Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite intégrée d’applications Web conçue pour rationaliser les flux de travail et améliorer la productivité des individus, des équipes et des entreprises.
Vous connaissez probablement certaines des applications populaires de Google Workspace, telles que Gmail et Google Docs. Mais vous ignorez peut-être qu’il existe actuellement 18 applications dans cet espace de travail, chacune ayant une fonction unique et offrant une multitude de fonctionnalités pour améliorer votre efficacité et votre collaboration avec les autres.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur chacune de ces applications, sur leur rôle et sur certaines de leurs meilleures fonctionnalités.
1. Gmail
Gmail est un outil de messagerie qui vous permet de créer des adresses électroniques uniques (se terminant par at_gmail.com ou un domaine personnalisé) pour envoyer et recevoir des courriers électroniques. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que la boîte de réception prioritaire, les filtres, les favoris et les étiquettes pour gérer vos courriels et réduire l’encombrement. La création d’un compte Gmail est gratuite et, si vous n’en avez pas encore, vous pouvez apprendre à créer un nouveau compte Gmail pour vous-même ou pour d’autres personnes.
Les meilleures fonctionnalités de Gmail :
- Annulez l’envoi d’un message jusqu’à 30 secondes après avoir cliqué sur « envoyer ».
- S’intègre parfaitement aux autres applications de l’espace de travail telles que Drive, Calendar et Meet.
- Algorithmes avancés de filtrage du spam pour identifier et filtrer automatiquement les courriels malveillants.
- Personnalisez votre Gmail en vous connectant à des applications externes à partir de la place de marché de Google Workspace.
2. Google Meet
Google Meet (anciennement Hangouts) est la version Google de Zoom, un outil de visioconférence permettant d’organiser des réunions virtuelles et des webinaires avec des amis, des collègues ou des clients. Vous pouvez démarrer une réunion instantanément, en créer une pour plus tard ou la planifier dans Google Agenda. Si vous avez besoin d’aide, consultez ce guide complet sur l’organisation de réunions dans Google Meet.
Les meilleures fonctionnalités de Google Meet :
- Des fonctions d’engagement comme lever la main, envoyer des emojis et un chat.
- Partagez des documents, des diaporamas et d’autres documents à l’aide de la fonction de partage d’écran.
- Fournit des sous-titres en temps réel dans plus de 10 langues, dont l’anglais, le français et l’italien, et d’autres sont en cours d’ajout.
- Une bibliothèque complète d’effets visuels pour appliquer des filtres et brouiller ou modifier votre arrière-plan.
3. Chat Google
Google Chat est un outil de messagerie qui centralise les communications et la collaboration au sein de l’écosystème Google Workspace. Il permet aux équipes de se connecter, de communiquer et de partager des fichiers en temps réel, ce qui favorise des discussions efficaces sur les projets et améliore la productivité.
Les meilleures fonctionnalités de Google Chat :
- Intégration avec Drive, Docs, Sheets et Slides pour la création et le partage de fichiers.
- Fonctionnalité native de tâches pour créer et assigner des tâches aux membres de l’équipe.
- Organisez des discussions vidéo en lançant une réunion instantanée grâce à la fonction Ajouter une réunion vidéo.
- Recevez des notifications par courriel lorsque quelqu’un vous mentionne (à l’aide de @mentions) ou vous envoie un message direct.
4. Agenda Google
Google Agenda est un outil qui vous permet de planifier des événements, de coordonner des réunions et de suivre les échéances importantes. Vous pouvez créer plusieurs agendas pour différents aspects de votre vie personnelle ou professionnelle, et basculer d’un agenda à l’autre pour afficher des événements spécifiques ou avoir une vue d’ensemble de toutes vos activités.
Les meilleures fonctionnalités de Google Agenda :
- Partagez vos calendriers avec d’autres personnes afin qu’elles puissent consulter ou planifier des rendez-vous.
- Configurez des rappels personnalisés pour recevoir des alertes (via mobile ou e-mail) avant des événements ou des tâches.
- Se synchronise parfaitement avec l’application Calendrier de votre appareil mobile, pour que vous restiez connecté et informé.
- Accédez à des calendriers préétablis avec les fêtes nationales de chaque pays et ajoutez-les facilement à votre calendrier.
