8 compétences pour faire d’Amazon Alexa l’assistant professionnel virtuel idéal

Travailler à domicile comporte une foule d’avantages, mais aussi un ensemble de défis uniques. Si vous êtes un indépendant ou un travailleur à distance, vous connaissez la peur de la désorganisation croissante, la culpabilité et le brouillard cérébral qui découlent de l’improductivité au quotidien.

Ne serait-il pas formidable d’avoir un assistant virtuel pour vous aider à garder le cap – quelqu’un qui vous aiderait à gérer votre calendrier, vos factures, vos dépenses et vos projets ? Bien que l’embauche d’un assistant virtuel ne fasse pas partie du budget d’un solopreneur, il y a de fortes chances que vous en ayez déjà un : Alexa.

Alexa est l’intelligence artificielle à commande vocale d’Amazon, disponible sur de nombreux appareils, notamment le haut-parleur intelligent Amazon Echo. Grâce à ces compétences Alexa (essentiellement des applications), vous pouvez augmenter les capacités d’Alexa et en faire un puissant assistant virtuel.

1. Calendrier

Lorsque vous connectez votre calendrier Google, Microsoft ou Apple, vous pouvez utiliser Alexa pour gérer vos événements. Elle vous rappellera les événements à venir, avec la possibilité de désactiver les notifications en dehors de vos heures de travail.

Il s’agit d’une fonctionnalité intégrée, vous n’avez donc pas besoin de télécharger une compétence. Pour l’utiliser :

1. Ouvrez l’application Alexa et sélectionnez l’option Plus au bas de la page.
2. Tapotez Calendrier.
3. Sélectionner le icône d’engrenage dans le coin supérieur droit.
4. Pour ajouter votre compte de calendrier, appuyez sur l’icône icône plus.
5. Une fois sur le site, choisissez le fournisseur que vous souhaitez connecter et suivez les instructions.

2. Rappels

Grâce à cette fonctionnalité intégrée, Alexa peut vous rappeler de faire quelque chose qui n’est pas sur votre calendrier à l’heure que vous aurez spécifiée. Dites « Alexa, ajoute un rappel » pour le déclencher.

Vous pouvez également ajouter et modifier des rappels dans l’application Alexa, sous Rappels dans le Plus tab.

Il s’agit d’une commande vocale essentielle d’Alexa. Elle remplace les notes autocollantes qui jonchent votre espace de travail et que vous jurez de nettoyer.

Par exemple, demandez à Alexa de vous rappeler d’appeler votre client en disant « Alexa, rappelle-moi d’appeler Bob à 13h30 ». Vous pouvez également lui demander de vous rappeler de changer de tâche, ou même de manger et d’aller aux toilettes. Nous sommes tous tellement absorbés par notre travail que nous oublions parfois ces choses simples !

3. Todoist

Todoist est un outil de gestion de projet facile à utiliser (gratuit pour les particuliers) qui peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez et qui s’intègre à Google Calendar.

Une fois que vous avez connecté votre compte Todoist à la compétence Alexa, vous pouvez gérer votre liste de tâches, ajouter des tâches ou demander à Alexa de vous les lire à l’aide de commandes telles que :

• « Alexa, ajoute l’appel à Jane demain à 13h à ma liste de tâches ».
• « Alexa, ajoute un câble HDMI à ma liste de courses. »
• « Alexa, qu’y a-t-il sur ma liste de choses à faire ? »

En fonction de la commande, la tâche est ajoutée à votre liste de tâches ou de courses Alexa, à laquelle vous pouvez accéder et que vous pouvez modifier dans votre navigateur ou dans l’application Todoist. Il vous suffit de demander à Alexa d’ajouter la tâche à l’une de ces listes.

4. Preneur de notes

Il faut beaucoup de temps pour se reconcentrer après une distraction. Le Note Taker est le compagnon idéal lorsque vous avez une idée à noter au milieu d’un projet, afin de ne pas interrompre votre travail.

