Depuis longtemps, les entreprises et les sociétés du monde entier utilisent Excel comme outil de gestion des stocks. Mais avec l’apparition de nombreux logiciels de gestion des stocks, la viabilité d’Excel pour cette tâche est remise en question.
Même si Excel est un programme très utile, est-il suffisant pour la gestion des stocks ? Pour répondre à cette question, comparons la gestion d’inventaire d’Excel à celle d’un logiciel de gestion d’inventaire.
Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent Excel pour la gestion des stocks
Excel est essentiellement un tableur qui utilise des grilles de cellules pour consolider, organiser et calculer rapidement des données. Cependant, il ne se limite pas à l’arithmétique de base : Excel dispose de modèles et de fonctionnalités pour la gestion de projets, la comptabilité, les prévisions et d’autres tâches professionnelles. C’est pourquoi il s’agit également de l’application de gestion des stocks privilégiée par de nombreuses entreprises.
Excel présente une faible barrière à l’entrée car il est économique. Il suffit d’acheter une licence de Microsoft Office et le tour est joué. C’est pourquoi tout le monde l’utilise, des startups aux grandes entreprises.
En outre, Excel est très polyvalent. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques et y ajouter des macros, des formules et des modèles. Avec Excel, vous n’êtes pas limité aux chiffres ennuyeux. Vous pouvez créer de puissants graphiques et diagrammes dans Excel pour présenter et analyser visuellement les données en un coup d’œil.
6 inconvénients de la gestion des stocks dans Excel
Il ne fait aucun doute qu’Excel offre des fonctionnalités impressionnantes que les startups et les petites entreprises utilisent pour gérer leurs stocks. Cependant, au fur et à mesure que les entreprises se développent, des problèmes surgissent en raison des limites d’Excel en tant qu’outil de gestion des stocks. Voici quelques-unes de ces limites.
1. Processus chronophage & ; manque d’automatisation
Les grandes entreprises gèrent des inventaires plus importants, qui doivent être documentés manuellement dans Excel. De la saisie et de la mise à jour des données à l’organisation et à la révision, la gestion de l’inventaire sous Excel coûte beaucoup de temps et de travail manuel à l’entreprise.
Dans un monde idéal, vous souhaiteriez qu’Excel vous avertisse lorsque votre stock tombe à un certain niveau afin que vous puissiez passer une nouvelle commande. Malheureusement, ce n’est pas le cas en raison du manque d’automatisation dans Excel.
2. Possibilité accrue d’erreurs humaines
Un autre problème lié à la saisie manuelle des données est le risque d’erreurs humaines. Si ces erreurs peuvent souvent être évitées à petite échelle, elles sont presque inévitables lorsqu’il s’agit d’un afflux massif de données provenant de sources multiples.
Par exemple, une formule incorrecte peut affecter plusieurs cellules, voire l’ensemble de la feuille de calcul, ce qui conduit à des rapports erronés. Apparemment inoffensives, ces erreurs peuvent souvent générer des résultats erronés qui coûtent des millions de dollars à une entreprise.
Trouver et corriger ces erreurs est un tout autre jeu. Comment trouver une virgule ou un point décimal manquant dans des milliers de cellules de données ? Même si vous trouvez le problème, il doit souvent être corrigé dans plusieurs cellules, ce qui peut prendre plusieurs heures.
3. Absence de mises à jour en temps réel
Une gestion efficace des stocks exige des données en temps réel pour une prise de décision rapide et précise. Or, c’est impossible avec Excel, car vous devez mettre à jour manuellement la feuille de calcul après chaque expédition ou vente de produit. Même si votre personnel est très attentif aux stocks et aux fournitures disponibles, vos données Excel ont souvent un temps de retard.
En raison du manque de mises à jour en temps réel, les entreprises doivent souvent prendre des décisions basées sur des données obsolètes. Cela peut entraîner plusieurs problèmes, tels que le surstockage ou le sous-stockage.
4. Collaboration limitée
Une collaboration efficace est essentielle à la gestion des stocks car elle traite des données provenant de sources multiples. Excel offre peu de fonctions de collaboration, hormis le partage de classeurs, les commentaires et les compléments tiers. Cependant, la mise à jour simultanée des données d’inventaire est un problème dans Excel.
5. Manque de sécurité & ; Historique des données
Dans toute entreprise, plusieurs parties prenantes doivent avoir accès à des sections spécifiques des données d’inventaire. Cela devient problématique lorsque l’on travaille avec Excel, car il n’offre pas d’accès basé sur les rôles. Une personne ayant accès à la feuille de calcul de l’inventaire peut soit y accéder entièrement, soit ne pas y accéder du tout, ce qui rend difficile la protection des informations sensibles de l’entreprise.
Même s’il est possible de suivre les modifications dans Excel, ce n’est pas suffisant pour les entreprises qui disposent d’ensembles de données d’inventaire plus importants et plus complexes. Il est difficile de savoir qui a modifié les données d’inventaire, quelles modifications ont été apportées et quand elles l’ont été.
Une piste d’audit aussi limitée permet à quiconque de modifier facilement les données d’inventaire pour dissimuler des activités frauduleuses, mettant ainsi en péril l’intégrité des données d’inventaire.
Pourquoi adopter un logiciel de gestion des stocks ?
Si vous rencontrez des problèmes dans la gestion de vos stocks avec Excel, il est temps de passer à un logiciel de gestion des stocks. Contrairement à Excel, ce logiciel est spécialement conçu pour la gestion des stocks et combine de manière transparente tous les aspects de la gestion des stocks, tels que les canaux de vente, le réapprovisionnement et l’entreposage.
