Notion est devenu l’un des outils préférés des utilisateurs professionnels et personnels, et ce pour de bonnes raisons. Il est livré avec une myriade de fonctionnalités qui sont utiles pour une variété de choses, de la création de simples listes de choses à faire au suivi de centaines de données.
Parmi ces fonctionnalités astucieuses, on trouve la table simple et la base de données de tables, qui affichent essentiellement les données sous forme de tableaux. Bien qu’elles se ressemblent en apparence, elles sont en fait un monde à part. Voyons ensemble les différences entre ces outils et les cas où vous pouvez les utiliser.
Qu’est-ce qu’une Table Simple Notion ?
Le tableau simple de Notion est une façon basique d’organiser les données sous forme de tableau. Ici, vous travaillez essentiellement avec des lignes et des colonnes comme vous le feriez avec une simple feuille de calcul. Vous pouvez réorganiser les lignes et les colonnes, en ajouter de nouvelles, ajuster la largeur des colonnes et transformer la première ligne/colonne en un en-tête avec du texte en gras et une couleur de fond différente.
Si vous trouvez que le tableau est trop simple à votre goût, vous pouvez également formater le texte dans les cellules à l’aide des options disponibles (couleur et fond du texte, gras, italique, souligné, barré, code et équation). Vous pouvez même ajouter des émojis et des symboles dans les cellules. Parmi les autres éléments utiles que vous pouvez ajouter à une cellule figurent un lien vers une page, une date, une personne et un rappel.
Malheureusement, c’est à peu près tout ce qu’il y a à faire avec les tableaux simples. Vous ne pouvez pas trier les données de manière significative ou insérer des formules dans les cellules pour calculer le contenu de lignes ou de colonnes spécifiques. Il n’y a pas non plus d’autres types de données que vous pouvez utiliser dans les cellules, comme les cases à cocher et les pourcentages.
Cependant, bien qu’un tableau simple n’offre pas beaucoup de fonctionnalités, il est tout de même assez pratique, surtout lorsque tout ce que vous voulez vraiment faire est d’afficher des données statiques d’une manière plus organisée.
Qu’est-ce qu’une base de données Notion Table ?
La base de données de Notion ressemble un peu à un simple tableau. Vous avez des lignes et des colonnes pour placer vos données, et vous pouvez ajouter autant de lignes et de colonnes que vous le souhaitez. Cependant, à la différence des tableaux simples, les bases de données en tableau sont dotées de beaucoup plus de fonctionnalités.
Tout d’abord, une base de données en tableau est flexible en ce qui concerne son contenu. Vous n’êtes pas limité au texte ordinaire, aux dates, aux rappels, aux liens vers des pages et aux personnes. Vous êtes tout à fait libre d’ajouter d’autres propriétés à une cellule, comme des numéros, des cases à cocher, des e-mails, des URL, des téléphones et même des fichiers.
Il existe également des propriétés plus avancées comme les formules qui calculent le contenu de cellules spécifiques, les relations qui relient une base de données à une autre base de données, et le roll-up, qui est un type de calcul plus avancé au sein de la base de données.
Une base de données en tableau peut également changer de forme. Si vous avez l’impression que vos données pourraient être organisées d’une meilleure manière qu’une table, vous pouvez facilement les transformer en un tableau, une ligne de temps, une galerie, une liste ou un calendrier. La vue tableau est similaire à un tableau Kanban, car elle organise vos données par statut.
La vue ligne de temps, quant à elle, ressemble à un diagramme de Gantt qui présente les planifications des tâches. La vue calendrier affiche également les planifications des tâches, mais au lieu d’une ligne de temps, elle affiche un mois entier. La liste et la galerie sont exactement ce que leur nom suggère : la vue liste présente les données sous forme de liste, tandis que la vue galerie présente les données comme une galerie de photos.
Il existe d’autres fonctions avancées de base de données Notion que vous pouvez vérifier, comme les filtres, le tri et une base de données liée.
Quand utiliser une table simple de Notion
Une table simple est utilisée de préférence lorsque vous travaillez avec des données statiques qui ne nécessitent aucune manipulation particulière (par exemple, des calculs et des relations). Disons que vous avez besoin d’une présentation soignée et organisée de vos données sans les boutons et outils compliqués d’une base de données. Les tableaux simples peuvent très bien faire l’affaire.
Elles sont également très conviviales pour les débutants. Si vous êtes nouveau dans Notion, vous serez probablement intimidé par les cloches et les sifflets des bases de données. Au lieu de vous laisser submerger par les terminologies Notion peu familières des bases de données, vous pouvez simplement passer à des tables simples et progresser vers les bases de données.
Exemples de cas d’utilisation des tables simples de Notion
Pour vous donner une meilleure idée de l’usage que vous pouvez faire des tableaux simples, voici quelques exemples :
- Attribution des chambres
- Horaire des cours
- Liste d’épicerie avec les quantités
- Séance de remue-méninges
- Définition des termes
- Comparaison
- Rapport de classe
- Historique des révisions
Quand utiliser une base de données de tables de notions
Une base de données de type table peut s’avérer utile dans les situations où vous avez besoin de plus qu’une simple présentation de données de base. Puisque vous allez utiliser les données au lieu de simplement les afficher, vous avez besoin de plus de fonctionnalités à votre disposition. C’est là que les bases de données en tableau entrent en jeu.
Elles sont particulièrement utiles pour saisir des informations comportant des éléments répétitifs et catégoriels. Par exemple, dans le cas d’un répertoire d’employés, il est probable que vous saisissiez plus d’une fois les mêmes données concernant le lieu, le rôle et le service. Au lieu de devoir taper l’élément à plusieurs reprises, vous pouvez simplement utiliser la propriété Select de la base de données de la table.
Ces propriétés supplémentaires peuvent également vous aider à mieux comprendre les données ou à les afficher plus clairement. Par exemple, vous pouvez trier les employés par lieu ou les filtrer par rôle. Si vous utilisiez un simple tableau pour cela, vous devriez vérifier manuellement le lieu et le rôle et réorganiser les données en conséquence.
Exemples de cas d’utilisation de la base de données Notion Table
Les bases de données en tableau sont également recommandées pour la gestion des projets et des tâches, la création de carnets d’adresses et même la création de CRM simples dans Notion. Voici d’autres cas d’utilisation notables des bases de données de table :
- Référentiel
- Feuille de route
- Suivi du budget
- Gestionnaire de contacts
- Note de réunion
- Suivi des objectifs
- Calendrier du contenu
- Planificateur de voyage
Une meilleure organisation des données avec les tables et bases de données simples de Notion
Malgré leurs différences évidentes, les tableaux simples et les bases de données de tableaux ont essentiellement le même objectif : organiser les données de la manière la plus compréhensible pour l’utilisateur ou le lecteur. Vous rencontrerez des situations où une table simple peut fonctionner parfaitement, mais il y aura des cas, surtout dans un environnement de bureau, où vous aurez besoin de bases de données de type table.
Heureusement pour vous, Notion permet de travailler facilement avec les deux, et la meilleure partie est que vous pouvez facilement convertir l’un en l’autre (transformer un simple tableau en une base de données de tableaux et vice versa). Ainsi, vous n’aurez pas à vous inquiéter de commencer avec le mauvais outil, car vous pourrez facilement le transformer en l’autre en quelques clics.
