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Comment créer un système d’inventaire simple dans Excel

Une base de données d’inventaire est essentielle à la prospérité de toute entreprise basée sur des produits. Elle permet d’accéder facilement à des données précieuses et aide à prendre des décisions commerciales clés, comme la commande de nouveaux stocks.


Bien que vous puissiez trouver plusieurs logiciels de gestion d’inventaire complexes et détaillés sur Internet, il est également possible de créer un système d’inventaire simple dans Excel. Non seulement c’est possible, mais c’est également très facile.

Création d’une base de données d’inventaire simple en Excel

Pour comprendre le processus de création d’un système d’inventaire dans Excel, créons une base de données d’inventaire pour un magasin de téléphones portables en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Créez les en-têtes suivants dans la ligne supérieure d’une nouvelle feuille de calcul Excel : SKU, Nom du modèle, Société, Prix unitaireet le Nombre d’unités disponibles (Vous pouvez créer d’autres en-têtes en fonction de vos besoins).
  2. Utilisez des polices en gras pour les en-têtes.
  3. Pour mettre les en-têtes en évidence, ajoutez une couleur de fond aux cellules d’en-tête.
  4. Sélectionnez tous les en-têtes et allez dans le menu Police de caractères dans la section Accueil onglet.
  5. Cliquez sur la flèche à côté du Couleur de remplissage et sélectionnez la couleur de votre choix.

L'option Excel Fill Color affiche plusieurs couleurs de thème

Une fois que les en-têtes sont prêts, il est temps de remplir les informations. Vous devriez maintenant avoir quelque chose comme ceci :

Liste Excel contenant les modèles de téléphones portables et leurs informations

Vous pouvez ajouter des bordures pour rendre votre base de données Excel visuellement plus agréable et plus facile à lire, en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez toutes les cellules de votre base de données d’inventaire.
  2. Allez dans la section Police dans la section Accueil onglet.
  3. Cliquez sur la flèche à côté du Frontières icône.
    L'onglet des bordures d'Excel avec l'option d'ajout de bordures en surbrillance
  4. Sélectionnez le type de bordure que vous souhaitez pour les cellules de votre base de données d’inventaire.

Pour ajouter le filtre à votre base de données :

  1. Sélectionnez n’importe quelle cellule dans votre base de données.
  2. Allez à la Modification de à l’extrême droite de la page Accueil onglet.
  3. Cliquez sur la flèche à côté du Trier et filtrer icône.
    Option de tri et de filtrage d'Excel avec l'option de filtrage en surbrillance.
  4. Cliquez sur Filtre.

Félicitations, vous venez de créer une base de données d’inventaire pour un magasin mobile.

Une base de données d'inventaire de téléphones mobiles en Excel

Vous pouvez facilement mettre à jour la base de données en ajoutant de nouvelles données ou en modifiant les données existantes. Vous pouvez également filtrer les informations souhaitées à partir de la base de données d’inventaire nouvellement créée.

Par exemple, si vous voulez filtrer les entrées de votre base de données d’inventaire pour une entreprise particulière :

  1. Cliquez sur la flèche située à côté de l’icône Entreprise en-tête.
    Option de filtrage par société
  2. Sélectionnez la ou les entreprises souhaitées.
  3. La base de données n’affichera les entrées (téléphones mobiles) que pour ces entreprises.

Utilisation de la fonction VLOOKUP dans le système d’inventaire d’Excel

Supposons que vous vouliez rechercher le prix d’un article particulier dans votre base de données. Au lieu de le rechercher dans la base de données, vous pouvez utiliser la fonction VLOOKUP dans Excel. La formule de la fonction VLOOKUP est la suivante :

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Où :

  • LOOKUP_VALUE est la valeur que vous voulez rechercher dans la première colonne du tableau assigné.
  • TABLE_ARRAY est la plage de cellules attribuée dans laquelle vous souhaitez appliquer la fonction VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER est le numéro de la colonne qui contient la valeur de retour.
  • RANGE_LOOKUP (facultatif) est soit VRAI ou FAUX. Spécifier FALSE si vous voulez qu’Excel renvoie une correspondance exacte ou VRAI si vous souhaitez qu’il renvoie une correspondance approximative. Si vous ne spécifiez aucune valeur, Excel (par défaut) définira une valeur de TRUE et renvoie des correspondances approximatives.