En plus d’offrir une solution unique, les logiciels de gestion des stocks comme Cin7 et Zoho Inventory automatisent le processus à l’aide de notifications et d’alertes. Ils offrent des fonctions de reporting spécialisées qui aident à prévoir les tendances des ventes et à prendre des décisions fondées sur des données d’inventaire en temps réel.
5 avantages des logiciels de gestion des stocks par rapport à Excel
Les derniers logiciels de gestion des stocks offrent des avantages considérables par rapport à Excel. Ainsi, les problèmes d’automatisation et d’évolutivité auxquels sont confrontés les utilisateurs d’Excel deviennent superflus avec les logiciels de gestion des stocks.
Examinons les avantages des applications de gestion des stocks pour voir comment elles surpassent Excel.
1. L’automatisation permet à l’entreprise d’économiser du temps et des ressources
Les logiciels de gestion des stocks automatisent la gestion des stocks à l’aide de la technologie RFID ou de lecteurs de codes-barres. Il automatise également le réapprovisionnement. Lorsque les niveaux de stock atteignent un certain seuil, des bons de commande sont automatiquement générés, ce qui permet d’éviter les surstocks ou les sous-stocks.
L’automatisation du processus rend les choses plus faciles à gérer, ce qui permet à l’entreprise de gagner du temps et d’économiser des ressources. Il s’agit d’une étape supplémentaire par rapport à Excel, qui facilite grandement l’expansion de votre entreprise en affectant stratégiquement le temps et les ressources économisés à des activités génératrices de profits.
2. Des données plus fiables
En automatisant la plupart des aspects de la gestion des stocks, les logiciels de gestion des stocks minimisent les risques d’erreurs humaines. Non seulement il rend les données acquises plus fiables, mais il réduit également le temps et les ressources consacrés à l’audit et à la correction des erreurs.
Des données fiables se traduisent par des prévisions précises, cruciales pour la croissance de toute entreprise. Une analyse précise des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière de réorganisation et d’affectation des ressources, ce qui améliore la rentabilité et permet l’évolutivité.
3. L’intégration des systèmes devient un jeu d’enfant
Les logiciels de gestion des stocks peuvent s’intégrer aux autres services de votre entreprise, tels que les achats, les ventes, la comptabilité, etc. Cette intégration transparente évite aux entreprises de collecter manuellement les données des différents services et de les consolider dans un classeur Excel.
Le passage à l’échelle implique souvent de faire des affaires simultanément sur plusieurs places de marché. Avec Excel, vous devriez créer et gérer de nombreux classeurs d’inventaire pour différents canaux de vente et vous efforcer de les maintenir fiables et à jour.
Un logiciel de gestion des stocks facilite le processus en intégrant tous les canaux. Avec un logiciel de gestion des stocks, vous n’aurez plus à vous préoccuper de la gestion de données à si grande échelle, car il rassemblera automatiquement les données et assurera un suivi des stocks en temps réel.
4. Prévision et planification facilitées
La gestion des stocks dans Excel est en retard par rapport à ce qui se passe en raison de sa nature manuelle. Cet écart entre l’inventaire de votre feuille de calcul et l’inventaire de l’entrepôt devient un obstacle important à l’efficacité des prévisions, de la planification et de la prise de décision. En fin de compte, les entreprises peinent à répondre aux demandes toujours croissantes du marché et ne parviennent pas à rivaliser avec les entreprises qui utilisent des solutions automatisées.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks permet de combler cette lacune grâce à des données d’inventaire en temps réel. À tout moment, vous connaissez vos niveaux de stocks sur plusieurs sites, vos commandes, etc. Les prévisions et la planification deviennent plus faciles et plus précises grâce aux données accessibles en temps réel.
5. Sécurité accrue des données grâce à l’accès basé sur les rôles
Contrairement à Excel, les logiciels de gestion des stocks offrent un accès basé sur les rôles. Les administrateurs peuvent attribuer des rôles avec différents niveaux d’autorisation et d’accessibilité.
Un responsable d’entrepôt, par exemple, peut avoir un accès complet au logiciel et être autorisé à accéder aux données disponibles, à générer des rapports, à passer des commandes, etc. Dans le même temps, un employé chargé de la saisie des données ne peut accéder qu’aux écrans de saisie des données.
L’accès basé sur les rôles permet de créer et de maintenir une hiérarchie au sein de l’entreprise et d’améliorer la sécurité des informations sensibles de l’entreprise. En outre, il permet de savoir quelles modifications ont été apportées au système, qui les a apportées et quand. Cela renforce la responsabilité et minimise les risques de violation de la vie privée et de fraude.
Les applications de gestion des stocks aident à développer votre entreprise
Excel est généralement suffisant pour une petite entreprise, surtout si elle n’a pas les moyens d’acheter des applications et des services spécialisés. Cependant, cela constitue un obstacle à l’évolutivité de votre entreprise lorsqu’elle se développe. Il arrivera donc un moment où des problèmes notables se poseront. Le logiciel de gestion des stocks fait alors partie de la solution.
Les logiciels de gestion des stocks permettent aux entreprises de mieux gérer leurs stocks en automatisant le processus, en éliminant les erreurs humaines et en améliorant la collaboration. L’automatisation ne doit toutefois pas se limiter à la gestion des stocks. Les entreprises devraient toujours s’efforcer d’améliorer leur efficacité et leur rentabilité en automatisant divers aspects de leurs activités.
