Vos tâches quotidiennes sont la base de votre succès, représentant les actions étape par étape nécessaires pour atteindre vos objectifs personnels et professionnels. En d’autres termes, votre liste de choses à faire, qui semble interminable, est votre feuille de route pour gagner, c’est pourquoi il est vital de gérer efficacement ces tâches.
Bien que vous puissiez vous précipiter pour utiliser la meilleure application de productivité pour organiser vos tâches quotidiennes, ce qui n’est pas une mauvaise idée, perfectionner vos compétences en matière de gestion des tâches est plus durable et plus efficace à long terme. Cet article présente quelques conseils de gestion des tâches pour améliorer votre productivité.
1. Connaître son chronotype
Êtes-vous un oiseau de nuit ou un lève-tôt ? Avez-vous plus de facilité à vous concentrer le matin ou tard le soir ? Nous avons tous une tendance naturelle à nous endormir et à être alertes à certaines périodes de la journée et de la nuit. Et bien que la culture populaire célèbre souvent les lève-tôt comme étant plus productifs, la réalité est qu’il n’y a pas de taille unique.
C’est pourquoi la connaissance de votre chronotype peut stimuler votre productivité, car elle vous permet de programmer vos tâches au moment où vous êtes le plus productif. Par conséquent, la création d’un programme de travail personnalisé basé sur votre chronotype vous permettra de rester concentré sur vos tâches et d’atteindre des performances optimales.
Par exemple, si vous êtes un oiseau de nuit, vous devriez planifier vos tâches les plus difficiles le soir, lorsque votre niveau d’énergie est le plus élevé, ce qui vous met dans la meilleure position pour terminer vos tâches à temps.
2. Créez votre liste de priorités
Maintenant que vous savez quand vous êtes le plus productif, il est temps de hiérarchiser les tâches de votre liste de choses à faire à l’aide de la matrice d’Eisenhower. Ce système de gestion du temps vous aide à hiérarchiser les tâches en les classant en quatre catégories : tâches urgentes et importantes, tâches non urgentes mais importantes, tâches urgentes mais sans importance, tâches non urgentes et sans importance.
En organisant vos listes de tâches en fonction de ces catégories, il est plus facile d’identifier les tâches prioritaires et celles qui peuvent être déléguées ou reportées. Ainsi, vous pouvez programmer vos tâches les plus importantes et les plus urgentes au moment où vous êtes le plus productif, ce qui vous donne les meilleures chances de les terminer à temps.
Par exemple, en tant que programmeur, vous pouvez programmer vos tâches de codage au moment où vous êtes le plus alerte et répondre aux courriels lorsque votre niveau d’énergie est faible.
3. « Mangez cette grenouille ! »
Manger cette grenouille est la prochaine astuce de gestion des tâches qui vous aidera à augmenter votre productivité ! Et non, il ne s’agit pas de grenouilles au sens propre du terme ! Brian Tracy a popularisé cette expression dans son livre du même nom, et cette métaphore vivante décrit le fait de s’attaquer à la tâche la plus difficile dès le matin.
C’est l’un des meilleurs moyens de lutter contre la procrastination, car vous vous sentez souvent stressé ou dépassé lorsque vous êtes confronté à votre tâche la plus difficile. En mangeant d’abord la plus grosse grenouille, ce sentiment d’appréhension se transformera en un sentiment d’accomplissement, ce qui renforcera votre confiance en vous et vous donnera la motivation et l’élan nécessaires pour mener à bien le reste de vos tâches.
Vous pouvez utiliser la méthode Eat That Frog avec Todoist. Cependant, bien qu’il soit conseillé de s’attaquer aux tâches les plus difficiles le matin, votre meilleur moment peut varier en fonction de votre chronotype, comme nous l’avons déjà expliqué. Cela dit, vous pouvez quand même utiliser cette méthode en planifiant vos tâches les plus difficiles au moment où vous êtes le plus énergique et le plus productif.