Lorsque vous appliquez la fonction VLOOKUP, Excel localise la LOOKUP_VALUE dans la première colonne de la plage de cellules assignée. C’est pourquoi, pour que la fonction VLOOKUP fonctionne, il est important que votre LOOKUP_VALUE se trouve dans la première colonne du TABLE_ARRAY (plage de cellules attribuée).

Après avoir trouvé la LOOKUP_VALUE, Excel compte le nombre de cellules en fonction du COL_INDEX_NUMBER spécifié et renvoie un résultat. La valeur de retour sera soit exacte soit approximative, selon que vous avez spécifié une valeur FALSE ou TRUE à RANGE_LOOKUP.

Maintenant que vous avez une bonne compréhension de la fonction VLOOKUP, utilisons-la pour extraire des données de notre base de données d’inventaire de téléphones portables. Pour rechercher le prix d’un téléphone portable particulier dans votre base de données, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Créez les deux en-têtes suivants dans de nouvelles cellules : SKU et Prix.
  2. Tapez la formule suivante sous l’en-tête Prix :
    =VLOOKUP(
  3. Pour fournir un LOOKUP_VALUEsélectionnez la cellule située sous le SKU en-tête (I5 dans notre cas), puis ajoutez une virgule.
  4. Pour le TABLE_ARRAY sélectionner toutes les cellules de la base de données, sous les en-têtes (A2:E10 dans notre cas), suivi d’une virgule.
  5. Nous voulons trouver le prix de l’unité de gestion des stocks souhaitée. COL_INDEX_NUMBER à 4 (parce que l’en-tête du prix unitaire est la quatrième colonne de notre base de données), et faites-la suivre d’une virgule.
  6. Enfin, indiquez le RANGE_LOOKUP comme FAUXpuisque nous voulons qu’Excel renvoie des valeurs exactes.
    Inventaire de base de données dans Excel avec la formule de la fonction VLOOKUP à côté
  7. Appuyez sur Entrée.

Excel renvoie une erreur #N/A, mais ne vous inquiétez pas. C’est juste parce que nous n’avons pas ajouté notre SKU souhaité (LOOKUP_VALUE) sous l’en-tête SKU.

Pour trouver le prix d’une unité de gestion des stocks particulière (de notre gamme assignée, c’est-à-dire notre base de données), tapez-la sous l’en-tête SKU et Excel retournera le prix exact de l’article. Vous pouvez faire cela pour n’importe quel article de la base de données.

Pour obtenir d’autres informations sur l’article, vous répétez le même processus. Disons que vous voulez également connaître le nombre d’unités disponibles d’un article. Pour ce faire, créez un autre en-tête à côté de l’en-tête Prix en-tête et nom Nombre d’unités. Sous ce nouvel en-tête, tapez la formule suivante :

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Feuille de calcul Excel avec inventaire de la base de données

Remarquez que, bien que le reste de la formule soit identique, notre COL_INDEX_NUMBER est passé de 4 (dans la formule précédente) à 5. Cela s’explique par le fait que le Nombre d’unités se trouve dans la 5e colonne de notre base de données.

Comment créer un système d’inventaire à l’aide de modèles Excel

Si vous ne voulez pas vous embêter à créer manuellement un système d’inventaire dans Excel, vous pouvez choisir la voie la plus facile en utilisant un modèle d’inventaire Excel.

  1. Allez sur le site Web d’Office pour trouver des modèles d’inventaire Excel prêts à l’emploi.
    Modèles d'inventaire Excel
  2. Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et téléchargez-le.
  3. Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez dessus pour ouvrir le fichier du modèle.
  4. Cliquez sur Activer l’édition en haut de la page pour commencer à faire des ajustements en fonction de vos besoins.

Modèle de liste d'inventaire Excel

Maintenant, vous pouvez ajouter ou supprimer des en-têtes selon vos besoins et commencer à utiliser le modèle pour gérer votre inventaire en ajoutant des articles et en mettant à jour les informations pertinentes.

Faites passer votre système d’inventaire Excel au niveau supérieur

Maintenant que vous avez acquis les bases, il est temps de faire passer votre système d’inventaire Excel au niveau supérieur. Vous pouvez facilement le faire en apprenant les différentes formules Excel et en les appliquant à votre base de données d’inventaire Excel. Cela vous aidera à être créatif avec votre base de données d’inventaire Excel, et vous pourrez l’utiliser plus efficacement.

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