Pour de nombreuses personnes, la consultation des e-mails est un élément incontournable de leur vie professionnelle ou universitaire. Cependant, l’addiction au courrier électronique (ou la fatigue du courrier électronique) peut s’installer chez n’importe qui, et il est facile de prendre l’habitude de consulter sa boîte de réception tout au long de la journée et de la nuit.
Voici comment créer une relation plus saine avec les e-mails afin de réduire le stress et de profiter de vos temps morts en étant moins distrait. Dans la grande majorité des cas, les nouveaux messages ne nécessitent pas une attention immédiate.
À propos de l’addiction aux e-mails
À quelle fréquence consultez-vous vos e-mails au cours de la journée ? En général, selon Computers in Human Behavior, le fait de consulter ses e-mails moins souvent – environ trois fois par jour – est associé à une diminution du stress et du sentiment d’accablement. Il y a de fortes chances que de nombreux utilisateurs d’e-mails aient tendance à vérifier leurs comptes de façon beaucoup plus rapprochée.
À première vue, ce n’est pas une mauvaise chose : vous essayez d’être responsable et de répondre aux messages en temps voulu. Cependant, cela peut donner l’impression que vous devez garder un œil constant sur votre boîte de réception.
Bien que certaines personnes aient besoin de surveiller leurs courriels d’aussi près pour leur réussite professionnelle, beaucoup d’autres ont intérêt à ouvrir leur boîte de réception un peu moins souvent. Dans la plupart des cas, les messages contenant des publicités dont vous ne vous souciez pas ou les rappels de rendez-vous peuvent attendre quelques heures.
Voici comment réduire le temps que vous passez à vérifier (et à vous inquiéter) de vos e-mails chaque jour.
1. Ne laissez pas les e-mails sur votre téléphone
Réduisez la fatigue des emails au quotidien en supprimant tous les emails de votre téléphone. Ainsi, vous ne serez plus tenté de consulter votre boîte de réception à certains moments de la journée, notamment lorsque vous n’êtes pas à l’heure. Cela peut devenir une activité réservée à l’ordinateur.
2. Vérifiez votre boîte de réception à des moments précis
Essayez de vérifier vos courriels à des moments précis de la journée, par exemple à 9 h, midi et 16 h (ou selon l’arrangement qui convient à votre horaire). Visez trois heures fixes par jour, voire moins, en fonction de vos besoins.
Cette stratégie, parfois connue sous le nom de regroupement d’e-mails, tend à réduire l’épuisement émotionnel lié aux e-mails, selon Internet Interventions. Au lieu d’avoir l’impression de devoir être disponible à tout moment, le courrier électronique devient une activité plus facile à gérer qui n’a lieu que quelques fois par jour.
Si vous craignez de faire attendre des correspondants potentiels, configurez un message de réponse automatique. Configurez un répondeur de vacances récurrent dans Gmail avec un message indiquant les heures auxquelles vous consultez généralement vos e-mails chaque jour. Comme solution de secours, indiquez un numéro de téléphone et demandez aux destinataires du message d’appeler ou d’envoyer un SMS au cas où quelque chose nécessiterait une attention urgente.
Dans la plupart des cas, la mise en place de ces limites dans le cadre de la surveillance des e-mails peut vous apporter une plus grande tranquillité d’esprit, tout en vous permettant de voir et de répondre aux messages importants en temps voulu. C’est le meilleur des deux mondes.
3. Arrêtez de consulter vos e-mails dès le matin.
Environ un tiers des milléniaux vérifient leurs e-mails dès leur réveil, selon une enquête de Sleep Advisor, même si cette pratique s’accompagne souvent d’une augmentation de l’anxiété. L’impulsion est compréhensible – vous voulez faire un saut dans la journée de travail ou dans vos études – mais ce n’est pas la façon la plus agréable de passer une matinée. Les pensées concernant la liste des choses à faire commencent à tourner dans votre cerveau avant même que vous ne soyez sorti du lit.
Au lieu de cela, résistez à l’envie d’ouvrir la boîte de réception dès le matin et créez une meilleure routine matinale qui inclut des activités que vous aimez. Préparez un délicieux petit-déjeuner, faites des étirements ou écrivez un journal pendant un moment. Les e-mails en attente peuvent attendre.
4. Faites attention à vos impulsions de vérification
Quand ressentez-vous le plus souvent le besoin de consulter vos e-mails ? Juste après votre réveil ou tout au long de la journée, dès que vous avez quelques minutes de répit ? L’impulsion de vérification peut être si habituelle et automatique que vous ne la remarquez pas vraiment.
Pour surveiller de plus près cette habitude, téléchargez des applications conçues pour vous aider à changer vos habitudes, comme Strides. Fixez-vous comme objectif de réduire le nombre de fois où vous consultez vos e-mails, ou (si possible) le temps que vous passez à interagir avec les e-mails. Si vous vous fixez un objectif clair, il sera plus facile de réduire le temps consacré aux e-mails.
5. Fermez l’onglet Email de votre ordinateur
Il est facile de laisser l’onglet email ouvert pendant le travail, en tapant sur l’onglet chaque fois qu’un nouveau message arrive. Cependant, la distraction des notifications de l’email peut faire dérailler la concentration et interrompre le flux de travail. Il n’est pas surprenant que la consultation des e-mails soit l’un des problèmes courants de la gestion des tâches qui empêche de se concentrer sur ce que l’on doit faire.
Si possible, encouragez votre équipe à communiquer avec un autre outil, comme Slack ou Microsoft Teams. Les fonctions de chat peuvent remplacer les communications par e-mail dans de nombreux cas.
S’il est difficile de se défaire de cette habitude, déconnectez-vous de votre messagerie et obligez-vous à taper le login et le mot de passe à chaque fois. Cela ajoute une étape supplémentaire à l’ensemble du processus et le rend moins automatique. Avec le temps, cependant, vous apprécierez de pouvoir vous concentrer sans avoir à jeter constamment un coup d’œil à l’onglet des e-mails et à attendre l’arrivée d’un message.
6. Suivez votre temps passé sur les e-mails
Contrôler exactement le temps que vous passez sur votre messagerie peut vous aider à le réduire. Sur un iPhone, la fonction Screen Time affiche le temps que vous passez sur l’application de messagerie. Les outils de bien-être numérique d’Android permettent non seulement de suivre le temps passé sur les e-mails, mais aussi de les placer dans une application de travail spécifique qui reste cachée lorsque vous n’êtes pas en service.
Vous pouvez également utiliser une application de suivi du temps comme Toggl Track ou RescueTime pour surveiller l’utilisation des e-mails. Parfois, le simple fait de voir où va votre temps suffit à vous motiver à réduire vos habitudes de messagerie.
Apprivoisez vos habitudes de consultation des e-mails pour réduire le stress
Vous n’êtes pas seul si vous avez du mal à résister à l’envie de jeter un coup d’œil à votre boîte de réception tout au long de la journée, mais c’est une habitude dont vous pouvez vous défaire. En supprimant les applications de messagerie de votre téléphone, en limitant le nombre de fois où vous la consultez chaque jour et en devenant simplement plus conscient de votre tendance à regarder votre boîte de réception, il est possible de surmonter la surcharge des e-mails et de libérer du temps pour d’autres activités.
Essayez ces conseils pour voir lesquels vous aident le mieux à gérer vos habitudes de messagerie, et en un rien de temps vous vous sentirez un peu moins lié à ces notifications de boîte de réception.