4. Utiliser la loi de Parkinson à votre avantage
La procrastination est l’un des facteurs les plus courants de perte de productivité, auquel la plupart des gens sont confrontés à un moment ou à un autre. L’une des principales raisons pour lesquelles vous vous retrouvez souvent à repousser des tâches jusqu’à la dernière minute est qu’il n’y a pas de sentiment d’urgence ou de délai. En effet, ces tâches peuvent s’étendre jusqu’à occuper le temps dont vous disposez – c’est la loi de Parkinson.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez devenir plus productif en utilisant la loi de Parkinson à votre avantage. Comment ? Tout d’abord, divisez toujours les projets énormes ou complexes en tâches plus petites, ce qui les rend moins écrasants et plus faciles à aborder.
Ensuite, fixez une date limite stricte pour chaque tâche. Cela crée un sentiment d’urgence, vous motive à terminer la tâche avant la date limite et réduit la procrastination. Cette astuce vous aidera à gérer vos tâches plus efficacement et à ne pas prendre de retard sur vos listes de choses à faire.
5. Pratiquez la monotâche
Le multitâche, ou plus précisément le changement de contexte, est l’une de ces habitudes qui semblent efficaces mais qui sont en réalité très épuisantes et improductives. Bien que le nombre écrasant de tâches figurant sur votre liste de choses à faire puisse vous inciter à essayer d’accomplir plusieurs tâches simultanément, votre concentration et votre énergie sont limitées à une tâche donnée.
Cela augmente la probabilité de commettre des erreurs, ce qui entraîne une perte de temps et d’efforts. En revanche, la maîtrise d’une tâche unique améliorera votre productivité, en vous permettant de consacrer toute votre attention à une tâche jusqu’à ce qu’elle soit achevée. Cela minimise les distractions, vous aide à rester concentré et vous permet de donner le meilleur de vous-même.
L’une des meilleures façons de pratiquer la monotâche est de se fixer une limite de temps pour se concentrer sur une tâche, puis de faire une pause. Cette technique de gestion du temps s’appelle la méthode Pomodoro, et c’est un moyen efficace de tirer le meilleur parti de votre temps.
6. Automatiser les tâches banales
Qu’advient-il des tâches de faible valeur qui n’ont pas été placées en tête de votre liste de priorités ? Pensez à des tâches telles que la planification de réunions ou la rédaction de comptes rendus lors de conférences téléphoniques – nous parions que vous devez quand même les effectuer, n’est-ce pas ?
La meilleure façon de gérer ces tâches est de les automatiser. Heureusement, il existe plusieurs applications que vous pouvez utiliser pour automatiser des tâches banales, comme IFTTT ou Zapier. Cela vous permettra de libérer du temps et de l’énergie pour des tâches plus précieuses et sensibles au facteur temps, et vous aidera à devenir plus productif.
7. Utiliser le bon logiciel de gestion des tâches
C’est bien beau de tirer parti de tous les conseils de gestion des tâches mentionnés ci-dessus, mais il se peut que vous ayez du mal à rester productif si vous ne disposez pas du logiciel adéquat pour vous aider à gérer vos tâches. Compte tenu de la multitude d’outils de gestion des tâches qui promettent de vous transformer en une véritable centrale de productivité du jour au lendemain, le choix de la bonne option peut s’avérer décourageant.
Alors, comment choisir le bon outil de gestion des tâches en ligne ? La première chose à faire est d’évaluer vos besoins. Cela dépend de votre profession, de votre style de travail et de vos préférences, de la taille de votre équipe, etc. En évaluant vos besoins, il vous sera beaucoup plus facile de comparer différents outils de gestion des tâches et de trouver la meilleure option pour vous.
Obtenez plus de résultats en moins de temps grâce à ces conseils
L’amélioration de vos compétences en matière de gestion des tâches est la clé qui vous permettra d’accroître votre productivité. Que vous soyez chef de projet ou étudiant, l’utilisation des bonnes techniques de gestion des tâches vous permettra d’en faire plus en moins de temps. En intégrant ces conseils de gestion des tâches à votre routine quotidienne, vous pourrez vous assurer de cocher tous les éléments de votre liste de choses à faire.
