Rien n’est plus élégant que d’écrire les réponses à vos enquêtes en ligne directement dans une feuille de calcul Excel en temps réel. Vous pouvez profiter de cette fonctionnalité si vous utilisez Microsoft Forms. Il existe un moyen répétitif et dynamique (automatisé) de contourner le problème.
Les méthodes automatisées sont plus pratiques, mais dans cet article, vous verrez comment faire l’une ou l’autre.
Comment exporter des réponses Microsoft Forms vers Excel
L’exportation des réponses aux formulaires Microsoft vers Excel vous permet d’obtenir les dernières réponses à votre enquête. Il s’agit de télécharger les réponses à l’enquête sur votre ordinateur sous la forme d’un fichier Excel. La procédure est simple si vous avez déjà créé votre formulaire d’enquête Microsoft :
- Dans Microsoft Forms, allez à Réponses en haut à droite.
- Cliquer Ouvrir dans Excel à droite de l’écran pour télécharger les réponses actuelles sur votre ordinateur.
- Vous devez répéter ce processus chaque fois que vous souhaitez obtenir une mise à jour des réponses.
Mais cette méthode n’est pas la meilleure, car vous devrez réinventer la roue fréquemment pour mettre à jour votre feuille de calcul ; cela signifie que vous devrez télécharger un nouveau fichier Excel chaque fois que quelqu’un soumettra une réponse. Cela peut s’avérer épuisant, surtout si de nombreuses personnes répondent en temps réel.
Pour vous faciliter la vie, vous pouvez automatiser le processus avec OneDrive for Business ou Power Automate, comme décrit dans les sections suivantes.
Comment synchroniser Microsoft Forms avec Excel via OneDrive for Business
Vous pouvez mettre à jour votre feuille de calcul Excel de manière dynamique si vous disposez d’un compte Microsoft 365 Business. Pour ce faire, vous allez créer un formulaire d’enquête qui peut écrire des réponses de manière dynamique dans Excel directement depuis OneDrive.
Lorsque vous utilisez OneDrive for Business pour créer des formulaires Microsoft pour Excel, il crée une version de feuille de calcul Excel de ce formulaire avec des colonnes portant les attributs de champ de formulaire correspondants.
Pour créer un formulaire Excel qui met à jour les réponses Microsoft Forms automatiquement en temps réel :
- Connectez-vous à votre centre d’administration Microsoft 365 Business.
- Cliquez sur Tout afficher dans la barre latérale gauche. Faites défiler vers le bas et allez à SharePoint.
- Une fois dans SharePoint, cliquez sur l’icône du lanceur d’applications (les points carrés) en haut à gauche. Sélectionnez ensuite OneDrive dans la barre latérale gauche. Vous accédez ainsi à votre tableau de bord OneDrive for Business.
- Dans OneDrive, cliquez sur Nouveau.
- Parmi les options, sélectionnez Formulaires pour Excel.
- Nommez votre enquête et cliquez sur Créer.
- OneDrive se lance dans votre navigateur où vous pouvez créer vos champs de formulaire comme vous le souhaitez.
- Retournez dans OneDrive et allez dans Mes fichiers dans la barre latérale gauche. Une feuille de calcul Excel portant le nom de votre formulaire apparaîtra dans OneDrive.
- Après avoir créé et partagé votre enquête, ouvrez la feuille de calcul Excel en ligne et vous verrez les nouvelles données mises à jour en temps réel.
- Si vous partagez la feuille de calcul Excel avec les membres de votre équipe, ils obtiendront également une mise à jour en temps réel des réponses au fur et à mesure que les personnes répondent à votre enquête.
Comment synchroniser les réponses de Microsoft Forms avec Excel via Power Automate
Power Automate est un puissant outil d’automatisation des tâches de routine. Il est intéressant de noter qu’il fournit également un excellent moyen de synchroniser Microsoft Forms avec Excel. C’est la meilleure méthode si vous avez déjà partagé votre formulaire d’enquête.
Il s’agit de créer un flux automatisé dans Power Automate. Cependant, vous devez également être sur un compte Microsoft Business pour utiliser cette fonctionnalité de flux dans Power Automate. Suivez les étapes ci-dessous pour connecter Microsoft Forms à Microsoft Excel automatiquement à l’aide de Power Automate :
Insérer un tableau dans votre classeur Excel en ligne
Votre classeur Excel en ligne doit être au format tableau, car les formulaires n’écrivent que dans les tableaux d’une feuille de calcul Excel.
Si vous avez téléchargé une feuille de calcul Excel à partir des réponses de Microsoft Forms, vous pouvez la télécharger sur OneDrive, ignorer cette sous-section et passer à la synchronisation de Microsoft Forms avec Excel.