5. Google Drive
Google Drive est une plate-forme de stockage dans le cloud qui permet aux particuliers, aux équipes et aux entreprises de stocker, d’accéder et de partager des fichiers à partir de n’importe quel appareil, à condition de disposer d’une connexion Internet. Tous les fichiers que vous créez dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sont automatiquement stockés sur Google Drive. Vous pouvez également télécharger des fichiers depuis votre ordinateur et gérer tous vos documents en les regroupant dans des dossiers et des sous-dossiers.
Les meilleures fonctionnalités de Google Drive :
- Offre un espace de stockage de 15 Go aux utilisateurs gratuits, partagé entre Google Drive, Gmail et Google Photos.
- Affichez et modifiez vos fichiers en déplacement grâce à l’application mobile Drive, disponible sur les appareils Android et iOS.
- Offre un accès hors ligne à vos fichiers, afin que vous puissiez travailler dessus sans connexion Internet. Les modifications sont automatiquement synchronisées lorsque vous vous reconnectez à Internet.
6. Google Docs
Google Docs est la version Google de Microsoft Word. Il s’agit d’un outil de traitement de texte basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de collaborer sur des documents en temps réel. Il propose plus de 50 modèles couvrant plusieurs catégories, notamment les CV, les lettres d’affaires, les propositions et les plans de cours. Il est donc facile de commencer à rédiger un document en un rien de temps.
Les meilleures fonctionnalités de Google Docs :
- Une interface simple et intuitive qui permet aux utilisateurs de tous niveaux de s’y retrouver facilement.
- Un large éventail d’options de formatage – de la personnalisation des styles de texte à la génération d’une table des matières – pour créer des documents de qualité professionnelle.
- La fonction d’historique des révisions facilite le suivi des modifications, l’examen des modifications et la restauration du contenu antérieur si nécessaire.
7. Google Sheets
Google Sheets est la version Google de Microsoft Excel. Il s’agit d’une application de feuille de calcul basée sur le cloud qui permet de modifier et d’analyser des données de manière organisée et collaborative. Vous pouvez saisir des données manuellement ou importer des ensembles de données volumineux à partir de plusieurs formats de fichiers, notamment CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML et ODS.
Les meilleures fonctionnalités de Google Sheets :
- Formules et fonctions étendues pour la manipulation de données, les calculs complexes et l’analyse statistique.
- Dispose de fonctions de visualisation des données telles que des graphiques, des cartes thermiques, des lignes d’étincelles et des tableaux croisés dynamiques.
- Liez des tableaux et des graphiques Excel dans Google Docs et Slides et mettez-les à jour d’un simple clic lorsque les données sources changent.
8. Google Slides
Google Slides est la version Google de Microsoft PowerPoint. Il s’agit d’un outil de présentation basé sur le cloud qui vous permet de créer, d’éditer et de diffuser des présentations attrayantes. Vous pouvez ajouter des notes d’orateur, ce qui peut s’avérer utile pour organiser vos pensées ou vos indications au cours d’une présentation. La vue Présentateur offre un affichage séparé qui présente les notes de l’orateur, la diapositive en cours et les diapositives à venir, ce qui vous permet d’effectuer une présentation fluide.
Les meilleures fonctionnalités de Google Slides :
- Suscitez l’intérêt de votre public en organisant des sondages et des séances de questions-réponses en direct.
- Exportez les diapositives dans plusieurs formats, tels que PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP et SVG.
- Plus de 20 modèles (et d’autres provenant d’autres sites Web) couvrant de nombreuses catégories comme le pitch, la proposition, l’étude de cas, les plans de cours et les cartes flash.
9. Google Forms
Google Forms est un générateur de formulaires polyvalent qui vous permet de créer et de distribuer des enquêtes, des quiz, des questionnaires, des applications et des formulaires de retour d’information en ligne. Outre le texte, vous pouvez ajouter des images et des vidéos à vos formulaires, modifier les couleurs et même insérer votre propre logo. Vous pouvez partager le formulaire via un lien, l’intégrer à un site web ou même l’envoyer directement à des adresses électroniques spécifiques.
Les meilleures fonctionnalités de Google Forms :
- Définissez des questions obligatoires, imposez des formats spécifiques (tels que des adresses électroniques ou des URL) et limitez les choix de réponses à une plage ou à un modèle particulier.
