Arrêtez de dire « J’espère que vous êtes la bonne personne pour cela » dans vos courriels professionnels. Les messages mal adressés suscitent rarement une réponse positive. Ils donnent l’impression que vous n’êtes pas sûr de vous et que vous manquez de professionnalisme parce que vous n’avez pas fait de recherches sur votre interlocuteur.
Prenez l’habitude de vérifier les destinataires. Voici sept conseils pour vous assurer de toujours trouver la bonne personne de contact pour les courriels professionnels.
1. Recherchez sur Google la personne à qui vous devez envoyer un message
Avant toute chose, essayez d’utiliser Google. C’est un moteur de recherche puissant qui indexe plus de 100 milliards de pages. Vous pouvez rechercher n’importe qui. Une recherche rapide permet d’afficher les profils de médias sociaux, les sites web personnels, les photos, les blogs, l’expérience professionnelle et les coordonnées.
Compte tenu de l’étendue de la base de données de Google, les résultats affinés nécessitent des requêtes précises. Vous risquez de ne pas trouver d’informations pertinentes si vous ne connaissez pas le nom complet de la personne. Par exemple, « Jose Luansing Jr. » donne lieu à 7 350 résultats. En revanche, si vous tapez « Jose » sur Google, vous obtiendrez 2,6 milliards de pages, qu’il sera difficile de trier.
Pour affiner les résultats, fournissez à Google des informations supplémentaires. Si vous ne connaissez que le prénom de la personne, recherchez le site web de sa société ou de son entreprise. La plupart des marques disposent d’une page « Rencontrez l’équipe ». Dans l’exemple ci-dessus, l’ajout de « makeuseof.com writer » au terme « Jose » réduit le nombre de résultats à 10,1 millions.
2. Aller sur les médias sociaux
Les personnes portant un nom commun sont difficiles à trouver. À moins d’avoir une forte présence en ligne, elles n’apparaîtront pas dans les premiers résultats de Google. Des noms comme John, Joe, Smith et Mary ont des milliards d’occurrences. Même pour les influenceurs et les célébrités, il ne sera pas facile de dépasser les personnages historiques portant le même nom.
Au lieu de passer au peigne fin des centaines de résultats de recherche, tournez-vous vers les médias sociaux. Vous obtiendrez toujours plusieurs résultats. Cependant, la plupart des plateformes vous permettent de filtrer vos options en fonction du lieu, des amis communs, de l’éducation et du travail. Vous ne perdrez pas de temps avec des résultats non pertinents.
Une fois que vous avez trouvé le profil de votre prospect, recherchez son adresse électronique professionnelle. Abstenez-vous de l’ajouter ou de la suivre. Tout le monde n’est pas à l’aise avec la présence de ses collègues et partenaires commerciaux sur les médias sociaux.
Explorez les réseaux sociaux de niche si vous ne trouvez pas votre interlocuteur sur Twitter, Facebook ou Instagram. Nombreux sont ceux qui préfèrent utiliser des canaux non conventionnels.
3. Deviner les courriels et les recouper sur Google
Deviner des adresses électroniques comporte moins d’incertitudes qu’on ne le pense. Bien que le processus nécessite des essais et des erreurs, il n’est pas nécessaire d’envoyer des messages à des inconnus au hasard. Il suffit de vérifier les coordonnées en ligne. Grâce à Google, aux plateformes de services d’envoi et aux sites de médias sociaux, vous éliminerez avec précision les mauvaises suppositions.
Les adresses électroniques professionnelles suivent des formats similaires. Supposons que vous recherchiez les coordonnées de Jose Luansing, rédacteur à MakeUseOf. Son adresse électronique serait probablement la suivante :
- jose@makeuseof.com
- jose.luansing@makeuseof.com
- jluansing@makeuseof.com
- joseluansing@makeuseof.com
- luansing@makeuseof.com
- luansingj@makeuseof.com
- josel@makeuseof.com
- j.luansing@makeuseof.com
- luansing.jose@makeuseof.com
- luansingjose@makeuseof.com
Après avoir dressé la liste des combinaisons possibles, recherchez-les en ligne. Facebook, Twitter et Instagram cachent souvent les adresses électroniques – vous aurez plus de chance de les vérifier sur Google et LinkedIn.
Vérifiez également si l’adresse électronique possède un profil Gmail. Tapez vos adresses potentielles dans un brouillon Gmail, puis survolez chaque contact. Dans la photo ci-dessous, une seule adresse possède un profil.
