La prise de notes est une compétence essentielle qui vous aide à organiser vos pensées et vos tâches, et à progresser efficacement dans votre travail. Grâce à votre smartphone ou à votre ordinateur portable, il est plus facile que jamais de prendre des notes en déplacement.
Bien qu’il existe plusieurs applications de prise de notes, chacune offrant des fonctions uniques, la plupart de ces outils présentent des caractéristiques similaires. Quelle que soit l’application de prise de notes que vous utilisez, voici quelques conseils pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
1. Organisez vos notes à l’aide de dossiers ou d’étiquettes
Il y aura toujours des moments où vous aurez besoin de noter rapidement une idée ou une information importante. Cependant, votre application de prise de notes peut rapidement devenir désordonnée si vous ne disposez pas d’un moyen d’organiser vos notes, et à quoi cela servirait-il si vous ne pouviez pas retrouver l’information lorsque vous en avez besoin ? La plupart des applications de prise de notes proposent plusieurs façons d’organiser vos notes, notamment des dossiers et des étiquettes.
Les dossiers permettent de regrouper des notes ou des sujets connexes et de les séparer des autres notes. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour le travail, l’école, la lecture ou les films, et stocker toutes les notes associées dans chaque dossier. Si vous utilisez certains dossiers plus que d’autres, vous pouvez leur donner une place de choix en les marquant comme favoris ou en les ajoutant à la barre latérale de l’application.
Les étiquettes sont un autre moyen utile d’organiser vos notes, car elles vous permettent d’ajouter des mots-clés à chaque note, que vous pouvez ensuite utiliser pour rechercher et trier vos notes. Par exemple, si vous marquez plusieurs notes avec une date spécifique, vous pouvez rapidement retrouver toutes les notes liées à cette date, quel que soit leur dossier.
2. Utiliser une convention d’appellation cohérente
C’est bien beau de trier vos notes à l’aide de dossiers et d’étiquettes, mais si vous n’avez pas de convention de dénomination cohérente pour vos notes, il sera difficile de les distinguer les unes des autres.
Combien de fois avez-vous cherché une note en vous basant sur le nom que vous pensiez lui avoir donné, pour finalement trouver plusieurs documents avec des titres similaires ou rien du tout ? La meilleure façon d’éviter cela est d’utiliser un système de dénomination simple et cohérent.
Voici quelques bonnes pratiques pour nommer vos notes :
- Utilisez un format simple et cohérent (par exemple, YYYYMMDD_Title).
- Incluez des mots-clés courts et significatifs dans le titre afin de faciliter les recherches ultérieures.
- Évitez les caractères spéciaux tels que !, ?ou * car ils peuvent être difficiles à rechercher.
- Utilisez une version abrégée du sujet s’il est long (par exemple, « Fin_Strat » pour « Stratégies financières »).
En suivant ces bonnes pratiques ou en créant les vôtres, vous pouvez développer un système de dénomination prévisible qui vous permettra de trouver plus facilement les notes dont vous avez besoin au moment où vous les cherchez. Le plus important est d’être cohérent et d’utiliser un système qui vous convient.
3. Tirer parti de l’enregistrement vocal
Certaines des meilleures applications de prise de notes proposent des fonctions d’enregistrement vocal qui vous permettent d’enregistrer des notes audio, ce qui vous permet de capturer des idées même lorsque vous n’avez pas le temps de les écrire. Cette fonction peut s’avérer utile lors de réunions ou de conférences, lorsque vous souhaitez saisir tous les détails mais que vous ne pouvez pas écrire aussi rapidement que l’orateur.
De même, si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas taper vos notes, peut-être parce que vos mains sont occupées à autre chose, vous pouvez tirer parti de la fonction de synthèse vocale de votre téléphone pour dicter rapidement vos idées dans votre application de prise de notes. Ces deux fonctions peuvent vous faire gagner du temps et vous permettre de saisir plus facilement vos idées lorsque vous êtes en déplacement.
