Travailler efficacement dans des fuseaux horaires différents est un défi crucial mais souvent négligé par les travailleurs à distance. Les entreprises virtuelles recrutent souvent dans le monde entier. Bien que la collaboration avec des professionnels du monde entier favorise l’évolution de votre carrière, elle vous oblige également à suivre des horaires très chargés. Vous ne pouvez probablement pas travailler de 9 à 5.
La coordination avec des personnes situées dans des fuseaux horaires différents est difficile. Pour vous aider à gérer votre journée de travail, nous vous proposons huit conseils pour une collaboration sans faille avec des partenaires étrangers.
1. Informez les tiers de votre emplacement dès le départ.
Indiquez immédiatement votre fuseau horaire. Mentionnez votre horaire et vos canaux de communication préférés lorsque vous vous présentez, afin que vos collègues sachent comment vous joindre. Profitez également de cette occasion pour fixer des limites. Expliquez les rares cas où il serait acceptable de laisser un message même après la fin de votre service.
Pour communiquer votre emploi du temps plus efficacement, indiquez-le sur vos profils en ligne. Après tout, tout le monde ne s’en souviendra pas. En indiquant vos heures de bureau dans votre signature de courriel, votre profil de chat professionnel, votre compte LinkedIn et votre profil Google, vous éviterez les malentendus.
Veillez simplement à les mettre à jour chaque fois que nécessaire. Que vous travailliez en horaires décalés ou que vous quittiez votre poste plus tôt que prévu, il vous incombe de communiquer les modifications apportées à votre emploi du temps.
2. Téléchargez un convertisseur de fuseau horaire précis
Fixer des rendez-vous avec des équipes distantes est délicat. Non seulement elles suivent des horaires de travail non coordonnés, mais certaines oublient de calculer les différences de fuseaux horaires. Les organisateurs de réunions ne peuvent pas se contenter de fournir le même programme dans 24 fuseaux horaires.
Pour s’assurer que tout le monde suit le même programme, votre équipe doit utiliser des convertisseurs de fuseaux horaires. Il existe plusieurs options disponibles. Vous pouvez même les intégrer aux outils de travail de l’équipe, comme les systèmes de gestion de projet et les applications de calendrier.
3. Utilisez l’heure militaire et spécifiez les fuseaux horaires lorsque vous planifiez des plans de travail
Prenez l’habitude d’utiliser l’heure militaire et de spécifier les fuseaux horaires lorsque vous planifiez des réunions. Ne laissez aucune place à l’approximation. Vous pouvez même inclure un rappel indiquant aux destinataires de convertir l’heure indiquée dans leur fuseau horaire local. Ainsi, personne n’oubliera les abréviations des fuseaux horaires.
Pour éviter toute confusion, suivez le fuseau horaire le plus couramment utilisé dans votre équipe. Disons que vous êtes de New York. Bien qu’il soit pratique d’utiliser votre fuseau horaire local, vos coéquipiers d’un autre État ou pays pourraient trouver les conversions fréquentes fastidieuses.
Quant aux indépendants, suivez les fuseaux horaires qui profitent à vos clients. En procédant à des ajustements de votre côté, vous aurez l’air professionnel et aimable, et vos partenaires auront une impression positive de vous.
4. Automatiser la prise de rendez-vous avec les outils de planification
Lorsque vous prenez des rendez-vous avec des travailleurs à distance, vous remarquez que vous perdez beaucoup de temps à attendre une confirmation. Le décalage horaire rend difficile l’obtention de réponses en temps réel. Si les autres parties vivent à l’autre bout du monde, vous n’aurez probablement pas de nouvelles avant le jour ouvrable suivant. Même quelques courriels échangés peuvent prendre une semaine.
Pour rationaliser le processus, utilisez un outil fiable de prise de rendez-vous. Des options très répandues comme Google Calendar et Calendly affichent automatiquement les dates disponibles pour toutes les parties concernées. Les utilisateurs n’ont qu’à sélectionner leurs créneaux préférés. Une fois que tout le monde a choisi une date, l’application comptabilise les résultats pour que l’hôte puisse décider de poursuivre ou non la réunion.