4. Utiliser les plateformes de consultation du WHOIS
Les conseils ci-dessus ne sont valables que pour le suivi de personnes. Elles ne vous seront peut-être pas utiles si vous devez contacter des propriétaires de sites web que vous ne connaissez pas. Les entreprises présentent rarement leurs administrateurs de sites web. Dans la plupart des cas, la page « Rencontrez l’équipe » d’une marque comprend les fondateurs, la direction, le conseil d’administration et les cadres moyens.
Pour trouver des informations techniques sur un site web, utilisez les outils de recherche WHOIS. Ils peuvent vous indiquer le propriétaire d’un domaine, ses coordonnées, les informations du bureau d’enregistrement et le lieu d’enregistrement. Certains sites divulguent même leur numéro d’entreprise. Veillez simplement à demander la permission et à vous présenter avant d’appeler.
5. Demandez à votre réseau
Si vos recherches n’aboutissent pas, demandez de l’aide en ligne. Voyez si quelqu’un vous dirigera vers la personne ou le service dont vous avez besoin. Qui sait ? Vos amis en ligne connaissent peut-être votre personne de contact. Vous pouvez même demander une présentation informelle afin de ne pas avoir à envoyer un courriel froid.
Publiez un bref message sur vos plateformes de médias sociaux. Mentionnez le service ou la personne que vous recherchez, expliquez pourquoi vous avez besoin d’eux et demandez le meilleur moyen de les contacter. Avec un peu de chance, quelqu’un de l’intérieur vous répondra. Si ce n’est pas le cas, recueillez des informations utiles et utilisez-les pour générer des résultats précis sur Google et les médias sociaux.
Pour obtenir de meilleures réponses, visitez des groupes sectoriels. Supposons que vous ayez besoin des coordonnées d’un blogueur particulier. Au lieu de poster sur votre mur, demandez à des communautés de rédacteurs indépendants.
6. Utilisez un outil de recherche d’adresses électroniques
Si les conseils ci-dessus permettent d’obtenir des résultats précis, leur mise en œuvre prend du temps. Vous pouvez passer plusieurs heures à parcourir les pages de Google ou à interroger les médias sociaux.
Si vous recherchez plusieurs personnes, envisagez d’utiliser des outils de recherche d’adresses électroniques. Bien que la plupart des plates-formes premium fassent payer un abonnement, elles vérifient avec précision les adresses électroniques en masse. Vous gagnerez beaucoup de temps.
Prenons l’exemple de Snov.io. L’offre de base coûte entre 30 et 39 $ par mois. Cependant, il vérifie des milliers d’adresses électroniques simultanément, et vous pouvez extraire toutes les adresses électroniques enregistrées dans un domaine.
7. Envoyez simplement votre courrier électronique
Si vous ne parvenez toujours pas à retrouver l’adresse électronique correcte malgré les conseils ci-dessus, cherchez d’autres solutions. Vos pistes devraient au moins s’être réduites. Trouvez celles qui sont associées à votre personne de contact et voyez qui peut vous aider.
Comme toujours, gardez le bon ton. Si vous n’êtes pas sûr de votre destinataire, évitez les lignes génériques, à moitié construites, qui rendent les courriels non professionnels, comme par exemple :
- J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé.
- A qui de droit.
- Bonjour à tous !
- J’espère que vous êtes la personne qu’il vous faut.
Se souvenir: Les gens reçoivent régulièrement des dizaines de courriels. Pour sortir du brouhaha, il faut un contenu personnalisé, adapté aux besoins de l’interlocuteur. Sinon, vous ne parviendrez pas à faire passer votre message. Au lieu d’utiliser des clauses de non-responsabilité génériques, expliquez votre situation. Si vous êtes poli et sincère, les destinataires vous dirigeront vers la bonne personne de contact.
Trouvez toujours la bonne personne de contact pour vos courriels
Que vous envoyiez des argumentaires de vente ou que vous posiez des questions d’ordre professionnel, trouvez la personne de contact appropriée. Il n’y a pas d’excuse pour les courriels mal adressés. Les moteurs de recherche, les sites de médias sociaux et les outils de recherche ont rendu la vérification des courriels plus facile que jamais. Avec un peu de recherche, vous trouverez les coordonnées de n’importe qui.
Outre la double vérification des destinataires, révisez votre introduction. Éliminez les phrases génériques et trop souvent utilisées. Une ligne d’introduction unique et sûre d’elle, qui trouve un écho auprès du destinataire, fera grimper le taux d’ouverture de vos courriels. Seuls les messages personnalisés peuvent se démarquer.
