Zen To Done (ZTD) est un système de gestion des tâches basé sur l’approche Getting Things Done. Il suit une série de pratiques qui permettent de gérer efficacement le temps et de se concentrer sur les objectifs à long terme qui sont vraiment essentiels pour vous.
Comprendre les 10 habitudes de ZTD
Selon Leo Babauta de Zen Habits, le créateur de ZTD, ce système permet de rester productif tout en gardant les choses aussi simples que possible. Il explique :
ZTD capture l’esprit essentiel du nouveau système : celui de la simplicité, de la concentration sur l’action, ici et maintenant, plutôt que sur la planification et le système.
Les habitudes ZTD s’apprennent et se pratiquent de préférence une à la fois. Vous pouvez adopter les habitudes dans l’ordre qui vous convient le mieux et vous n’avez même pas besoin de les adopter toutes.
1. Collecte
Mettez vos idées sur papier en notant toutes les tâches, idées, projets ou autres pensées qui vous viennent à l’esprit. Vous pouvez utiliser un simple carnet ou des fiches pour rassembler vos idées en cours de route. Moins les outils sont compliqués, plus il vous sera facile de les transporter. Vous pouvez même les noter dans Google Keep ou Notes.
2. Processus
Cette habitude est l’un des conseils qui vous aideront à mettre fin à la paresse et à la procrastination. Prenez l’habitude de décider rapidement et évitez de retarder les décisions importantes. Traitez toutes vos boîtes de réception – y compris les courriels, les carnets de notes, les messages vocaux et le courrier physique – au moins une fois par jour. Décidez de ce que vous allez faire de chaque élément et faites-le si cela ne vous prend pas beaucoup de temps, ou remettez-le à plus tard.
3. Planifier
Définissez vos tâches les plus importantes pour la semaine et la journée. En outre, dressez une liste quotidienne d’une à trois TIM et accomplissez-les chaque jour. C’est une bonne idée d’accomplir vos tâches les plus importantes plus tôt dans la journée afin de les terminer et de les faire disparaître.
4. Faites
Il s’agit de l’une des habitudes les plus importantes à prendre dans le cadre du programme ZTD et de la concentration sur une tâche à la fois. Tout d’abord, éliminez toutes les distractions susceptibles de perturber votre concentration. Vous pouvez utiliser ces extensions Chrome pour vous aider à éviter les distractions en ligne.
Vous pouvez également mettre en place un minuteur pour la tâche et vous concentrer uniquement sur cette chose pendant ce temps. Si vous êtes interrompu par quelque chose, notez les demandes, les nouvelles tâches ou les informations dans votre carnet et reprenez votre activité.
5. Système de confiance simple
Dans le cadre du ZTD, il est essentiel de maintenir des listes simples et d’éviter les outils ou systèmes compliqués, y compris Outlook, les planificateurs ou les systèmes d’étiquetage. Utilisez les applications de prise de notes les plus propres et les plus simples que vous puissiez trouver, ou enregistrez vos listes sur des fiches, un petit carnet, ou les deux. Conservez une seule liste pour chaque contexte et une liste de projet que vous évaluerez chaque jour ou chaque semaine.
6. Organiser
Désignez une place pour chaque objet. Placez les objets immédiatement là où ils doivent être au lieu de les empiler pour les trier plus tard. Cela vous permet de vous concentrer sur votre travail sur un bureau dégagé.
7. Révision
ZTD met l’accent sur l’évaluation de vos objectifs chaque semaine. Vous devriez déterminer vos objectifs annuels au cours de votre évaluation hebdomadaire afin de voir où vous en êtes depuis la semaine précédente. Ensuite, vous pouvez décider des prochaines étapes pour les faire progresser.
8. Simplifier
Limitez la portée de vos objectifs et de votre travail. Il est important d’éliminer tout ce qui vous encombre pour vous concentrer sur les activités et les projets essentiels. Essayez de trouver des moyens de simplifier vos engagements et les informations qui vous parviennent.
9. Routine
Vous pouvez rationaliser vos routines matinales à l’aide d’une technologie comme Alexa, notamment en vérifiant votre emploi du temps, en passant en revue vos listes de contexte et en établissant vos MIT pour la journée. Vous pouvez également mettre en place des routines hebdomadaires qui incluent la révision de votre semaine, les courses, la lessive et le temps passé avec vos proches.
10. Trouvez votre passion
Trouvez un travail qui vous enthousiasme. Entraînez-vous à chercher des choses que vous aimez, et lorsque vous les trouvez, voyez si vous pouvez en faire une carrière.
Comment mettre en œuvre la ZTD dans votre vie quotidienne
L’adoption d’une nouvelle pratique peut s’avérer difficile au début, mais incroyablement gratifiante une fois que l’on s’y met.
Commencer modestement et prendre de l’élan
ZTD se concentre sur le développement de moyens faciles et sans stress pour vivre une vie meilleure. Commencez modestement en choisissant l’habitude la plus facile à adopter et travaillez-la quotidiennement pendant un certain temps avant de passer à une autre habitude. En commençant par quelque chose de gérable, vous augmentez vos chances de réussite et vous créez une base solide.
Voici quelques conseils pour vous aider :
- Identifier une seule habitude: Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple que de méditer cinq minutes chaque matin ou de désencombrer un endroit de votre maison.
- Fixer des objectifs réalisables: Décomposez l’habitude que vous avez choisie en objectifs plus petits et réalisables, ce qui facilite le suivi des progrès et la célébration des petites victoires.
