Les e-mails difficiles sont inévitables à un moment ou à un autre de votre carrière. Qu’il s’agisse de dire non à des projets supplémentaires ou de demander des congés, il peut être angoissant de rédiger l’e-mail et de trouver le courage d’appuyer sur le bouton d’envoi.
ChatGPT est connu pour aider les gens à rédiger des lettres de motivation et des CV, vous pouvez donc vous demander s’il peut également vous aider à rédiger des courriels difficiles. Si vous fournissez à l’IA les informations adéquates, vous pouvez obtenir un contenu qui servira de base à votre courrier électronique. ChatGPT peut vous aider à vous concentrer sur le message sans tenir compte des émotions que vous ressentez.
Étape 1 : Ouvrir ChatGPT
Vous êtes prêt à commencer si vous avez déjà un compte avec ChatGPT. Si vous êtes nouveau sur ChatGPT, vous pouvez créer un compte en utilisant votre email ou votre compte Google. Si vous vous inscrivez pour un nouveau compte, vous devez avoir votre téléphone portable à proximité, car la plateforme vous enverra un code de confirmation par SMS pour commencer.
Étape 2 : Présentez-vous et précisez votre rôle dans l’organisation
Avant de demander à ChatGPT de rédiger des e-mails relatifs à votre emploi, vous devez vous présenter, ainsi que votre emploi et vos responsabilités au sein de la plateforme. ChatGPT utilisera les informations que vous lui fournirez pour rédiger les emails qu’il vous proposera.
Lorsque vous soumettez votre introduction, la plateforme vous répondra en vous communiquant les informations essentielles qu’elle a obtenues grâce à votre introduction. Si c’est la première fois que vous travaillez avec la plateforme, vous apprécierez les commentaires positifs qu’elle vous donnera lorsque vous vous présenterez.
Voici un exemple d’introduction :
Voici la réponse de ChatGPT :
Étape 3 : Demander à ChatGPT d’écrire l’email que vous souhaitez
Une fois que vous avez informé ChatGPT de votre fonction et de votre employeur, il est prêt à créer les emails difficiles que vous avez besoin d’aide pour rédiger. Vous serez agréablement surpris par la rapidité avec laquelle l’IA crée des e-mails avec lesquels vous pouvez travailler.
Email de démission
Que vous soyez enthousiaste à l’idée de passer à la prochaine étape de votre carrière ou que vous démissionniez parce que vous en avez assez de votre situation actuelle, il peut être difficile de rédiger un courriel de démission. Vous ne voulez pas brûler les ponts et vous voulez donc partir de manière positive.
N’oubliez pas que vous pourriez avoir besoin de références à l’avenir et que vous devez être sûr de vous lorsque vous donnez les noms des personnes avec lesquelles vous avez travaillé. Votre lettre de démission n’est pas le moment de vous plaindre de la direction, de la politique en matière de vacances ou de vos collègues ; il s’agit de donner un préavis à votre employeur.
Ci-dessus, vous verrez une lettre de démission générée par ChatGPT qui dit au revoir et fait savoir à la direction que vous travaillerez avec elle pour que la transition se passe le mieux possible. Vous souhaitez démissionner ? Voici quelques considérations financières à prendre en compte.
Un courriel pour informer votre superviseur que vous n’allez pas respecter la date butoir
Si vous avez des difficultés à respecter un délai, il est préférable d’en informer votre supérieur ou votre directeur dès que possible. Lorsque la direction sait que vous n’êtes pas en mesure de respecter la date limite, elle peut être en mesure de faire des ajustements qui vous permettront de respecter la date limite.
Lorsque d’autres personnes ou l’étape suivante dépendent de votre respect du délai, tout peut s’arrêter jusqu’à ce que votre tâche soit terminée. Faire savoir aux personnes qui comptent sur vous que vous n’allez pas respecter le délai le plus tôt possible peut vous aider à préserver les relations avec la direction et votre équipe.
Courriel de demande de congé d’urgence
Vous êtes déjà stressé par la situation qui a entraîné la demande de congé, et la rédaction d’un courriel est la dernière chose à laquelle vous pensez. Pour faire face à votre situation d’urgence, vous devez écrire un courriel à votre responsable ou à votre supérieur hiérarchique pour demander un congé.
