choisir entre les deux.
1. L’ordre des priorités
L’établissement de priorités lors de l’élaboration d’une liste de tâches consiste généralement à noter toutes les tâches par ordre d’importance et à les traiter dans cet ordre. Cette méthode peut s’avérer efficace pour les tâches simples ou les projets à court terme. Cependant, pour des projets plus complexes ou à long terme, cette approche peut ne pas être la plus efficace.
La matrice d’Eisenhower adopte une approche différente de la hiérarchisation. Elle consiste à classer les tâches dans quatre quadrants différents en fonction de leur urgence et de leur importance :
- Les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes, comme un projet avec un délai serré.
- Les tâches qui sont importantes mais non urgentescomme la planification à long terme ou le développement des compétences.
- Les tâches qui sont urgentes mais pas importantescomme les tâches ou les réunions qui peuvent être déléguées ou reportées.
- Les tâches qui sont ni urgentes ni importantescomme les tâches de faible priorité.
En classant les tâches de cette manière, la matrice d’Eisenhower peut vous aider à vous concentrer davantage sur les tâches les plus importantes et à éviter d’être ralenti par les tâches moins critiques.
2. Urgence et importance
Avant de classer vos tâches, vous devez les comprendre et les séparer en fonction de leur urgence et de leur importance. Analysez chaque tâche que vous avez à accomplir en fonction de la personne qui doit la faire et du moment où elle doit être accomplie. La question du « qui » vous aidera à comprendre l’importance de la tâche. Si elle requiert votre attention personnelle, considérez-la comme très importante.
La question du « quand » vous aidera à déterminer le degré d’urgence de la tâche, afin que vous puissiez décider du temps qu’il vous reste avant la date limite. Apprendre à différencier les tâches urgentes et importantes est un autre moyen d’augmenter la productivité en faisant plus en moins de temps.
Alors qu’une liste de choses à faire sert principalement d’aide-mémoire, la matrice d’Eisenhower fournit un cadre permettant de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. N’oubliez pas que la matrice elle-même ne contient pas de paramètres permettant de décider du « qui » et du « quand » des tâches. Cependant, elle peut être utilisée efficacement pour prendre de telles décisions.
Par exemple, en évaluant l’urgence d’une tâche, vous pouvez déterminer si elle nécessite une attention immédiate ou si elle peut être programmée ultérieurement. De même, en considérant l’importance d’une tâche, vous pouvez décider si elle doit être traitée personnellement ou déléguée à quelqu’un d’autre.
Bien que la matrice d’Eisenhower n’englobe pas explicitement ces aspects, elle propose une méthodologie pratique pour les intégrer dans la gestion des tâches. Par conséquent, le cas d’utilisation de la matrice d’Eisenhower peut être étendu au-delà de la simple priorisation et aider à la prise de décision ultérieure concernant la délégation et la planification des tâches, domaines dans lesquels les listes de tâches traditionnelles peuvent s’avérer insuffisantes.
3. La flexibilité
Lorsque vous utilisez une liste de choses à faire, vous avez constamment la pression de faire toutes les tâches imminentes dans un ordre spécifique. Organiser une liste de tâches en utilisant des actions signifie également la mettre à jour en permanence et réorganiser les tâches en fonction de l’évolution de leur urgence ou de leur importance.
De plus, lorsque vous avez un délai serré, vous n’avez pas le temps d’analyser vos tâches de cette manière et vous risquez de les traiter toutes en même temps, sans tenir compte des avantages d’une liste de tâches.
La matrice d’Eisenhower vous permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Lorsque vous avez la liberté de choisir les choses qui doivent être faites d’urgence, vous avez la possibilité de faire les autres tâches non urgentes à votre guise.
En classant vos tâches selon différents quadrangles d’urgence et d’importance, vous pouvez planifier toutes vos tâches à l’avance. Cela vous permet également d’allouer du temps à toutes vos tâches et de vous assurer que rien d’important ne passe inaperçu.
4. Engagement en matière de temps
Avec une liste de tâches, vous cochez les tâches de votre liste au fur et à mesure que vous les accomplissez. Même si vous avez encore d’autres tâches plus importantes en tête (ce qui peut contribuer à un manque de concentration), la tâche sur laquelle vous travaillez actuellement requiert toute votre attention.
Le système de la matrice d’Eisenhower peut vous aider à concentrer votre temps et votre attention sur les tâches relevant du premier quadrilatère. Cela vous permet d’identifier les tâches critiques et à valeur ajoutée dans votre flux de travail et de les réaliser dans les temps, ce qui vous aide également à éviter les erreurs de gestion du temps.
Choisir la bonne méthode de gestion du temps
Prenons l’exemple de la réalisation d’un projet dans un délai très court. Dans une liste de choses à faire, les tâches sont classées dans un ordre chronologique simple. Cependant, avec la matrice d’Eisenhower, les tâches les plus urgentes et les plus importantes se trouvent dans le premier quadrant, ce qui indique qu’elles sont très urgentes et très importantes.
Le deuxième quadrant est celui de la planification à long terme ou du développement des compétences. Ces tâches peuvent être accomplies progressivement car elles prennent plus de temps. Bien que ces tâches n’aient pas d’échéance immédiate, elles sont cruciales et essentielles pour réussir à long terme.
Les tâches relevant du troisième quadrant peuvent être déléguées à vos subordonnés afin qu’elles soient accomplies dans les délais impartis. Par exemple, vous souhaitez que certains documents soient livrés à votre client avant la fin de la journée. Vous pouvez déléguer cette tâche à un coursier, afin de vous assurer qu’elle sera effectuée à temps sans votre participation active.
Les tâches relevant du quatrième quadrant peuvent être à la fois déléguées et retardées, car elles ne sont ni prioritaires ni importantes. Par exemple, l’achat de nouveaux articles de bureau. Alors que la liste traditionnelle des choses à faire ne fait que vous rappeler toutes vos tâches, le système de la matrice d’Eisenhower vous aide à vous concentrer d’abord sur les tâches importantes et urgentes.
La Matrice d’Eisenhower vous permet de vous concentrer sur les tâches urgentes
Une liste de choses à faire peut vous aider à gagner du temps sur des tâches à court terme qui ne se répètent pas, comme une liste de contrôle ou une liste d’épicerie. En revanche, le système de la Matrice d’Eisenhower vous aidera pour les tâches récurrentes ou qui se poursuivent sur une période graduelle.
Vous pouvez choisir et décider du quoi, du quand et du comment des tâches et vous assurer qu’elles sont accomplies à temps et sans délai.
