Outlook est un excellent client de messagerie, que vous envoyiez des courriels ou que vous y répondiez. Mais lorsqu’il s’agit de réponses, il y a plusieurs façons de personnaliser le processus. Dans ce guide, nous verrons comment créer un modèle de réponse rapide, modifier l’apparence du message d’origine et changer l’adresse de réponse.
Bien que nous utilisions Outlook pour Microsoft 365 dans ce guide, ces instructions fonctionneront également pour Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 et 2021. Commençons.
Comment créer un modèle de réponse rapide dans Outlook
Vous arrive-t-il de répondre constamment à plusieurs courriels, mot pour mot ? Au lieu de répéter la même réponse, vous pouvez simplement créer un modèle de réponse rapide et répondre en un seul clic. Pour ce faire, vous pouvez créer une étape rapide afin d’automatiser cette tâche fastidieuse.
Pour plus d’informations sur les étapes rapides, veuillez consulter notre guide sur la création et l’utilisation des étapes rapides dans Outlook.
Voici les étapes pour créer un modèle de réponse rapide dans Outlook :
- Lancez Outlook et assurez-vous que vous disposez de l’option Accueil onglet sélectionné.
- Sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez créer un modèle de réponse rapide. Si vous avez plus d’une adresse e-mail dans Outlook, vous devrez écrire un modèle de réponse rapide pour chacune d’entre elles.
- Dans la fenêtre Les étapes rapides cliquez sur Créer un nouveau groupe.
- Donnez un nom à l’étape rapide dans la fenêtre Nom zone de texte – nous avons nommé le nôtre Réponse rapide.
- Dans la fenêtre Actions cliquez sur le bouton Choisir une action et sélectionnez Répondre.
- Cliquez sur le bouton Afficher les options directement sous la liste déroulante pour faire apparaître d’autres champs.
- Pour rendre ce tutoriel rapide et facile, vous pouvez laisser tous les autres champs, tels que Pour et Sujettel quel : soit Outlook le remplit automatiquement en fonction de la nature du message original, soit les valeurs par défaut sont appliquées. Toutefois, saisissez le message que vous souhaitez envoyer dans le champ Texte zone de texte.
- Cliquez sur Finir.
Lorsque vous souhaitez envoyer ce message précis à quelqu’un, il vous suffit d’ouvrir son courrier électronique et de cliquer sur Réponse rapide ou quel que soit le nom que vous lui avez donné dans le Actions rapides groupe. Pour d’autres moyens d’être plus productif en utilisant ce client de messagerie, veuillez lire notre guide sur les meilleures pratiques pour améliorer votre flux de travail dans Outlook.
Comment modifier l’apparence des messages originaux dans Outlook
Lorsque vous répondez à un message ou que vous le transférez, vous pouvez soit exclure le message d’origine, soit en modifier l’apparence pour faire apparaître plus clairement la fin de votre message et le début du message d’origine. Vous pouvez également joindre le message d’origine si vous ne voulez pas d’un message encombré.
Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :
- Dans Outlook, cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Options.
- Sélectionner Courrier dans le volet gauche.
- Faites défiler vers le bas jusqu’au Réponses et transmissions jusqu’à ce que vous voyiez la section Lors de la réponse à un message et Lors du transfert d’un message menus déroulants.
- Par défaut, les menus déroulants sont définis comme suit Inclure le texte original du message. Vous pouvez néanmoins les développer et sélectionner Ne pas inclure le message original, Joindre le message original, Inclure et indenter le message originalou Préfixe de chaque ligne du message original.
Voici ce que font ces autres options :
- Ne pas inclure le message original: Envoyez votre réponse ou votre message transféré sans le texte de l’e-mail d’origine.
- Joindre le message original: Inclure le texte de l’e-mail original en tant que pièce jointe.
- Inclure et indenter le message original: Ceci inclut le texte de l’e-mail original, mais il sera indenté à droite – c’est comme si vous appuyiez sur la touche Tab. à chaque ligne du message d’origine.
- Préfixer chaque ligne du message original: Cela revient à mettre en retrait le message d’origine. Mais au lieu d’avoir un espace vide, il y aura un caractère pour indiquer où commence chaque ligne du message original.
Comment modifier l’adresse de réponse de votre adresse e-mail dans Outlook ?
Changer l’adresse de réponse d’un courriel dans Outlook signifie que toute réponse envoyée au compte choisi sera redirigée vers un autre compte.
Voici comment procéder :
- Dans Outlook, cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
- Cliquez sur Paramètres du compte pour développer le menu, puis sélectionnez Paramètres du compte.
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l’adresse électronique que vous souhaitez modifier, puis sur Modifier (c’est dans le menu sous les onglets). Vous pouvez également double-cliquer sur l’adresse électronique.
- Dans la zone de texte à côté de Réponse à l’adresseSaisissez l’adresse électronique vers laquelle vous souhaitez rediriger les courriels.
- Cliquez sur Suivant pour appliquer les modifications.
La personnalisation des réponses d’Outlook à votre service
En suivant les instructions simples ci-dessus, vous pouvez facilement personnaliser les réponses dans Outlook. Ce petit guide ne fait qu’effleurer le niveau de personnalisation que Microsoft a intégré à son client de messagerie. Cependant, il est suffisant pour vous permettre de commencer à rendre vos réponses plus propres et plus efficaces.