- Créez une logique de branchement ou de saut dans vos formulaires, pour guider les répondants vers différentes sections en fonction de leurs réponses.
- Toutes les réponses sont mises à jour en temps réel dans l’onglet Réponses des formulaires.
- Les réponses peuvent être exportées vers Google Sheers (pour une analyse plus approfondie) en cliquant sur un bouton.
10. Sites Google
Google Sites est un outil de création de sites web qui vous permet de concevoir et de publier facilement des sites web. Il dispose d’une interface conviviale de type « glisser-déposer » qui facilite l’ajout et la disposition de différents éléments sur votre site web. Ces éléments comprennent des zones de texte, des images, des vidéos, des fichiers Google Drive et du contenu intégré via une URL ou un code.
Les meilleures fonctionnalités de Google Sites :
- Les sites web créés dans Google Sites sont réactifs.
- Plus de 15 modèles personnalisables dans des catégories telles que portfolio d’étudiant, mariage, salon et restaurant.
- Fonctionnalité de recherche intégrée qui permet aux visiteurs de rechercher un contenu spécifique au sein de votre site web.
- S’intègre à Google Analytics pour le suivi et l’analyse du trafic sur le site et du comportement des utilisateurs.
11. Google Keep
Google Keep est une application de prise de notes qui vous permet de noter rapidement des notes, des idées ou des rappels. Vous pouvez créer des notes textuelles, ajouter des listes de contrôle, des images et même des dessins et des croquis en cours de route. La simplicité et la rapidité de cette application en font un outil pratique pour capturer des informations lorsque l’inspiration vient à manquer.
Les meilleures fonctionnalités de Google Keep :
- Ajoutez des étiquettes de couleur à vos notes pour les classer et les organiser visuellement.
- Définissez des rappels temporels et géographiques sur vos notes et recevez des notifications qui vous aideront à ne pas perdre de vue vos tâches.
- Utilisez la fonction d’archivage pour masquer les notes de la vue principale et réduire l’encombrement.
- Vos notes sont synchronisées automatiquement, ce qui vous permet d’y accéder et de les modifier de n’importe où, à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
12. Script Google Apps
Google Apps Script est une plateforme de script basée sur JavaScript qui vous permet d’étendre les fonctionnalités des applications de l’espace de travail Google. Vous pouvez ainsi ajouter de nouvelles fonctionnalités telles que des menus personnalisés, des boîtes de dialogue, des fonctions personnalisées et même automatiser des tâches afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.
Vous pouvez également créer des modules complémentaires pour les applications Google Workspace et les publier sur le Marché de l’espace de travail pour que d’autres puissent les utiliser.
Les meilleures fonctionnalités de Google Apps Script :
- Apps Script prend en charge la collaboration, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur le même script ou projet.
- Fournit des capacités de test et de débogage, y compris la journalisation, les points d’arrêt et la gestion des erreurs.
- Une communauté de développeurs active qui partage des extraits de code, des tutoriels et les meilleures pratiques.
13. Google Cloud Search
Google Cloud Search est un outil de recherche avancé qui permet aux entreprises de rechercher et d’extraire des données à partir de toutes les applications Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep, etc.) et d’applications tierces, à l’aide d’une seule requête de recherche. C’est beaucoup plus facile et rapide que d’exécuter une requête de recherche individuelle dans chacune des applications de l’espace de travail.
Les meilleures fonctionnalités de Google Cloud Search :
- Il est extrêmement rapide et intelligent : vous pouvez trouver rapidement les informations exactes que vous recherchez grâce aux suggestions de la fonction de saisie semi-automatique, même si votre requête contient quelques erreurs.
- L’aperçu des résultats de la recherche vous permet de jeter un coup d’œil rapide au contenu et de trouver ce que vous cherchez sans avoir à l’ouvrir dans une application distincte.
- Options de filtrage avancées (telles que la plage de dates, le type de fichier, l’emplacement, etc.) pour affiner rapidement les résultats de votre recherche.
14. Google Jamboard
Google Jamboard est un tableau blanc numérique qui permet aux individus et aux équipes de prendre des notes, d’esquisser des diagrammes, de lancer des idées et de collaborer visuellement, où qu’ils se trouvent. Il est équipé d’outils de dessin, de notes adhésives, de formes, d’une zone de texte et d’un pointeur laser, ce qui facilite l’expression créative de vos idées.
