ClickUp est un outil robuste de gestion des tâches et des projets, et vous pouvez le rendre encore plus puissant grâce aux automatisations de flux de travail. Grâce à cette fonctionnalité, vous n’aurez plus à supporter des tâches ennuyeuses et répétitives – ClickUp fera le gros du travail à votre place.
Tout ce que vous avez à faire, c’est de mettre en place des instructions automatisées pour effectuer ce que vous avez à faire. Vous éliminerez ainsi les erreurs, accélérerez votre flux de travail et gagnerez du temps pour vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment. Et vous savez ce qu’il y a de mieux ? Aucune expérience en matière de codage n’est requise !
Alors, plongeons plus profondément dans ClickUp Automations et voyons comment il peut élever votre niveau de productivité.
Qu’est-ce que ClickUp Automations ?
L’outil ClickUp Automations est un ensemble de fonctionnalités puissantes qui vous permettent d’automatiser les tâches répétitives et de rationaliser votre flux de travail. Chaque automatisation créée dans ClickUp comprend trois composants : un déclencheur, une condition et une action.
1. Déclencheur
L’événement qui active l’automatisation. Un déclencheur peut aller de la création d’une nouvelle tâche à l’arrivée à une date d’échéance.
2. Condition (facultatif)
Des contrôles supplémentaires peuvent être ajoutés au déclencheur et doivent être respectés pour activer l’automatisation. Par exemple, vous pouvez vouloir automatiser une tâche uniquement si elle est assignée à un membre particulier de l’équipe ou si elle a une date d’échéance spécifique.
3. Action
Il s’agit de ce qui se passera lorsque le déclencheur et les conditions seront remplis. Cela peut aller de l’envoi d’une notification par courrier électronique à la mise à jour du statut d’une tâche. Vous pouvez définir autant d’actions que vous le souhaitez.
Comment activer les automatismes ClickUp
Avant de pouvoir mettre en place une automatisation dans votre espace de travail ClickUp, vous devez activer la fonction Automatisations dans ClickApps. Vous pouvez accéder à ClickApps à partir de la barre de navigation latérale principale ou de la barre de navigation supérieure de votre espace de travail.
Accéder à ClickApps depuis la barre latérale
1. Cliquez sur votre icône de votre profil sur le panneau de navigation latéral.
2. Sélectionnez ClickApps dans le menu contextuel.
Accéder à ClickApps depuis votre espace de travail
1. Cliquez sur la flèche déroulante de l’icône Personnaliser dans le coin supérieur droit de votre espace de travail.
2. Sélectionner ClickApps dans la liste déroulante.
Lorsque la page ClickApps s’ouvre, assurez-vous que Automatisation est activée. Cliquez ensuite sur l’icône RETOUR pour revenir à la page précédente.
Comment configurer une automatisation de base de ClickUp
Avant de configurer une automatisation ClickUp, assurez-vous que vous vous trouvez dans l’espace, le dossier ou la liste spécifique où vous souhaitez que l’automatisation s’applique.
Si vous ne connaissez pas ClickUp et que vous souhaitez comprendre la différence entre les espaces de travail, les espaces, les dossiers et les listes, ce guide du débutant sur la terminologie ClickUp vous aidera à dissiper vos doutes et à dissiper toute confusion.
Maintenant que vous avez activé l’automatisation, la fenêtre Personnaliser dans votre espace de travail devient Automatiserque vous pouvez cliquer pour ouvrir la page des automatisations.
Dans les options déroulantes, cliquez sur Ajouter une automatisation.
Utiliser les modèles d’automatisation pour créer une automatisation
Tout comme vous pouvez ajouter les modèles de projet de ClickUp à votre espace de travail pour lancer rapidement vos plans de projet, vous pouvez également choisir parmi une bibliothèque de modèles d’automatisation pour mettre en place votre première automatisation. Ces modèles ont été regroupés sous Catégories et Intégrations dans le volet gauche de la page Automations.
Alors que les automatisations listées sous Catégories sont basiques et n’affectent que les changements internes, celles sous Intégrations vous permettent d’effectuer des changements directs liés à des applications externes. Actuellement, ClickUp ne supporte que les automatisations directes avec les applications suivantes :
- Bugsnag
- Calendly
- GitHub
- Hubspot
- Twilio
Vous pouvez donc sélectionner n’importe quel groupe d’automatisation dans le panneau de gauche, puis choisir une automatisation spécifique liée au groupe sur la droite, la personnaliser en fonction de vos besoins et la sauvegarder.