Avant de commencer, créez une nouvelle feuille de calcul Excel dans OneDrive. Assurez-vous que vous accédez à OneDrive via votre compte Microsoft Business :
- Cliquez sur l’icône Tout afficher dans la barre latérale gauche de votre centre d’administration Microsoft 365. Allez ensuite dans SharePoint. Cliquez sur l’icône de l’application en haut à gauche et sélectionnez OneDrive.
- Cliquez Nouveau en haut à gauche de OneDrive.
- Sélectionner Classeur Excel.
- À partir de la feuille de calcul Excel ouverte dans le navigateur, cliquez sur Enregistré en haut à gauche. Saisissez ensuite un nom préféré dans le champ Nom du fichier . Cliquez sur un espace vide pour fermer cette boîte modale.
- Créez maintenant vos colonnes et assurez-vous qu’elles correspondent aux champs de votre formulaire d’enquête Microsoft. Par exemple, si vous avez partagé un formulaire qui demande l’adresse électronique et le sexe, votre classeur Excel comportera une colonne pour l’adresse électronique et le sexe.
- Mettez les colonnes en surbrillance. Accédez ensuite à l’onglet Insérer sur le ruban et cliquez sur Tableau.
- Cochez la case Mon tableau a des en-têtes cocher et cliquer OK.
Synchroniser Microsoft Forms avec Excel à l’aide de Power Automate
- Connectez-vous à votre compte Power Automate.
- Cliquez Créer dans la barre latérale gauche.
- Sélectionner Flux automatisé dans le nuage.
- Ensuite, cliquez sur Lorsqu’une réponse est soumise dans la boîte modale.
- Cliquez ensuite sur Créer au bas de la boîte modale ouverte.
- Cliquez S’identifier si vous y êtes invité. Assurez-vous d’utiliser un compte Microsoft 365 Business pour vous connecter si vous êtes sur un compte Microsoft personnel. Vous pouvez le faire en cliquant sur Utiliser un autre compte dans la boîte de connexion.
- Une fois connecté, cliquez sur le bouton Choisir un formulaire dans Power Automate.
- Sélectionnez ensuite le formulaire que vous souhaitez automatiser.
- Cliquez Nouvelle étape. Utilisez ensuite la barre de recherche pour rechercher « formulaires ».
- Cliquez sur Microsoft Forms et sélectionnez Obtenir les détails de la réponse à partir des options sous Actions.
- Cliquez sur le bouton Formulaire Id champ et sélectionnez à nouveau votre formulaire d’enquête. Sélectionnez ensuite Id de la réponse de la Réponse Id champ.
- Cliquez sur Nouvelle étape. Sélectionnez ensuite Excel Online.
- Ensuite, sélectionnez Ajouter une ligne dans un tableau à partir des options sous Actions.
- Sous l’onglet Emplacement choisir OneDrive for Business.
- Sélectionner OneDrive du site Bibliothèque de documents Champ.
- Cliquez sur le navigateur de fichiers sur la page Fichier et choisissez le classeur Excel tabulé que vous avez créé précédemment. Vous pouvez également sélectionner celui qui a été téléchargé sur OneDrive depuis votre ordinateur si vous utilisez une feuille de calcul précédemment exportée.
- Sélectionnez le nom du tableau dans la feuille Excel. De nouveaux champs correspondant aux colonnes Excel de cette feuille de calcul devraient maintenant apparaître. Ils doivent également correspondre aux champs du formulaire d’enquête.
- Cliquez sur chacun des nouveaux champs et sélectionnez le champ de formulaire correspondant dans la liste des champs de formulaire. Contenu dynamique options.
- Enfin, cliquez sur Enregistrer.
Voilà, c’est fait ! Vous avez maintenant créé un flux automatisé pour Microsoft Forms dans Power Automate.
Power Automate va maintenant écrire de nouvelles réponses dynamiquement dans votre classeur Excel au fur et à mesure que les répondants soumettent des réponses en temps réel. Vous pouvez même synchroniser les données collectées sur plusieurs fichiers Excel pour une analyse consolidée.
Si vous avez déjà exporté vos réponses Microsoft Forms vers Excel sur votre PC, vous pouvez copier et coller les données existantes dans le nouveau classeur Excel automatisé. Cette action n’interrompra pas les flux de Power Automate.
Mettre à jour les réponses à une enquête dans Excel en temps réel
L’automatisation des mises à jour des réponses Microsoft Forms en temps réel dans Microsoft Excel facilite la vie. Alors que l’option directe OneDrive for Business permet une synchronisation facile si vous n’avez pas partagé votre formulaire, Power Automate est plus pratique si vous avez partagé votre enquête Microsoft Forms et que les gens y répondent déjà.
Bien que vous puissiez exploiter Microsoft Forms sur un compte personnel, l’écriture dynamique de réponses vers Excel nécessite toujours que vous possédiez un compte Microsoft Business. Vous pourriez également vouloir voir comment Google Forms se compare à Microsoft puisqu’il s’agit de concurrents proches.