Les meilleures caractéristiques de Google Jamboard :
- Interface très simple et intuitive, facile à naviguer même pour les nouveaux utilisateurs.
- Changez l’arrière-plan de la toile en utilisant l’un des modèles prédéfinis ou en téléchargeant une image personnalisée.
- Téléchargez chaque cadre sur votre ordinateur sous forme d’image ou de fichier PDF.
15. Google Admin
Google Admin est un portail administratif qui permet de gérer les utilisateurs et les appareils enregistrés sur votre compte professionnel. Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations les concernant et les organiser en unités organisationnelles pour faciliter la gestion.
Les meilleures fonctionnalités de Google Admin :
- Gérer les paramètres de stockage et de partage des données dans Google Drive au niveau de l’organisation.
- Contrôlez l’accès aux applications de l’espace de travail en activant ou en désactivant des applications spécifiques pour les utilisateurs, et en gérant les paramètres des applications et les autorisations d’accès.
- Configurer les paramètres organisationnels tels que la personnalisation des logos et des couleurs de l’entreprise, la configuration de l’authentification unique (SSO) et la gestion des applications tierces.
16. Point final Google
Google Endpoint est la fonction de gestion de la sécurité de l’application Google Admin qui protège les données et les appareils utilisés dans votre entreprise contre les cybermenaces. Elle garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations et vous permet d’effacer des données à distance si nécessaire.
Les meilleures fonctionnalités de Google Endpoint :
- Verrouillez ou effacez à distance les données des appareils professionnels perdus ou volés.
- Sécurisez les appareils de votre entreprise, quel que soit leur système d’exploitation.
- Appliquer des politiques de sécurité et des contrôles d’accès, par exemple en définissant des exigences en matière de mot de passe et en activant l’authentification à deux facteurs.
17. Coffre-fort Google
Google Vault est un outil d’archivage et de conservation des données qui garantit la conformité aux exigences légales et facilite les processus d’eDiscovery lorsque le besoin s’en fait sentir. En plus de la conservation, les administrateurs peuvent rechercher ou exporter des données à partir des applications de Google Workspace, même si ces données ont été supprimées par les utilisateurs individuels.
Les meilleures fonctionnalités de Google Vault :
- Définissez des règles de rétention pour conserver automatiquement les données pendant une période donnée.
- Mettre en place des suspensions légales sur des comptes d’utilisateurs ou des unités organisationnelles spécifiques, en s’assurant que les données associées à ces comptes ne peuvent pas être supprimées.
- Options de recherche avancées, y compris la recherche par critères spécifiques tels que l’expéditeur, le destinataire, la plage de dates, les mots-clés et les étiquettes.
- Exportez les données de Google Vault dans des formats standard tels que PST (pour les e-mails) et MBOX (pour les chats).
18. Google Work Insights
Google Work Insights est un outil d’analyse qui vous permet de suivre la manière dont les utilisateurs de votre entreprise utilisent les applications de l’Espace de travail. Cet outil vous permet de connaître l’activité des utilisateurs, l’utilisation des applications et les modèles de collaboration, afin d’optimiser la productivité et les stratégies de collaboration au sein de votre entreprise.
Les meilleures fonctionnalités de Google Work Insights :
- Filtrez les informations par unités organisationnelles spécifiques (départements, groupes ou équipes) et par périodes.
- Permet de savoir si les utilisateurs utilisent activement les applications Google Workspace en dehors des heures de travail et pendant les week-ends.
- Visualisations interactives présentant des indicateurs clés sous forme de graphiques colorés, ce qui permet d’identifier rapidement les tendances et les habitudes des utilisateurs.
Travailler plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement avec Google Workspace Apps
Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités des 18 outils de la suite Google Workspace, vous pouvez exploiter tout le potentiel de chacun d’entre eux pour améliorer votre productivité personnelle et celle de votre équipe.
À mesure que la technologie évolue, Google Workspace reste à l’avant-garde en publiant régulièrement de nouvelles fonctionnalités et mises à jour. Il est donc essentiel de rester informé et de s’adapter aux dernières avancées. Si Google Workspace ne vous convient toujours pas, il existe d’autres solutions qui méritent d’être explorées.