Le désordre numérique se manifeste de différentes manières, notamment par des bureaux désorganisés, des e-mails non ouverts, des fichiers mal étiquetés et des boîtes de réception surchargées. Ils découlent d’une vie virtuelle désordonnée.
Si vous avez tendance à retarder l’organisation de vos fichiers, il est temps de changer votre mauvaise habitude. Elle nuit à la productivité. Voici plusieurs façons dont l’encombrement numérique ralentit votre flux de travail, provoque un stress inutile et vous détourne de vos responsabilités.
1. Le tri de fichiers désorganisés est une perte de temps.
Les systèmes de classement numériques désorganisés sont dus à de mauvaises habitudes. La plupart des utilisateurs envoient divers fichiers sur leur bureau, dans leurs téléchargements ou dans leurs dossiers de documents au hasard. Si le fait d’avoir quelques documents égarés semble initialement gérable, ils peuvent rapidement s’accumuler si vous négligez une gestion appropriée.
Souvenez-vous : opter pour la commodité à court terme crée des goulots d’étranglement à long terme. Au fur et à mesure que le désordre envahit vos dossiers, la localisation de fichiers spécifiques prendra de plus en plus de temps. Prenons l’exemple de la photo ci-dessus. Aucun des fichiers de ce dossier ne porte de nom ; vous devez les parcourir tous avant de trouver ce dont vous avez besoin.
Pour corriger cette mauvaise habitude, organisez vos fichiers. Assurez-vous que chaque photo, vidéo ou document que vous enregistrez va directement dans le dossier approprié. Arrêtez de les envoyer par défaut dans vos dossiers de téléchargement ou de bureau.
2. Le désordre est une source de distraction
Laisser les fichiers dans leurs dossiers de sauvegarde par défaut encombre votre écran. À moins que vous ne spécifiez une nouvelle destination, ils continueront à remplir vos téléchargements, vos documents ou vos dossiers de bureau. Ils peuvent occuper tout votre écran si vous ne faites pas attention.
Non seulement ce type d’encombrement a un aspect terrible, mais il provoque également une surcharge visuelle. Votre esprit travaille davantage pour traiter les diverses informations. Par conséquent, le stress cognitif supplémentaire est écrasant, vous empêche de donner le meilleur de vous-même et perturbe le fil de vos pensées.
La meilleure solution consiste à élaborer des conventions de dénomination des fichiers (FNC). Étiquetez vos fichiers en fonction de leur objectif. Idéalement, votre FNC devrait illustrer leur contenu, leur fonction, leur auteur et la pertinence du projet – regroupez les actifs en fonction de leurs points communs.
3. L’accumulation de programmes logiciels inutilisés nuit à la vitesse des appareils
Les natifs du numérique ont besoin de plusieurs logiciels professionnels et personnels. Selon The Business of Apps, les utilisateurs mondiaux auront téléchargé 143 milliards d’applications en 2021. Il est courant d’essayer plusieurs outils régulièrement.
Malgré le nombre élevé de téléchargements, la plupart des apps sont abandonnées. Selon Statista, 25 % ne sont utilisées qu’une seule fois. Parcourez le dossier de vos téléchargements : vous y trouverez des programmes que vous avez déjà oubliés. Peut-être deviez-vous tester un nouvel outil pour le travail, ou peut-être un jeu à la mode a-t-il piqué votre curiosité.
Garder les anciennes applications à portée de main peut sembler pratique, mais elles ralentissent considérablement les appareils. L’installation de programmes occupe de l’espace disque. Ils consomment de la puissance de traitement même si vous ne les exécutez pas souvent.
Il est préférable de ne pas accumuler les programmes inutilisés. À moins que vous ne vous voyiez utiliser à plusieurs reprises un programme que vous avez téléchargé, supprimez-le. Réinstallez simplement les applications effacées si nécessaire.
4. Les actifs désorganisés ralentissent le suivi des tâches
Les utilisateurs ont tendance à adopter trop rapidement les apps de travail. Un rapport publié en 2021 par Okta, Inc. montre que 10 % des employeurs américains utilisent plus de 199 outils de travail. Oui, chaque programme apporte des avantages spécifiques. Mais l’intégration d’un trop grand nombre d’applications dans votre routine quotidienne ralentit votre flux de travail et vous fait perdre du temps en passant d’une plateforme à l’autre.
