Le travail hybride est devenu plus populaire au 21e siècle et présente plusieurs avantages. Les équipes peuvent continuer à collaborer en personne, tandis que les employés peuvent économiser de l’argent sur les voyages et passer moins de temps à faire la navette. Cependant, il est essentiel de mettre en place les bons systèmes pour réussir à long terme.
De nombreuses personnes dans le monde utilisent Google Agenda pour gérer leur journée de travail, et vous disposez de nombreuses options pour le configurer pour le travail hybride. Cet article vous montrera comment travailler plus efficacement sur plusieurs sites.
1. Partager le lieu et les heures de travail
L’une des façons les plus simples de collaborer à un travail hybride via Google Agenda est de partager votre lieu et vos heures de travail. Lorsque vous et votre équipe aurez fait cela, il vous sera plus facile d’organiser des réunions, de comprendre pourquoi les gens n’ont pas répondu, et plus encore.
Si vous souhaitez partager les heures de travail pour lesquelles vous êtes en ligne, vous pouvez simplement ajouter une note sur votre carte Google. Vous pouvez également y ajouter votre fuseau horaire. Vous pouvez également partager vos heures de travail en allant sur votre Paramètres et partage > ; Heures de travail. Cochez la case Activer les heures de travail, et personnalisez vos heures de travail pour chaque jour.
Une autre façon de partager votre fuseau horaire dans Google Agenda consiste à sélectionner l’agenda sur lequel vous et votre équipe travaillez. Allez dans Paramètres et partage avant de choisir votre lieu de travail dans la section Fuseau horaire section.
2. Utilisation de Focus Time dans Google Agenda
Si vous utilisez un iPhone, vous connaissez probablement les modes de mise au point. En bref, vous pouvez les utiliser pour limiter les notifications et autres éléments qui pourraient vous faire déraper dans votre travail. Le travail hybride peut faire en sorte que de nombreuses personnes tentent de vous contacter alors que vous devriez vous concentrer intensément sur une tâche, et Google Calendar dispose d’un outil pour vous aider à résoudre ce problème.
La fonction de temps de concentration de Google Agenda vous permet de vous réserver du temps pour votre travail. Vous pouvez également choisir de refuser automatiquement les réunions auxquelles d’autres personnes vous invitent. Notez que seuls certains forfaits permettent d’accéder à la fonction « focus time ». Vous pouvez vérifier en créant un nouvel événement et en voyant si vous remarquez une option vous permettant de le faire.
3. Garder la trace des calendriers de tout le monde
Vous est-il déjà arrivé que quelqu’un vous invite à un événement important et que vous ayez déjà quelque chose d’autre sur votre calendrier ? Si c’est le cas, vous savez à quel point cela peut être ennuyeux. La bonne nouvelle est que, grâce à Google Agenda, vous pouvez limiter ce problème lorsque vous travaillez sur un modèle hybride.
Une façon d’éviter les conflits d’horaires lors des réunions est de savoir quand tout le monde est disponible. Lorsque vous créez un nouvel événement, allez dans la section Rencontre avec… sur le côté gauche et saisissez les noms des personnes que vous souhaitez inviter.
Vous devriez être en mesure de voir les calendriers des personnes que vous invitez. Cependant, il se peut que certains utilisateurs n’aient pas partagé leur agenda. Si tel est le cas, vous devez faire en sorte qu’ils le modifient (vous devrez peut-être également mettre à niveau leur abonnement à Google Workspace).
4. Utiliser des intégrations tierces
Lorsque votre équipe adopte un modèle de travail hybride, vous devez supprimer autant d’obstacles à la collaboration que possible. La bonne nouvelle, c’est que Google Agenda dispose de plusieurs intégrations tierces, qui peuvent vous aider à utiliser davantage vos applications préférées ensemble. Avec Google, vous pouvez intégrer des outils de communication comme Zoom et d’autres applications pratiques, comme Appointment Reminder.