- Créer des rappels: Utilisez des rappels visuels comme des notes autocollantes, des rappels numériques ou des alarmes sur votre téléphone pour vous inciter à agir.
- Suivez vos progrès: Utilisez un journal, une application de suivi des habitudes ou un simple calendrier pour marquer chaque jour où vous avez pris l’habitude.
- Augmenter progressivement la difficulté: Envisagez d’augmenter progressivement la difficulté ou la durée une fois que votre habitude initiale s’est ancrée dans votre routine.
Se concentrer sur une habitude à la fois
Voici quelques conseils pour vous aider à rester concentré et à progresser :
- Choisissez une habitude prioritaire: Identifiez l’habitude la plus importante que vous souhaitez cultiver ou changer. Tenez compte de vos objectifs, de vos valeurs et des domaines dans lesquels vous souhaitez vous améliorer.
- Décomposer: Divisez votre habitude prioritaire en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, engagez-vous à lire 10 pages par jour si vous voulez lire davantage.
- Éliminez les distractions: Il peut s’agir de créer un espace de travail dédié, de désactiver les notifications sur votre téléphone ou de fixer des limites avec les autres.
- Pratiquer la pleine conscience: Soyez pleinement présent et conscient de ce que vous faites. Vous approfondirez ainsi votre lien avec l’habitude et améliorerez votre expérience globale.
- Évaluer et ajuster: Évaluez régulièrement vos progrès et procédez aux ajustements nécessaires. Si vous constatez que l’habitude ne fonctionne pas bien ou que vous l’avez maîtrisée, demandez-vous s’il est temps d’introduire une nouvelle habitude ou de modifier l’habitude existante.
Intégrer la ZTD dans votre routine quotidienne
Voici quelques conseils pour vous aider à intégrer les principes de ZTD dans votre vie quotidienne :
- Définissez vos MIT: Identifiez les trois principaux TIM qui correspondent à vos objectifs et à vos valeurs à long terme. En vous concentrant sur ces tâches essentielles, vous vous assurez de progresser sur ce qui compte le plus.
- Créer un système simple: Trouvez un système qui vous convienne et qui vous permette de suivre, de hiérarchiser et de gérer efficacement vos tâches.
- Pratiquez la monotâche: Profitez de la puissance de la monotâche grâce à la technologie appropriée. Se concentrer sur une seule chose à la fois augmente la productivité et réduit l’encombrement mental.
- Établir des routines et des rituels: La constance dans ces routines contribue à créer un sentiment de stabilité et vous permet de commencer votre journée avec intention.
Obstacles courants à la mise en œuvre de la ZTD
Comme toute autre pratique, l’adoption de la ZTD s’accompagne également de difficultés. Voici quelques-uns des obstacles les plus courants à la mise en œuvre de la ZTD.
Manque de motivation
Le manque de motivation peut vous empêcher de commencer en trouvant une excuse ou en remettant à plus tard la date de votre départ. Pour faire face à cet obstacle, vous pouvez
- Vous reconnecter à votre pourquoi: Se rappeler la situation dans son ensemble peut raviver votre motivation et vous donner un sentiment d’utilité.
- Trouver l’inspiration et la responsabilité: Entourez-vous de sources d’inspiration, telles que des livres, des podcasts ou des vidéos sur le développement personnel et la productivité.
- Célébrer les petites victoires: Reconnaissez et célébrez vos réussites, aussi petites soient-elles.
Difficulté à suivre une routine
La mise en place d’une routine exige de la discipline et peut prendre du temps. C’est pourquoi de nombreuses personnes qui commencent à prendre une nouvelle habitude ont du mal à la maintenir et à s’y tenir.
Cependant, avec quelques stratégies et ajustements, vous pouvez surmonter cet obstacle. Voici comment :
- Concevez votre environnement: Aménagez vos environnements physique et numérique pour qu’ils soutiennent votre routine ZTD. Faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible d’adopter les habitudes souhaitées.
- Créez des déclencheurs et des rappels: Par exemple, si vous voulez commencer une pratique quotidienne de la méditation, placez un coussin de méditation dans un endroit visible comme déclencheur visuel.
- Adopter la flexibilité: Permettez-vous d’être imparfait et concentrez-vous sur le progrès plutôt que sur l’adhésion rigide à une routine.
Se sentir submergé par les tâches
Il se peut que vous ayez du mal à gérer vos tâches lorsque vous prenez une nouvelle habitude. Vous pouvez vous sentir dépassé et renoncer à prendre cette nouvelle habitude.
Voici quelques conseils pour vous aider à gérer les tâches qui vous dépassent :
- Utiliser la règle des 2 minutes: Si une tâche prend moins de deux minutes, attaquez-la immédiatement. En vous attaquant rapidement aux petites tâches, vous évitez qu’elles ne s’accumulent et ne contribuent à vous submerger.
- Pratiquez le blocage du temps: Consacrez du temps à des activités essentielles. Par exemple, vous pouvez utiliser des applications de blocage de temps pour bloquer des périodes dédiées au travail en profondeur et à la concentration ininterrompue.
- Demandez de l’aide ou déléguez: N’hésitez pas à contacter des collègues, des amis ou des membres de votre famille qui peuvent vous aider dans des tâches spécifiques.
Démarrer avec ZTD
Même s’il ne s’agit que d’une habitude sur dix, la mise en œuvre de Zen to Done peut vous aider à améliorer considérablement vos performances. Allez-y doucement, faites un pas à la fois et persévérez suffisamment longtemps pour constater des progrès.