Même si vous avez déjà discuté du congé avec votre supérieur, il se peut que vous deviez lui soumettre quelque chose par écrit. Soyez réaliste quant au temps dont vous avez besoin et fixez des attentes raisonnables à votre employeur quant à la date à laquelle vous comptez reprendre le travail.
Étant donné qu’il est probable qu’il s’agisse d’une demande de dernière minute, vous pouvez indiquer comment on peut vous joindre si vous prévoyez de vous absenter. Vous pouvez également assurer à votre supérieur que vous consulterez régulièrement vos courriels et vos messages vocaux afin de rester au fait de vos responsabilités.
Courriel pour dire « non » à un projet
Bien que vous puissiez vouloir répondre à une demande d’acceptation d’un autre projet avec un « vous vous moquez de moi ?« il est préférable de répondre avec tact. Vous devriez envoyer l’e-mail rapidement, surtout si vous avez tendance à dire oui à tout.
Si vous attendez trop longtemps avant d’envoyer le courriel, vous risquez de trouver des raisons qui vous convaincront de dire oui, même si votre intuition vous dit que ce n’est pas une bonne idée et que vous avez déjà beaucoup à faire. Vous devez vous assurer que le courriel ne donne pas l’impression que vous ne voulez tout simplement pas faire le travail.
Modifiez l’e-mail généré par ChatGPT pour l’aligner sur les politiques de l’organisation et l’adapter à la personne qui a fait la demande. Un courriel adressé à votre supérieur sera plus formel qu’un courriel adressé à un collègue. Si vous avez besoin de travailler sur ce point, vous pourriez être intéressé par l’apprentissage de la façon de dire « non » au travail de manière polie.
Un courriel pour clarifier les priorités de l’organisation
Il arrive que nous soyons submergés par nos tâches et que nous ne sachions pas par où commencer. Au lieu d’essayer d’y remédier par vous-même, la chose la plus productive que vous puissiez faire est de demander à votre responsable ou à votre supérieur ce sur quoi il souhaite que vous vous concentriez.
Demander de l’aide peut être effrayant, car nous ne voulons pas donner l’impression de ne pas savoir ce que nous faisons. Il est préférable de demander de l’aide plutôt que de supposer. Vous pouvez penser que quelque chose devrait être prioritaire, mais ce n’est peut-être pas ce qui est essentiel pour l’organisation.
Au lieu de perdre votre temps sur un projet qui n’est pas une priorité pour l’organisation, il est préférable de demander confirmation. Si vous avez besoin d’aide pour hiérarchiser les priorités, vous serez peut-être intéressé par les meilleures applications que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches au travail.
Étape 4 : Réviser et éditer les emails créés par ChatGPT
Une fois que ChatGPT a créé un e-mail à partir de votre message, vous devez le relire et y apporter les modifications nécessaires. Certains des éléments mentionnés dans le projet peuvent ne pas s’appliquer à vous, et l’IA peut omettre des informations essentielles que vous souhaitez inclure.
Étape 5 : Envoyer l’e-mail
C’est probablement la partie la plus difficile de la rédaction d’un courriel difficile. Cessez de vous inquiéter de la réaction et envoyez-le ! Avant d’envoyer votre message, vous pouvez vous renseigner sur les erreurs qui font qu’un courriel professionnel n’est pas professionnel.
Les courriels difficiles doivent être envoyés
L’envoi d’e-mails de nature négative peut s’avérer difficile, mais il est nécessaire de le faire. Éviter les sujets complexes peut causer plus de problèmes que de les aborder. Même si la rédaction d’un courriel difficile peut provoquer de l’anxiété, vous vous sentirez mieux une fois que vous aurez appuyé sur le bouton d’envoi.
Votre responsable ou votre superviseur ne sera peut-être pas satisfait du message, mais il appréciera que vous l’informiez de la situation suffisamment à l’avance. La gestion des conflits n’est peut-être pas ce que vous préférez, mais il est important de les gérer efficacement. La gestion des conflits est une compétence essentielle à acquérir sur le plan professionnel et personnel.
