Si vos tâches s’accumulent, que l’échéance approche et que vous vous sentez dépassé, il se peut que vous ne gériez pas votre temps efficacement.
La plupart d’entre nous commettent de terribles erreurs de gestion du temps qui non seulement nous font perdre des heures précieuses, mais entraînent aussi une augmentation de l’anxiété, du stress et un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Examinons quelques-unes des erreurs de gestion du temps les plus courantes et comment les éviter pour augmenter notre productivité :
1. Ne pas se fixer d’objectifs
Travailler sans but sans avoir un objectif en tête peut entraîner un manque de motivation et de productivité. Vous cédez facilement aux distractions et ne gérez pas bien votre temps.
Comment l’éviter ?
Se fixer des objectifs et s’engager à les atteindre vous donne une direction et vous motive à accomplir vos tâches. Vous devenez plus concentré et gérez mieux votre temps et vos ressources pour atteindre vos objectifs.
Mais n’oubliez pas que tous les objectifs ne sont pas égaux. Les objectifs SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & ; Time-bound) donnent de meilleurs résultats que les objectifs non spécifiques. Plusieurs études confirment cette affirmation. L’une d’entre elles, menée dans le secteur bancaire de la métropole de Cape Coast, a révélé que la fixation d’objectifs spécifiques et stimulants (mais réalisables) contribuait à améliorer les performances des employés.
Ainsi, au lieu d’avoir comme objectif « terminer mon premier roman », utilisez sa variante SMART, c’est-à-dire « terminer au moins un chapitre de mon premier roman chaque mois ». Cette dernière est plus spécifique, vous met au défi et fixe une limite de temps pour votre objectif.
2. Ne pas établir de priorités
Si vous n’avez pas de liste de tâches à faire pour vous aider à rester en tête des tâches, vous vous retrouverez à les accomplir au hasard. À la fin de la journée, vous aurez toujours beaucoup de tâches non réalisées et de frustration. Ce n’est pas le manque de temps qui est en cause, mais le fait que vous ne gérez pas bien votre temps.
Comment l’éviter ?
Avoir une liste de tâches vous permet de hiérarchiser vos tâches et de bien gérer votre temps en attribuant du temps en fonction de l’importance et de l’urgence de vos tâches. Voici comment s’y prendre :
- Trouvez une application pour lister et hiérarchiser vos tâches qui vous convient.
- Notez toutes les tâches que vous devez faire dans une journée ou une semaine dans votre liste de tâches.
- Classez-les en fonction de leur importance et de leur urgence en utilisant un système de classement.
- Classez les tâches les plus importantes et les plus urgentes en haut, tandis que les tâches les moins importantes et les moins urgentes restent en bas.
- Commencez par les tâches les plus importantes et les plus urgentes et descendez dans la liste.
3. Ne pas suivre le temps
Si vous commencez un projet sans évaluer le temps qu’il prendra, il est possible que vous preniez plus de temps que nécessaire. Ou bien vous pouvez devenir trop confiant et prendre plus que ce que vous pouvez gérer, sans avoir assez de temps pour le terminer. Avec moins de temps à votre disposition, non seulement vous ne pourrez pas respecter les délais, mais le travail produit risque d’être médiocre.
Comment l’éviter ?
Évaluez toujours le temps qu’un projet particulier devrait prendre et efforcez-vous de le terminer dans ce délai (veillez à vous accorder du temps supplémentaire pour les petites pauses). Vous devriez utiliser une application de suivi du temps pour savoir combien de temps vous passez sur un projet ou une tâche.
Une fois que vous savez combien de temps (en moyenne) prend une tâche particulière, vous pouvez planifier vos tâches plus efficacement. Faites cela suffisamment de fois, et vous obtiendrez un journal détaillé du temps passé sur différentes tâches un jour/une semaine/un mois particulier.
Une fois que vous avez cela, vous pouvez trouver quelles tâches récurrentes prennent le plus de temps, et réfléchir à des solutions pour les faire plus efficacement ou les automatiser pour gagner plus de temps. Internet regorge d’applications gratuites de suivi du temps que vous pouvez utiliser pour suivre vos projets afin de mieux gérer votre temps.
4. La procrastination
La procrastination est un énorme obstacle au travail, surtout lorsque vous devez accomplir une tâche difficile ou ennuyeuse. Ajoutez à cela un mélange de distractions contraignantes, par exemple votre smartphone, et vous obtenez la recette parfaite pour la procrastination.
