Les documents Google sont autant axés sur la collaboration que sur l’efficacité. Les blocs de construction personnalisés de Google Documents vous permettent d’accélérer la création de vos documents en enregistrant et en réutilisant les composants que vous utilisez le plus souvent. Ce guide devrait vous aider à mieux les utiliser au fur et à mesure de leur déploiement dans les comptes Google Workplace et Education.
Que sont les blocs de construction personnalisés dans Google Documents ?
Considérez Google Docs comme une toile vide. Les blocs de construction personnalisés sont des extraits que vous pouvez insérer dans n’importe quel document sans avoir à les créer de toutes pièces à chaque fois. Il s’agit de modèles pour tout type de contenu de document ; vous pouvez les considérer comme des mini-modèles.
Par exemple, si la même liste de contrôle est souvent utilisée dans Google Docs pour passer en revue un processus, vous pouvez l’enregistrer en tant que bloc de construction personnalisé. Ensuite, dans le document suivant, insérez le bloc de construction d’un simple clic. Ainsi, les blocs de construction personnalisés vous font gagner du temps, à vous et à l’organisation.
L’annonce de Google Workspace mentionne quelques scénarios d’utilisation courants :
Vous pouvez créer un modèle de lancement de projet pour suivre les étapes et les tâches, une liste de contrôle pour le lancement d’un produit ou même un bloc de code ou de texte couramment utilisé au sein de votre organisation.
Vous pouvez même enregistrer un document entier en tant que bloc de construction personnalisé et l’insérer comme un modèle dans un autre document. Les blocs de construction personnalisés permettent de gagner du temps et constituent un élément important du Smart Canvas de Google Drive.
Note : Les blocs de construction personnalisés sont disponibles uniquement pour les comptes Google Workspace et Education. Ils ne sont toujours pas disponibles pour les comptes Google personnels.
Utilisation des blocs de construction personnalisés dans Google Docs
Pour accélérer la création de vos documents, vous pouvez enregistrer et insérer un bloc de construction personnalisé en quelques secondes. Ouvrez le bon Google Docs et suivez l’une des deux étapes suivantes pour créer votre premier bloc de construction.
Créer un bloc de construction personnalisé
Sélectionnez le texte, le code, le tableau ou tout autre contenu que vous souhaitez utiliser comme bloc de construction.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contenu mis en évidence.
- Sélectionner Enregistrer en tant que bloc de construction personnalisé.
- Donnez-lui un nom pour qu’il soit facile à retrouver plus tard. Vous pouvez également ajouter une description.
- Sélectionner Créer > ; Je l’ai.
Vous pouvez également utiliser le « menu @ » dans Google Docs :
- Tapez « @« à n’importe quel endroit d’un document ouvert et sélectionnez Nouveau bloc de construction personnalisé dans le menu.
- Sélectionnez le contenu que vous souhaitez transformer en élément de construction.
- Sélectionner Enregistrer dans la fenêtre contextuelle.
- Donner au bloc de construction personnalisé un nom unique et une description facultative.
- Sélectionner Créer > ; Je l’ai.
Les blocs de construction personnalisés sont stockés dans un dossier intitulé « Blocs de construction personnalisés » dans votre Google Drive. Vous pouvez réorganiser, modifier et supprimer les blocs à partir de ce dossier. Vous pouvez également gérer votre collection de blocs à partir du menu : Insert > ; Building Blocks > ; Custom building block > ; Manage custom blocks.
Insérer un bloc de construction personnalisé
Pour réutiliser rapidement un bloc de construction personnalisé, utilisez l’une des deux méthodes au bon endroit dans un document ouvert.
- Tapez « @ » et saisissez le nom du bloc de construction personnalisé.
- Allez dans le menu et cliquez sur Insérer > ; Blocs de construction > ; Blocs de construction personnalisés > ; Sélectionnez un bloc de construction.
Quelles sont les utilisations des blocs de construction dans votre document ?
Voici quelques exemples d’utilisation des blocs de construction dans Google Docs :
- Modifier un ancien document avec de nouveaux blocs de construction.
- Insérez rapidement du texte enrichi dans un document à l’aide de blocs de construction et gagnez du temps sur le formatage.
- Les blocs de construction sont des modèles réutilisables qui peuvent être utilisés pour assurer une mise en forme cohérente sur l’ensemble du lieu de travail.
- Enregistrez les tableaux de données ou les graphiques fréquemment utilisés en tant que blocs de construction et réutilisez-les.
- Utiliser comme éléments de marque sur les documents officiels.
Planifiez et gérez vos blocs de construction personnalisés
Les blocs de construction personnalisés étant assimilables à des modules réutilisables dans l’espace de travail Google, vous et votre équipe devez les considérer de manière stratégique. Cela commence par la création d’un ensemble standard de modules pour l’ensemble de l’équipe, en les nommant correctement avec des descriptions précises. Il est également essentiel de mettre à jour et de nettoyer la collection de temps en temps pour éviter l’encombrement de ces blocs de contenu réutilisables. Avec l’IA générative dans Google Docs, cette fonctionnalité devrait vous être d’une grande aide au travail.