Asana dispose de nombreuses fonctionnalités permettant d’optimiser votre flux de travail et d’augmenter votre productivité. L’une de ces fonctionnalités puissantes est la fonction Asana Rules, qui vous permet d’automatiser les tâches répétitives et de gagner du temps.
Avec Asana Rules, vous pouvez rationaliser votre flux de travail en configurant des actions automatisées basées sur des déclencheurs, en réduisant les efforts manuels et en éliminant le besoin de tâches répétitives. Voici donc comment tirer parti de la fonction Règles d’Asana pour augmenter votre productivité et vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Qu’est-ce qu’une règle Asana ?
Asana Rules est une puissante fonctionnalité d’automatisation qui vous permet de définir des déclencheurs et des actions correspondantes pour automatiser les tâches au sein de vos projets. La configuration de ces déclencheurs et actions conditionnels avec les règles élimine le travail manuel répétitif et garantit l’exécution automatique d’actions spécifiques.
Vous pouvez utiliser les règles Asana pour rationaliser divers aspects de votre flux de travail, tels que l’attribution de tâches, la mise à jour des échéances, l’envoi de notifications, l’ajout de collaborateurs, etc. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui vous permet d’ajouter automatiquement un membre de l’équipe à votre projet Asana lorsque le statut d’une tâche est mis à jour. Vous pouvez également configurer une règle pour notifier un membre de l’équipe lorsqu’une tâche arrive bientôt à échéance ou qu’elle est en retard. L’automatisation de ces actions de routine permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de maintenir la cohérence de vos projets.
Asana Rules n’est disponible qu’à partir du plan Premium d’Asana. Comparez les fonctionnalités du plan gratuit et du plan Premium d’Asana pour savoir lequel correspond le mieux à vos besoins.
Comment créer une règle Asana
- Ouvrez le projet dans lequel vous souhaitez créer une règle et cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite de votre écran.
- Sous le bouton Règle cliquez sur + Ajouter une règle.
Une fenêtre contextuelle s’affiche sur votre écran, vous proposant un large éventail de règles prédéfinies pour vous aider dans le processus d’automatisation. Ces règles prédéfinies sont réparties en deux catégories :
- Basées sur votre activité dans Asana
- Basé sur les outils d’intégration d’Asana
Comment créer une règle Asana personnalisée
La création d’une règle personnalisée dans Asana vous permet de définir des déclencheurs et des actions conditionnels en fonction de vos besoins spécifiques. De plus, vous pouvez choisir d’appliquer ces règles même aux sous-tâches. Pour créer votre propre règle personnalisée à partir de zéro :
- Cliquez sur Créer règle personnalisée (la première option dans la fenêtre popup)
- Cliquez sur + Ajouter un déclencheur pour définir une condition de déclenchement de l’action et sélectionner un déclencheur dans la liste.
- Cliquer sur + Ajouter une action pour définir l’activité qui doit se produire lorsque la condition est remplie et sélectionner une action dans la liste.
Comment modifier ou supprimer une règle Asana
La flexibilité d’Asana vous permet de modifier vos projets en cours de route. Vous pouvez facilement utiliser Asana pour suivre vos progrès et atteindre vos objectifs tout en effectuant les mises à jour et les modifications nécessaires à votre projet.
Modifier ou supprimer une règle est aussi simple que d’en créer une. Vous pouvez le faire en suivant les étapes suivantes :
- Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite de votre écran et sélectionnez une règle dans la liste.
- Cliquez sur les boutons de déclenchement ou d’action et changez les critères pour modifier la règle.
- Pour supprimer entièrement la règle, cliquez sur Supprimer la règle en bas à gauche de la fenêtre popup.
Comment définir des règles basées sur les sections dans Asana
Asana propose différentes vues avec lesquelles vous pouvez gérer et manipuler les activités de votre projet. Chaque vue fournit des informations dans un style différent mais organisé. Vous pouvez passer d’une vue à l’autre à tout moment sans que vos données en soient affectées.
Asana vous permet également de créer des règles pour des sections individuelles afin de vous aider dans l’automatisation spécifique. Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
- Passez à la section Conseil d’administration vue.
- Cliquez sur l’icône de l’ellipse (trois points) dans le coin supérieur droit de la section souhaitée.
- Sélectionnez Ajouter une règle à la section.
La règle du jeu pour une meilleure productivité
L’automatisation des tâches répétitives et la mise en place de règles personnalisées vous permettent de vous concentrer sur des aspects plus critiques et stratégiques de votre travail. Avec les règles d’Asana, vous pouvez rationaliser votre flux de travail, réduire les efforts manuels et assurer la cohérence de vos projets.