Vous allez vous relâcher, céder aux distractions et perdre votre temps jusqu’à ce que l’échéance approche. Les procrastinateurs sont toujours à court de temps, en retard sur leurs échéances et ont peu ou pas d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Comment l’éviter ?
Une excellente façon d’éviter la procrastination est de diviser un énorme projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, si vous devez écrire un article de 2000 mots, au lieu de redouter la rédaction de l’article complet, décomposez-le en sous-tâches : plan, introduction, sous-titre 1, sous-titre 2, sous-titre 3 et conclusion.
Attribuez-vous maintenant des créneaux horaires pour chacune de ces petites tâches et engagez-vous à les accomplir. Vous serez plus motivé pour accomplir ces petites tâches et moins enclin à la procrastination. Une autre méthode efficace pour vaincre la procrastination consiste à utiliser la technique Pomodoro. La technique Pomodoro suit un concept similaire.
Voici comment vous pouvez utiliser la technique Pomodoro :
- Décomposer un projet en petites tâches
- Prenez un minuteur et réglez-le sur 25 minutes.
- Donnez-vous 25 minutes et travaillez sur une seule sous-tâche.
- Prenez une pause de 5 minutes, une fois que le minuteur sonne (après 25 minutes).
- Effectuez quatre cycles de 25 minutes, puis prenez une pause d’une demi-heure.
5. Planification inefficace
Avez-vous remarqué que certains jours ne sont pas aussi productifs que d’autres ? C’est parce que nos niveaux d’énergie varient tout au long de la semaine. De plus, chaque personne a un niveau d’énergie différent au cours de la journée.
Si vous ne tenez pas compte de vos heures de productivité maximale lors de la planification, il est possible que vous vous retrouviez avec les tâches les plus importantes en attente, avec peu de temps et d’énergie.
Comment l’éviter ?
Êtes-vous un oiseau de nuit ou un lève-tôt ? Évaluez votre façon de travailler et déterminez vos heures de productivité maximale. Une fois que vous connaissez les heures où vous êtes le plus productif, planifiez vos projets en conséquence.
Attribuez vos heures les plus productives aux tâches les plus importantes (et les plus intensives) tout en gardant les tâches moins importantes (ou moins intensives), par exemple, répondre à des courriels ou organiser des réunions, pour les heures de travail restantes. Il existe plusieurs applications de calendrier qui peuvent vous aider à planifier efficacement ; trouvez celle qui répond le mieux à vos besoins.
6. Céder aux distractions
Une enquête réalisée par Statista en juin 2020 a révélé que 53,7 % des personnes travaillant à domicile pensaient que leur smartphone était la principale cause de distraction. Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à travailler et, soudain, votre téléphone se met à bourdonner ? Vous êtes distrait et vous êtes maintenant obligé de vérifier votre téléphone.
Qu’il s’agisse d’un e-mail d’un client, d’un message de votre collègue ou d’une notification aléatoire de Facebook, Twitter ou Instagram ; les distractions peuvent vous coûter une bonne partie de vos heures de travail.
Comment les éviter ?
Tout se résume à une planification efficace. Fixez des créneaux horaires pour le travail, la consultation des emails, les loisirs, etc. Quand il est temps de travailler, mettez votre téléphone de côté (en mode avion), de préférence dans une autre pièce, et mettez-vous au travail.
Puisque la plus grande source de distraction est désormais écartée, il devient beaucoup plus probable et plus facile de se concentrer sur votre travail. Puisque vous mettez toute votre concentration et votre attention sur une seule tâche, vous êtes moins susceptible de faire des erreurs et plus susceptible de réaliser la tâche efficacement.
Et si mettre votre téléphone en mode avion n’a pas fonctionné pour vous ? Et si votre esprit vagabonde vers les médias sociaux, et que vous êtes obligé de prendre votre téléphone pour vérifier vos e-mails ou de faire défiler votre flux Facebook directement sur votre ordinateur portable ? Si c’est votre cas, essayez d’utiliser l’application Freedom pour vous débarrasser des distractions, surmonter la procrastination et obtenir de meilleurs résultats.
Libérez tout votre potentiel
Lorsque vous vous concentrez sur la manière de mieux gérer votre temps, il est facile de perdre de vue la raison pour laquelle vous gérez votre temps, c’est-à-dire pour accomplir davantage de travail.
Il est inutile de naviguer chaque jour dans une multitude d’applications de productivité sans parvenir à travailler davantage. Découvrez ce qui fonctionne pour vous et tenez-vous en à cela, sans perdre de vue l’essentiel. Mais pour trouver ce qui fonctionne pour vous, il est important de comprendre vos besoins en matière de gestion du temps.
