Une liste de choses à faire peut être un excellent moyen de s’assurer que vous progressez dans vos tâches quotidiennes. La création d’une liste de tâches dans Microsoft OneNote est simple et offre plusieurs avantages par rapport au papier et au crayon.
OneNote est disponible sur tous les appareils. Il vous permet de rechercher rapidement les tâches importantes. Si vous classez vos tâches par catégories, OneNote compile toutes les notes étiquetées pour en faciliter l’accès, la recherche et l’impression. Ce n’est là qu’une des fonctions de base.
Nous allons vous montrer quelques astuces simples pour créer une liste de tâches exploitables dans OneNote, afin que vous puissiez terminer votre travail à temps.
1. Utiliser des raccourcis pour faciliter l’établissement de listes de contrôle
Une étiquette de tâche ajoute une case à cocher en regard de la note. Vous pouvez l’utiliser pour marquer les tâches en attente et créer une liste de contrôle, comme les courses à faire et les tâches quotidiennes à accomplir. Une fois qu’elles sont terminées, cochez-les. OneNote vous permet de créer facilement une liste de tâches.
Sélectionnez la note ou le texte de la note, puis appuyez sur Ctrl + 1 pour ajouter une case à cocher. Vous pouvez ajouter des balises à votre liste de tâches pour marquer les éléments importants de la note, ajouter des informations contextuelles pour plus de clarté et retrouver ces tâches lors d’une recherche. Par exemple, appuyez sur Ctrl + 2 pour ajouter une étoile, Ctrl + 3 pour ajouter un point d’interrogation, etc.
Si les balises prédéfinies ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez attribuer une balise personnalisée et l’utiliser à l’aide d’un raccourci clavier. Vous n’avez pas besoin de chercher ou de cliquer dans les longs menus de balises. Pour en savoir plus, lisez cet article intéressant sur les balises OneNote et leur utilisation.
Il est également possible de contrôler la hiérarchie de la liste et de créer des sous-tâches. Par exemple, si vous réalisez un projet complexe, vous pouvez avoir besoin de sous-listes de tâches mineures à vérifier avant que le projet ne soit terminé.
Il suffit d’appuyer sur la touche Onglet pour créer une sous-tâche. Pour déplacer des tâches vers le haut ou vers le bas de votre liste de tâches, appuyez sur la touche Alt + Shift + Haut ou Flèche vers le bas.
2. Intégrer vos fichiers dans OneNote
Lorsque vous travaillez sur un projet, il est facile de perdre de vue les éléments que vous devez compléter ou dont vous devez vous souvenir pour terminer le projet. Au lieu de dupliquer ces informations à plusieurs endroits, vous pouvez les intégrer directement dans OneNote.
Dans l’application OneNote pour Windows, placez votre curseur à côté de la tâche à effectuer. Cliquez ensuite sur Insérer > ; Fichier.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez l’une des trois options suivantes : Télécharger sur OneDrive et insérer un lien, Insérer en tant que pièce jointe ou Insérer en tant qu’impression.
La première option télécharge une copie du fichier sur OneDrive (dans l’onglet Téléchargements OneNote ) et insère un lien sur la page en cours. S’il s’agit d’un document Office, OneNote affiche un aperçu en direct du fichier sans l’ouvrir dans l’application associée. Pour tous les autres types de documents, vous verrez simplement un lien vers ce fichier.
Lorsque vous insérez le fichier en tant que pièce jointe, les fichiers joints n’ont pas de lien avec leur source, de sorte que les modifications que vous apportez n’existent que dans OneNote. OneNote insère également une icône de fichier pour chaque pièce jointe dans vos notes.
Quelle que soit l’option choisie, créez une liste de tâches et commencez à travailler sur votre document. Vous n’oublierez plus rien et la dernière copie sera toujours présente dans OneNote. Si vous ne savez pas quelle application de prise de notes vous convient le mieux, vous pouvez consulter cette comparaison entre Evernote et OneNote.
3. Créer un tableau Kanban dans OneNote
Si vous essayez de gérer une multitude de tâches et que vous avez du mal à les classer par ordre de priorité, la méthode Kanban devrait vous convenir. Avec Kanban, vous pouvez diviser des tâches complexes en étapes plus petites et les présenter visuellement.