Créer des automatismes à partir de rien
Vous pouvez également choisir de créer des automatismes personnalisés à partir de zéro. Pour commencer, cliquez sur l’icône + Animation personnalisée dans le coin supérieur droit de la page d’automatisation.
Sous l’onglet Quand vous devez définir un événement déclencheur (marqué par « 1 » dans l’image ci-dessous). Parmi les options de déclenchement disponibles, citons
- Tâche créée,
- Changement d’attributaire,
- Changements de statut,
- Changements de priorité,
- Modification de la date d’échéance,
- Changement de la date de début, etc.
Vous pouvez choisir de spécifier des conditions (marquées « 2 » dans l’image ci-dessus) qui doivent être remplies – dans ce cas, aucune – pour déclencher l’action ou les actions.
Et sous la rubrique Ensuite ajoutez les actions (marquées « 3 ») qui doivent se produire une fois que l’événement déclencheur et les conditions sont remplis. Voici quelques-unes des actions que vous pouvez choisir :
- Créer une tâche,
- Créer une sous-tâche,
- Modifier la priorité,
- Modifier les cessionnaires,
- Ajouter un commentaire,
- Supprimer une tâche, etc.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Créer pour enregistrer et activer l’automatisation.
Vous devez noter que les plans gratuits et illimités de ClickUp ne vous permettent pas d’ajouter des conditions et plus d’une action à votre configuration d’automatisation. Vous devrez acheter le plan Business, Business Plus ou Enterprise pour supprimer cette restriction.
Comment gérer vos automatisations ClickUp
Alors que la mise en place de nouveaux automatismes s’effectue dans le cadre de l’outil de gestion des automatismes de ClickUp. Parcourir la gestion de vos automatismes se fait sous l’onglet Gérer tab.
Lorsque vous êtes ici, vous pouvez ajouter une description à votre automatisation (marquée par « 1 ») pour expliquer sa fonction ou fournir un contexte à toute autre personne qui pourrait consulter votre espace de travail. Vous pouvez également désactiver l’automatisation (marquée par « 2 ») pour la mettre en pause sans la supprimer.
Lorsque vous survolez un automatisme, vous pouvez le dupliquer, le modifier ou le supprimer.
Si vous travaillez avec de longues listes d’automatismes, ClickUp facilite la localisation de chacun d’entre eux en proposant plusieurs options de filtrage.
Tout d’abord, vous pouvez filtrer par Actif et Inactif automations. Lorsque vous désactivez une automatisation active, elle est placée dans la section inactive.
Vous pouvez également filtrer les automatisations en fonction des espaces, dossiers ou listes dans lesquels elles ont été créées.
Enfin, vous pouvez filtrer par le déclencheur, la condition ou l’action des automatismes, ainsi que par la personne qui a effectué la dernière mise à jour ou modification.
Comment suivre l’utilisation de votre automatisation
Bien que vous puissiez créer un nombre illimité d’automatismes dans ClickUp, le nombre de fois qu’ils s’exécutent est limité. Ainsi, chaque fois qu’une action automatisée est exécutée en arrière-plan, elle est prise en compte dans votre utilisation, qui peut être suivie sous la rubrique Utilisation tab.
Le plan gratuit est limité à 100 actions automatisées par mois. Vous ne pouvez pas acheter d’automatisations supplémentaires avec le plan gratuit, vous devez donc d’abord acheter un plan payant. Voici le nombre maximum d’actions automatisées autorisées pour chaque formule payante.
- Illimité : 1 000 $/mois
- Entreprise : 10 000 $/mois
- Business Plus : 25 000/mois
- Entreprise : 250 000 euros/mois
Pour vous aider à garder le contrôle de votre utilisation, ClickUp envoie des alertes d’utilisation aux propriétaires et administrateurs de l’espace de travail par e-mail lorsque l’utilisation de l’espace de travail atteint 90 % et 100 %. Si vous atteignez votre limite d’utilisation et souhaitez acheter des automatisations supplémentaires, cela coûte 19,99 $ pour 1000 actions supplémentaires par mois, 99,99 $ pour 10 000 actions supplémentaires et 299,99 $ pour 100 000 actions supplémentaires.
Travaillez plus intelligemment, pas plus durement, avec ClickUp Automations
ClickUp Automations est une fonctionnalité simple mais puissante qui vous aidera à éliminer les tâches répétitives et à augmenter votre productivité globale. En suivant les étapes décrites dans ce guide du débutant, vous serez sur la bonne voie pour maîtriser ClickUp Automations et transformer votre travail. Et si vous souhaitez passer au niveau supérieur, les modèles ClickUp sont un excellent moyen de le faire.