Si vous vous inquiétez de la faiblesse de vos introductions d’e-mails, ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul. Même les rédacteurs chevronnés passent des heures à élaborer l’introduction parfaite. Chacun sait qu’elle doit attirer l’attention du lecteur, mais rares sont ceux qui y parviennent.
Pour maîtriser les lignes d’ouverture des e-mails, il faut d’abord étudier ce à quoi ressemblent les mauvaises. Voici quelques erreurs dommageables, mais souvent négligées, à éviter lors de la rédaction d’e-mails professionnels.
1. Taper des emojis et des signes de ponctuation excessifs
Les emojis sont devenus si courants que même les adultes non initiés à la technologie les utilisent dans leurs conversations quotidiennes. Après tout, l’expression des émotions par le biais du texte est délicate. Au lieu de décrire avec précision les nuances de la communication non verbale, il est plus facile de cliquer sur des images numériques. Pour une touche plus personnelle, vous pouvez même créer des emojis personnalisés à l’aide d’applications.
Malgré la commodité des émoticônes, vous ne devriez pas les utiliser dans les courriels professionnels. Elles ne sont pas professionnelles. Certains lecteurs pourraient même vous associer aux marketeurs ennuyeux qui commencent leurs e-mails par des émojis massifs.
La même règle s’applique aux signes de ponctuation excessifs. Bien que les points d’exclamation et les points soient synonymes d’émotions fortes, ils peuvent parfois donner l’impression d’être du spam. Ne les utilisez qu’avec des amis proches et des pairs. Sinon, vous risquez de ressembler aux spécialistes du marketing qui abusent de » !!!! » pour créer une fausse urgence.
2. Utiliser un langage commercial
Les tactiques d’email agressives ne fonctionnent plus que rarement. Les destinataires ferment automatiquement les e-mails contenant des introductions commerciales, quelle que soit l’intention du message. Une fois qu’ils l’ont fait, ils ne les rouvrent plus. Certains vont même jusqu’à bloquer l’expéditeur s’ils ne le connaissent pas personnellement.
Pour éviter d’avoir le même traitement :
- N’utilisez pas de phrases d’introduction trop insistantes.
- Utilisez les premières phrases pour mettre en avant votre marque personnelle au lieu de proposer des CTA.
- Gagnez la confiance du lecteur avant toute chose. Que vous souhaitiez obtenir une augmentation de salaire de votre employeur ou un rendez-vous avec un prospect chaleureux, vous devez d’abord vous établir comme une personne de confiance.
3. Prendre trop de temps avec l’introduction
Ironiquement, les gens ont tendance à sur-expliquer lorsqu’ils sont à court de mots. Ils compensent l’incertitude en divaguant et en détournant les lecteurs vers des éléments associés mais non essentiels. C’est une réaction naturelle. Si vous êtes négligent, vous pouvez vous retrouver à taper plusieurs paragraphes avant d’atteindre le cœur de votre message.
Bien qu’utile en apparence, l’excès de texte rebute les lecteurs. Les natifs du numérique ont généralement une courte durée d’attention – ils ne donneront aucune chance à votre message s’il commence par une introduction longue et fastidieuse. Faites en sorte que votre introduction soit simple. Mentionnez vos références, expliquez pourquoi vous vous adressez à eux, puis piquez leur curiosité avec un point sensible.
Souvenez-vous de: Les introductions doivent donner le ton de votre message, et non le résumer. Essayez de rédiger une introduction informative, qui attire l’attention, fournit le contexte et incite les lecteurs à s’engager. De plus, limitez-vous à deux ou trois phrases.
4. Introduire trop de jargon
Le jargon désigne les mots techniques utilisés dans des communautés spécifiques. Ils transmettent rapidement des concepts complexes qui nécessiteraient autrement des explications longues et redondantes. Ces termes n’ont pas de synonymes. Vous vous en servirez le plus souvent lorsque vous discuterez de sujets spécifiques à votre secteur avec d’autres professionnels.
Bien qu’ils soient essentiels, les jargons sont également source d’exclusion. Vous ne devriez pas supposer sans réfléchir que les destinataires comprendront des idées complexes et techniques. Sinon, vous risquez de les intimider. Commencez toujours vos e-mails par des phrases générales et un langage concis. N’utilisez le jargon qu’une fois que vous vous êtes présenté et que vous avez établi l’intention du message.