N’utilisez que ceux dont vous avez besoin. L’élaboration et la maintenance de plusieurs systèmes entraînent un stress cognitif inutile. Si le changement d’onglet ne prend que quelques secondes, l’absorption de nouvelles informations nécessite au moins quelques minutes. Vous aurez du mal à rester concentré si vous passez sans cesse d’une tâche à l’autre.
Pour rationaliser les processus d’affaires, investissez dans une plateforme qui combine tous vos outils de travail. Par exemple, vous pouvez vous procurer des outils de gestion de projet. Ils vous permettent d’assigner des tâches, de suivre l’avancement des projets, de faire des annonces à l’échelle de l’entreprise et d’envoyer des messages privés à partir d’une seule plateforme.
5. Avoir plusieurs comptes avec des identifiants de connexion différents est déroutant
Il est courant d’avoir plusieurs comptes de nos jours. Si l’on considère les différentes plates-formes de médias sociaux, les outils de travail, les systèmes de gestion de projet, les bulletins d’information et les fournisseurs de services de courrier électronique disponibles, vous pourriez facilement avoir une douzaine de profils.
Malheureusement, le suivi des identifiants de connexion multiples est difficile. Beaucoup se contentent de définir des mots de dictionnaire courts et faciles à retenir comme mots de passe. Avast rapporte même que 83 % des Américains recyclent des mots de passe faibles sur leurs comptes personnels et professionnels. Bien que mémorisables, ces mots de passe sont également peu sûrs. Un pirate habile pourrait rapidement contourner les combinaisons courantes par des méthodes de piratage par force brute.
Veuillez choisir des chaînes alphanumériques longues comme mots de passe. Si vous avez du mal à les mémoriser, investissez dans un gestionnaire de mots de passe sûr et fiable qui remplit automatiquement les pages de connexion.
6. Conserver de vieux documents confidentiels vous expose à un risque de vol d’identité
En plus d’encombrer votre bureau, les fichiers désorganisés compromettent votre sécurité. Les documents provenant d’organismes gouvernementaux, d’employeurs, de partenaires commerciaux, d’établissements de santé et de banques commerciales contiennent des informations confidentielles permettant d’identifier les personnes (PII).
Notez que les criminels peuvent commettre différents types de fraude avec ces données personnelles. Si des identifiants directs comme votre SSN, votre nom légal complet et les informations relatives à votre employeur tombent entre leurs mains, rien ne les empêchera de voler votre identité. Ils pourraient même contracter des prêts massifs à votre insu.
En règle générale, prenez des mesures supplémentaires pour protéger les fichiers confidentiels. Cryptez vos dossiers, évitez d’envoyer des données personnelles par courrier électronique et supprimez définitivement les anciens documents à l’aide de destructeurs de fichiers.
7. La surcharge d’informations est source de stress
Les multitâches ouvrent souvent des dizaines d’onglets en même temps. Ils assument simultanément différentes tâches pour finir plus de travail, mais ironiquement, le changement de contexte ne fait que tuer la productivité. Selon l’American Psychology of Association, le stress cognitif lié à l’absorption de trop d’informations et au passage d’une tâche à l’autre vous rend inefficace. Vous ferez moins d’efforts à la fin de la journée de travail.
Arrêtez de surcharger votre cerveau de données. Votre esprit va vagabonder si vous continuez à voir des tâches aléatoires. Une minute, vous terminez un article pour le travail, et la minute suivante, vous faites défiler sans réfléchir des recettes de cuisine.
Au lieu de laisser ouverts divers documents, fichiers et listes de tâches, minimisez-les et empilez-les jusqu’à ce que vous en ayez besoin. Concentrez-vous simplement sur la tâche à accomplir. Vous avez besoin de paix et de liberté pour entrer dans un état de flux créatif et productif.
Minimalisme numérique et productivité accrue
Un espace numérique encombré est aussi dommageable qu’un bureau en désordre. L’organisation de fichiers virtuels peut sembler fastidieuse, mais passer au peigne fin des centaines de fichiers, d’e-mails et de dossiers vous fera perdre beaucoup plus d’énergie. Pour devenir efficace, assurez-vous que vous pouvez naviguer dans vos systèmes numériques de manière transparente.
Notez également que le désencombrement va au-delà de l’organisation des fichiers. Au lieu de vous contenter de ranger vos dossiers tous les quelques mois, intégrez des pratiques de minimalisme numérique dans votre vie quotidienne. Prenez l’habitude de maintenir un espace virtuel propre.