Vous pouvez comprendre l’état d’avancement de vos tâches, les problèmes associés et les possibilités d’amélioration. Il est facile de créer un modèle Kanban dans OneNote.
- Tout d’abord, créez une nouvelle page et nommez-la « Mon tableau » (ou quelque chose que vous pouvez facilement distinguer). Nous allons créer trois tableaux et les intituler comme suit À faire, Cette semaine, et Archives. Pour chaque tableau, créez trois colonnesProjet, Tâcheet Priorité.
- Tapez la première colonne, appuyez sur tabulationet nom de la colonne suivante. Répétez les étapes jusqu’à ce que vous obteniez un tableau. Les tables servent de point central pour toutes vos tâches. Concevez ensuite la table de la manière qui vous convient le mieux.
- Dans chaque ligne, créer une tâche. Lorsque vous terminez une tâche, passez le curseur de la souris juste à gauche pour faire apparaître une icône de tâche. ancre. Cliquez et faites glisser la ligne entre les tableaux.
Vous pouvez insérer un fichier dans la cellule de la colonne ou un lien vers une autre page OneNote pour plus de détails sur la tâche.
Il existe un modèle Kanban OneNote prêt à l’emploi proposé par Auscomp qui met en œuvre toutes les meilleures pratiques Kanban. Le tableau comporte plusieurs colonnes : Carnet de commandes, Suivant, En courset Focuset vous pouvez même les personnaliser.
Organisez visuellement vos tâches et vos tâches à faire, puis glissez-déposez les tâches dans d’autres colonnes.
Il y a plus de 20 cartes de style pour montrer le titre, la description, la date d’échéance, et plus encore. Vous pouvez mettre en évidence les tâches en utilisant les symboles et les images supplémentaires. Vous pouvez télécharger ce modèle pour seulement $18.95. Jetez également un coup d’œil à ces sites pour télécharger des modèles OneNote.
4. Ajoutez plus de contexte à votre liste de tâches
Un contexte est un ensemble spécifique de conditions caractérisant la situation dans laquelle vous effectuez une tâche. L’ajout d’un contexte vous permet d’ajuster au mieux les ressources et la direction de vos efforts, de minimiser l’inefficacité et les erreurs potentielles. OneNote vous permet d’ajouter un contexte de plusieurs façons :
Transformer les listes de tâches en pages
OneNote peut transformer une liste d’éléments en pages individuelles. Simplement créer une liste de tâches, cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Lien vers les pages dans le menu contextuel. Les éléments de la liste sont convertis en lien interne et chaque tâche correspond à une page distincte dans une section.
Maintenant, sur chaque page, ajoutez vos notes, liens, balises, images, etc. Les pages liées suffisent à fournir un contexte complet en ce qui concerne votre tâche et son importance.
Intégrer les tâches entre Microsoft To-Do et OneNote
Bien qu’il s’agisse de deux produits Microsoft, l’intégration entre To-Do et OneNote ne figure pas sur la feuille de route. Mais avez-vous déjà pensé à ce que serait votre flux de travail si les tâches que vous créez dans OneNote étaient synchronisées avec To-Do et vice-versa ?
C’est possible grâce à l’application Pleexy, et nous avons un guide complet pour vous sur la façon de configurer Pleexy pour synchroniser les tâches entre OneNote et To-Do.
Intégration avec Outlook pour la gestion de projet
Les tâches Outlook et la liste de tâches OneNote présentent des lacunes à certains égards. Les tâches Outlook ne disposent pas des fonctionnalités de gestion du contexte et des tâches de OneNote. Cependant, vous pouvez utiliser OneNote et Outlook ensemble pour les projets qui nécessitent une planification et une vision globales.
Vous pouvez ajouter une tâche Outlook à OneNote, enregistrer un message électronique dans OneNote, utiliser OneNote pour les réunions Outlook, etc. Pour en savoir plus, lisez comment vous pouvez transformer Outlook en outil de gestion de projet avec OneNote.