Conseil de pro : Évitez les termes techniques et le jargon lorsque vous écrivez à des personnes extérieures au secteur. Si vous devez élaborer sur des sujets trop complexes, téléchargez plutôt les ressources pertinentes sous forme de pièces jointes volumineuses.
5. Agir de manière trop familière
La communication sur le lieu de travail n’exige pas toujours un comportement amical et jovial. Les anecdotes personnelles, les phrases de remplissage et le superflu brouilleront votre ligne d’introduction s’ils sont pris hors contexte. Avant de donner le ton de votre introduction, tenez compte de votre degré de proximité avec le destinataire. Respectez ses limites professionnelles.
Les termes superflus et formels semblent impersonnels, mais une attitude nerveuse et inappropriée peut paraître offensante. Soyez sympathique sans être trop familier. Et si vous n’êtes pas sûr de votre approche, jouez la sécurité et penchez vers un ton formel. Évitez les phrases qui pourraient être mal interprétées. N’adoptez une attitude moins formelle qu’une fois que l’autre partie s’est rapprochée de vous.
6. Balancer des blagues et des punchlines
De nombreux spécialistes du marketing ne jurent que par les introductions de courriel humoristiques. Ils affirment que les remarques pleines d’esprit créent un rapport et attirent l’attention du lecteur. Les introductions humoristiques peuvent rendre vos e-mails plus attrayants, mais les risques sont plus importants que les avantages. Les blagues sont difficiles à transmettre par e-mail.
Même un jeu de mots léger peut se transformer en une insulte offensante si vous utilisez le mauvais ton, la mauvaise formulation et le mauvais contexte. N’envisagez d’utiliser des blagues que dans des conversations informelles avec des collègues que vous connaissez personnellement. Sinon, gardez vos courriels de travail professionnels.
7. Suivre des formats inhabituels
La plupart des fournisseurs d’e-mails proposent les mêmes styles, tailles et couleurs de police que ceux utilisés dans les traitements de texte. Vous pouvez même en télécharger de nouvelles sur des sites Web de polices gratuites. Bien que les polices expriment la créativité, choisissez soigneusement celles que vous utilisez dans les messages professionnels. Tout le monde n’apprécie pas les formats inhabituels.
Pour jouer la carte de la sécurité, utilisez le style par défaut lorsque vous rédigez des e-mails professionnels. Les designs outranciers sont non seulement peu professionnels, mais ils compromettent également la lisibilité. Par exemple, les fonds blancs font ressortir les couleurs claires, tandis que les grandes tailles de police détournent les lecteurs du texte plus petit.
Il existe des moyens plus professionnels d’exprimer sa créativité. Au lieu de jouer avec les polices, montrez votre talent en créant un site Web à partir de zéro, en téléchargeant des ressources pertinentes ou en créant un portfolio d’écriture.
8. Faire des avertissements agressifs
Les spécialistes du marketing, comme ceux de l’image ci-dessus, commencent leurs e-mails par une date limite inventée. Bien que cela attire l’attention, c’est également ennuyeux. Même les banques commerciales et les prêteurs se présentent avant d’entrer dans le vif du sujet. Si votre message commence par un avertissement agressif, les lecteurs le rejetteront comme un spam.
Explorez d’autres façons de créer l’urgence. Au lieu de commencer par des dates limites, qui influencent rarement les achats, mettez l’accent sur la valeur de votre offre limitée dans le temps. Les prospects ne réagissent pas bien aux approches agressives.
Mais si vous pouvez éviter d’ajouter des échéances à votre ligne d’ouverture, faites-le. Apportez de la valeur avant de créer l’urgence. Conclure un marché sans expliquer votre proposition vous fera passer pour quelqu’un de pressant et de désespéré. Gardez vos CTA pour la fin.
Commencez vos e-mails par un début fort et professionnel
La phrase d’introduction « parfaite » n’existe pas. Au lieu de vous fier à des modèles, créez des introductions uniques qui correspondent à l’intention de votre message et qui trouvent un écho auprès du destinataire. Rappelez-vous : les introductions génériques et surutilisées ne donnent jamais de résultats.
Bien que votre ligne d’introduction donne le ton de votre courriel, n’y consacrez pas tout votre temps. Les e-mails de travail comportent plusieurs parties. Vous devez vérifier que votre brouillon ne contient pas d’autres erreurs d’inattention, par exemple des lignes d’objet vides, des erreurs grammaticales et des fichiers joints manquants.