5. Externaliser ou automatiser certains processus d’affaires
Si vous modifiez fréquemment les horaires des tâches répétitives mais sensibles au facteur temps, envisagez de les confier à l’IA. Libérez votre temps pour des projets plus complexes. Les systèmes automatisés peuvent prendre en charge des tâches fastidieuses comme la prise de rendez-vous, l’enregistrement du temps, le tri des e-mails et le suivi des projets.
Pour les tâches que l’IA ne peut pas automatiser, engagez des freelances. Recherchez des professionnels compétents et de confiance qui peuvent vous remplacer pendant vos heures de repos. Mais dès que la charge de travail de votre équipe augmente, demandez à votre service des ressources humaines ou à votre supérieur hiérarchique d’obtenir un employé permanent.
6. Utilisez une plateforme de gestion de projet organisée pour votre équipe
Bien que cruciaux, les processus d’approbation entravent la réalisation des tâches. Même l’examen des argumentaires de vente ou des propositions commerciales peut faire perdre plusieurs jours si les parties mettent des heures à répondre.
Pour accélérer le processus, simplifiez le suivi des tâches. Utilisez des logiciels de gestion de projet comme lieu central pour les projets de l’équipe, où les utilisateurs peuvent assigner, cocher, annuler et approuver les tâches à leur propre rythme. Les travailleurs à distance peuvent ainsi accomplir des tâches sans communiquer en dehors de la plateforme.
Passez en revue les fonctionnalités de votre futur outil de gestion de projet. Si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents, nous vous suggérons de choisir un programme déjà doté de convertisseurs de fuseaux horaires, d’une technologie de messagerie instantanée et d’une fonction de prise de rendez-vous.
7. Familiarisez-vous avec les fêtes célébrées dans différents pays.
Puisque vous travaillez avec des équipes à distance dans le monde entier, vous devriez vous familiariser avec les jours fériés observés dans d’autres pays. Les religions et les cultures ont des croyances différentes. Il est irrespectueux de minimiser la fête principale d’un autre pays simplement parce que vous ne la suivez pas.
Disons que vous travaillez avec des Indiens. Bien que Thanksgiving soit une fête mineure pour la plupart des Indiens, ils accordent beaucoup d’importance à Diwali, un festival des lumières célébré vers octobre ou novembre. Il serait inconsidéré d’assigner des tâches critiques pendant cette période.
Il faut également tenir compte des pays qui observent l’heure d’été (DST). Les gens qui utilisent l’heure d’été avancent leurs horloges d’une heure pendant l’été pour économiser de l’électricité. Il ne s’agit pas d’un jour férié. Cependant, cela peut être source de confusion lors de la prise de rendez-vous.
8. Essayez différents horaires de travail
Si le travail à distance offre une certaine souplesse, il s’accompagne également d’horaires irréguliers qui nécessitent des ajustements réguliers. Les équipes à distance doivent trouver des créneaux horaires qui conviennent à tout le monde. Vous travaillerez probablement à des horaires que vous n’aviez pas en tant qu’employé de bureau, alors préparez quelques astuces pour rester éveillé au travail.
Gardez l’esprit ouvert aux différents horaires. Si vous avez travaillé selon le même horaire tout au long de votre carrière, profitez-en pour modifier votre routine. Par exemple, vous pourriez faire vos corvées et vos séances d’entraînement plus tôt dans la journée. Qui sait ? Vous découvrirez peut-être que vous êtes plus efficace et plus productif lorsque vous travaillez en dehors des heures normales de bureau.
Travailler efficacement dans différents fuseaux horaires
Travailler efficacement avec des partenaires étrangers nécessite une planification minutieuse. La personne à l’autre bout de l’écran ne vit pas dans le même fuseau horaire que vous, vous ne devez donc pas imposer des délais d’exécution rapides et des demandes urgentes. De même, gérez votre charge de travail en conséquence. Déchargez les tâches critiques qui prennent du temps, comme l’organisation de réunions, le tri des courriels et les annonces, sur des systèmes d’IA.
Si vos tâches quotidiennes impliquent la gestion d’une équipe à distance, pensez à créer un planning à suivre pour toute l’équipe. Oui, les gens ont des préférences différentes en matière d’horaires. Même si vous souhaitez les accommoder, vos employés risquent de ne pas faire grand-chose s’ils travaillent rarement selon le même horaire.