Ajouter un rappel à une balise To-Do
OneNote ne dispose pas de fonctions de rappel natives. Le complément OneMore pour OneNote permet d’émuler les fonctions de rappel pour les personnes qui n’utilisent pas ou n’ont pas Outlook. Ajoutez une balise à la tâche et placez votre curseur sur le paragraphe qui vous intéresse. Sélectionnez ensuite Rappel > ; Ajouter ou mettre à jour un rappel.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, ajoutez un sujet, une date d’échéance, un statut, une priorité et cliquez sur OK. À l’approche de la date d’échéance, OneMore affichera une notification de toast dans la zone de notification de Windows.
Les notifications ne sont envoyées que lorsque OneNote est en cours d’exécution.
5. Dock OneNote pour une meilleure gestion de la liste des choses à faire
Dans OneNote, l’affichage par défaut est idéal pour prendre des notes, ajouter des images, des tableaux, etc. Si vous créez une liste de tâches, cette vue n’utilise pas efficacement l’espace de l’écran et vous risquez de vous déconcentrer.
Vous pouvez ancrer la fenêtre OneNote de manière à ce qu’elle se trouve au-dessus de toutes les autres applications. Cliquez sur l’icône Afficher et choisissez Dock to Desktop.
Lorsque vous travaillez sur une tâche dans une autre application, vous pouvez rapidement passer d’une fenêtre à l’autre, copier et coller des liens vers vos tâches, etc.
Vous pouvez également utiliser un raccourci personnalisé sur le bureau pour lancer directement OneNote en mode ancré. Il suffit d’ajouter « /docked » à « ONENOTE.EXE. » Le chemin d’accès ressemblera à ceci :
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE" /docked
Selon le lecteur et le dossier dans lesquels Microsoft Office 2016 est installé, vous devrez peut-être modifier le chemin d’accès. « Office 2016 » devient « Bureau15« si vous utilisez Office 2013. Pour l’instant, OneNote pour Windows 10 ne dispose pas de cette fonctionnalité.
6. Créer une liste principale de tâches dans OneNote
Une fois que vous aurez marqué de nombreux éléments dans vos pages OneNote, vous voudrez utiliser l’outil de création d’une liste de tâches principale dans OneNote. Rechercher des étiquettes pour obtenir une vue d’ensemble de votre liste de tâches. Cliquez sur l’icône Accueil puis sélectionnez Rechercher des étiquettes.
La nouvelle page de résumé des balises contient toutes les balises listées sur la page de résumé des balises. Résumé des balises volet des tâches.
Si vous souhaitez savoir quelles sont les tâches restantes, consultez Afficher uniquement les éléments non cochés. Pour des sections, des cahiers ou tous les cahiers spécifiques, cliquez sur le bouton Flèche déroulante de recherche et choisir l’endroit où vous souhaitez rechercher des tags.
7. Essayez la matrice Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est assez facile à comprendre et peut vous aider à éliminer les tâches inutiles ou non prioritaires. Vous utiliserez quatre carrés :
- Faire : Pour les tâches urgentes
- Décidez : Pour les tâches moins urgentes
- Délégué : Confier la tâche à quelqu’un d’autre
- Supprimer : Tâches inutiles qui n’apportent que peu ou pas de valeur – également connues sous le nom de « Limite » dans certaines matrices d’Eisenhower.
La façon la plus simple d’intégrer la matrice d’Eisenhower dans OneNote est de créer un simple tableau :
- Cliquez sur l’icône Insérer tab.
- Sélectionner Table.
- Choisissez un tableau 2×2 parmi les carrés.
- Cliquez sur le tableau lorsque vous êtes prêt à l’insérer dans votre note. Ensuite, commencez à taper vos tâches dans chaque case. Ne vous inquiétez pas si le tableau semble petit au début ; il s’agrandira au fur et à mesure que vous taperez dans les cases !
Découvrez d’autres astuces OneNote
Nous nous laissons souvent séduire par les systèmes de productivité et les fonctionnalités prometteuses de certaines applications de liste de tâches. Votre gestion des tâches peut devenir une activité excessive et une excuse pour la procrastination si vous ne faites pas attention, et il vaut mieux garder les choses simples. OneNote est un outil puissant ; vous pouvez le modeler à votre guise.
Bien que OneNote ne dispose pas de fonctions de gestion des tâches, les conseils présentés dans cet article vous aideront à créer votre propre système de productivité. Pour en savoir plus, lisez notre article sur la création d’un wiki personnel dans OneNote.