Pour intégrer des applications tierces à Google Agenda, rendez-vous sur le site Web de Google. + sur le côté droit de votre écran. Ensuite, recherchez ou sélectionnez les applications que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez ensuite choisir Installation administrative ou Installation individuelleselon ce qui vous convient.
5. Gardez à l’esprit les jours fériés des autres pays
Dans le cadre de votre modèle hybride, il se peut que des membres de votre équipe travaillent dans différents pays. Et si vous opérez à travers plusieurs frontières, il est important de se rappeler que le monde entier ne fonctionne pas selon le même calendrier.
Si vous essayez d’organiser des réunions, assurez-vous que ces événements ne coïncident pas avec d’autres jours fériés. Par exemple, si le Royaume-Uni ne prend pas congé le 4 juillet, les États-Unis le font. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe, mais vous trouverez également de nombreux sites en ligne ; tapez « [country] jours fériés [year] »et vous devriez pouvoir trouver une liste.
6. Limitez le nombre de réunions que vous tenez
Si vous avez déjà eu un emploi de 9 à 5 pendant une période prolongée, vous savez probablement à quel point de nombreuses réunions sont inutiles. Et si vous ne vous lancez pas avec un bon plan, vous pouvez rapidement tomber dans un piège où votre équipe discute de la dernière réunion.
Avant de programmer une réunion, demandez-vous s’il est nécessaire d’en organiser une. La plupart du temps, vous pouvez envoyer un message via Slack ou envoyer un courriel aux membres de votre équipe. Si vous devez organiser une réunion, établissez une liste précise des points à aborder et soyez aussi bref que possible.
7. Utilisez la fonction Tâche de Google Agenda pour les échéances
Ne pas être constamment dans la même pièce que vos collègues peut être une bénédiction. Par exemple, vous pouvez souvent vous concentrer sur l’accomplissement de tâches qui nécessitent un effort cognitif important, sans vous soucier des autres qui pourraient vous distraire. Cependant, cela peut aussi poser des problèmes.
L’un des problèmes est que vous risquez d’oublier des échéances importantes. Vous pouvez toutefois utiliser Google Agenda pour atténuer ce problème. Il est facile de garder la trace des échéances ; vous pouvez vous rendre à l’adresse suivante Créer > ; Tâche et entrez ce que vous devez accomplir. Après avoir fait cela, choisissez la date à laquelle elle doit être terminée.
En plus de Google Agenda, vous pouvez utiliser des outils comme Todoist et Microsoft To Do à des fins similaires.
8. Bloquez le moment où vous allez travailler sur des tâches importantes.
L’un des avantages du travail hybride est que vous avez plus de flexibilité sur votre emploi du temps. Le concept de « travail en profondeur » est tiré du livre de Cal Newport sur le sujet, et l’une des composantes essentielles consiste à travailler sur des tâches difficiles pendant certaines périodes chaque jour – sans distractions.
Le travail en profondeur n’est pas quelque chose que vous pouvez espérer faire pendant une journée de huit heures, mais prévoir des poches pour les tâches intensives est une bonne idée. Vous pouvez aller à Créer > ; Tâche pour réserver du temps à la réalisation de vos projets, et vous pouvez également décider de mettre en place des tâches répétitives.
Le blocage du temps est difficile au début, et nous vous recommandons de consulter nos meilleurs conseils de blocage du temps pour vous aider.
Google Agenda : Un compagnon pratique pour vos projets de travail hybride
Le travail hybride peut profiter aux employeurs comme aux employés. S’il est effectué correctement, vous pouvez favoriser un environnement où les membres de l’équipe peuvent collaborer et innover, tout en donnant plus de liberté aux gens. En ayant plus de contrôle sur leur emploi du temps, vous pourriez remarquer que les membres de l’équipe sont plus productifs.
Google Agenda peut résoudre de nombreux problèmes découlant des modèles de travail hybrides, tels que la transparence et la communication limitées. Essayez ces conseils et voyez s’ils vous conviennent.