4. Protégez vos notes avec un code d’accès
Votre application de notes contient probablement des informations personnelles et professionnelles sensibles, telles que des mots de passe, des coordonnées ou des données financières. Pour garantir la sécurité de ces données et tirer le meilleur parti de votre application de prise de notes, il est important de protéger vos notes à l’aide d’un code d’accès solide.
Ainsi, même si quelqu’un d’autre accède à votre smartphone, il ne pourra pas accéder à ces informations. Vous trouverez cette fonction dans les paramètres de la plupart des applications de prise de notes.
5. Synchroniser vos notes d’un appareil à l’autre
L’une des fonctions les plus importantes de votre application de prise de notes est la possibilité de synchroniser vos notes entre plusieurs appareils et plateformes. Par exemple, lorsque vous avez une idée, vous pouvez rapidement la noter dans votre application de prise de notes sur votre smartphone, puis y accéder ou y apporter des modifications depuis votre ordinateur portable ou votre tablette.
De cette façon, vous pouvez facilement garder une trace de toutes vos idées et tâches à accomplir sans perdre de temps. Bien que la plupart des applications de prise de notes sauvegardent et synchronisent automatiquement les données, vous pouvez parfois vouloir le faire manuellement si vous n’étiez pas connecté à Internet lorsque vous avez créé une note.
En outre, pour plus de précautions, vous pouvez exporter vos notes et en conserver une copie sur votre ordinateur ou sur une solution de stockage en nuage. Ainsi, en cas de problème avec votre appareil ou l’application, vous pourrez toujours restaurer vos notes et vous assurer que vos notes les plus importantes restent en sécurité.
6. Intégrez votre application de prise de notes à d’autres outils
Connecter votre application de prise de notes à d’autres outils de votre boîte à outils est un excellent moyen de gagner du temps et de maximiser l’efficacité. Par exemple, l’une des meilleures astuces pour tirer le meilleur parti d’Evernote est de la connecter à votre compte Google Calendar. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble de vos notes et des événements de votre calendrier, ce qui vous permet de planifier votre journée plus efficacement.
Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg, car vous pouvez connecter votre application de prise de notes à Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook et Gmail, pour n’en citer que quelques-uns. C’est l’un des éléments essentiels à prendre en compte avant de choisir votre prochaine application de prise de notes.
7. Utiliser des modèles
Les modèles sont une fonctionnalité pratique proposée par de nombreuses applications de prise de notes, car ils vous permettent de gagner du temps. Ils sont particulièrement utiles pour les tâches récurrentes nécessitant le même type de saisie, comme la planification de l’ordre du jour d’une réunion, la tenue d’un journal ou la prise de notes lors d’une séance de brainstorming. Ces modèles sont généralement personnalisables, ce qui vous permet de les adapter à vos besoins.
8. Ajouter des rappels à vos notes
L’une des meilleures façons de tirer le meilleur parti de votre application de prise de notes est d’ajouter des rappels à vos notes, ce qui vous évite d’avoir à vous souvenir de chaque élément de votre liste de tâches. C’est particulièrement utile si votre application de prise de notes fait également office de gestionnaire de tâches ou de liste de tâches. Ainsi, si vous souhaitez vous assurer que vous ne perdez pas de vue vos tâches ou que vous n’oubliez pas de revoir une idée que vous avez notée, l’ajout de rappels est un excellent moyen d’y parvenir.
Boostez votre productivité grâce à ces astuces de prise de notes
Votre application de prise de notes est une pièce importante de votre puzzle de productivité, un peu comme un « deuxième cerveau ». La mise en œuvre des conseils que nous avons mentionnés vous aidera à tirer le meilleur parti de vos applications de prise de notes et du contenu que vous y enregistrez. La bonne combinaison d’outils et de stratégies est la clé de la construction de votre deuxième cerveau et de l’organisation de votre espace numérique.