Après avoir activé la compétence, il suffit de demander à Alexa de « prendre ma note », et elle vous demandera ce que vous voulez que la note dise.

Cet outil est idéal pour les idées rapides, car le temps d’enregistrement n’est pas long. Demandez « Quelle est ma note ? » pour qu’Alexa vous lise vos notes. Pour les supprimer ou les modifier, vous devez vous rendre dans l’application Alexa afin de gérer des notes spécifiques.

5. Convertisseur de fuseau horaire

Les travailleurs à distance interagissent souvent entre eux et avec des entreprises situées dans des pays différents. Dans certains cas, la conversion des fuseaux horaires est une tâche simple, mais lorsque vous travaillez avec quelqu’un à l’autre bout du monde, le décalage horaire peut être difficile à évaluer sans aide.

Plutôt que de perdre du temps à vérifier les multiples horloges mondiales de votre téléphone, demandez à Alexa de vous aider. Demandez à Alexa de convertir l’heure de New York en heure de Tokyo, ou l’heure normale de l’Est en heure normale de l’Inde. Vous pouvez même aller jusqu’à demander le décalage horaire à une date et une heure précises.

6. Calculs mathématiques

Alexa est rapide lorsqu’il s’agit de faire des calculs mathématiques. Grâce à cette compétence intégrée, demandez-lui d’effectuer des additions, des soustractions, des multiplications et des divisions, ou de résoudre une équation complexe en gardant les mains libres pendant que vous travaillez. Vous gagnerez beaucoup de temps au lieu d’utiliser votre calculatrice.

Par exemple, Alexa peut vous aider à établir vos factures plus rapidement : demandez-lui de multiplier vos heures travaillées par votre taux horaire. C’est particulièrement utile si votre taux horaire est différent selon le type de service que vous fournissez, ou si vos tarifs diffèrent d’un client à l’autre.

7. YNAB

YNAB (You Need a Budget) est un fantastique service de budgétisation qui se synchronise avec vos comptes bancaires et enregistre vos transactions, afin que vous puissiez voir où va votre argent. Il n’est pas gratuit, mais il propose des forfaits mensuels et annuels à des prix raisonnables.

Vous pouvez connecter votre compte YNAB à Alexa et l’utiliser pour enregistrer vos dépenses, vérifier vos dépenses, voir combien d’argent il vous reste dans certaines catégories, etc.

Pour commencer, inscrivez-vous à YNAB et établissez votre budget. Ensuite :

1. Activez la compétence Alexa YNAB via l’application Alexa ou votre navigateur.
2. Liez votre compte YNAB.
3. Autorisez le budget que vous voulez qu’Alexa suive.

Une fois cette étape franchie, vous êtes prêt à partir. Essayez des commandes comme « Alexa, demande à YNAB quel est le solde des transports » ou « Alexa, demande à YNAB combien d’argent il me reste à dépenser dans la catégorie Essence ».

8. Alexa pour Zoom Rooms

Les Zoom Rooms offrent une expérience de salle de conférence à distance ; elles permettent de réunir des équipes et sont particulièrement utiles pour les indépendants ou les travailleurs à distance qui collaborent avec plusieurs personnes au sein d’une organisation.

Pour utiliser cette compétence, activez-la et reliez votre compte professionnel Zoom. Ensuite, utilisez-la pour commencer, terminer et rejoindre des réunions. Par exemple, dites « Alexa, commence une réunion ».

Cette compétence ne prend en charge que les salles Zoom, et non les réunions Zoom ordinaires. Elle nécessite un compte professionnel Zoom.

Quand choisir Alexa plutôt qu’un assistant humain

Alexa est un assistant virtuel fantastique pour certaines tâches de base, comme la gestion de votre agenda ou la prise de notes. Lorsque vos besoins vont au-delà, il est peut-être temps d’envisager l’embauche d’un assistant virtuel humain. Ils peuvent vous aider pour la conception graphique, le montage vidéo, la gestion des médias sociaux, et bien plus encore.