La plupart des sociétés, y compris les organisations gouvernementales, les entreprises et les organisations à but non lucratif, utilisent Microsoft Excel pour leur budgétisation. Excel leur offre la flexibilité, la familiarité et la facilité de compiler, trier, gérer et analyser les données pour l’établissement du budget et des prévisions.
Mais Excel est-il le bon outil pour la budgétisation des entreprises ? Pesons le pour et le contre de l’utilisation d’Excel comme logiciel de budgétisation pour répondre à cette question importante.
Les avantages de la budgétisation d’entreprise en Excel
Microsoft a lancé Excel en 1985. Selon une étude réalisée par Centage Corporation, la majorité des directeurs financiers (près de 88 %) utilisent encore des feuilles de calcul pour établir leur budget d’entreprise. Cela en dit long sur l’utilité du programme. Mais pourquoi Excel est-il si populaire en tant qu’outil de budgétisation d’entreprise ? C’est ce que nous allons découvrir.
1. Tout le monde sait comment utiliser Excel
La plupart des diplômés de l’enseignement supérieur ont utilisé Excel, d’une manière ou d’une autre, au cours de leurs études. Cela montre la polyvalence du programme et le fait que presque tout le monde en connaît les bases. Comme la plupart de vos employés connaissent déjà les bases d’Excel, il suffit de leur donner un petit coup de pouce dans la bonne direction pour qu’ils puissent gérer les finances de votre entreprise en un rien de temps.
En établissant un budget dans Excel, vous économisez du temps et des ressources qui seraient autrement consacrés à la formation, ce qui est particulièrement utile si vous dirigez une petite entreprise ou une startup aux ressources limitées.
2. Excel est bon marché et facile d’accès
Presque tout le monde possède une copie de Microsoft Excel. Si votre entreprise exige qu’un plus grand nombre de personnes participent au processus budgétaire, vous pouvez partager l’accès avec toute personne possédant une copie d’Excel sans acheter de licences supplémentaires. Dans la mesure du possible, les petites entreprises devraient éviter les logiciels de budgétisation d’entreprise, car ils peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
3. Vous pouvez personnaliser les feuilles de calcul Excel
Dans les entreprises, en particulier les startups, la personnalisation est une caractéristique extrêmement utile et recherchée car les différentes phases de développement d’une entreprise exigent des approches différentes. L’un des plus grands avantages des feuilles de calcul Excel par rapport aux autres logiciels de budgétisation est que le pouvoir est entre les mains des utilisateurs.
Excel est un programme assez complexe qui offre une flexibilité à ses utilisateurs sous la forme de nombreuses fonctionnalités et formules. Une fois que vous comprenez les formules d’Excel, vous pouvez essentiellement tout faire, de la budgétisation d’entreprise à l’analyse financière et aux graphiques. Vous pouvez même créer vos propres formules, macros et modèles de budgétisation dans Excel pour répondre aux exigences uniques de votre entreprise.
Inconvénients de la budgétisation d’entreprise en Excel
Comme toute chose, Excel a sa part de limitations lorsqu’il s’agit d’établir un budget d’entreprise.
1. Il prend du temps et est sujet à des erreurs
L’établissement d’un budget d’entreprise dans Excel nécessite une saisie manuelle des données. Puisqu’elle repose sur l’effort humain, les erreurs sont pratiquement inévitables. La probabilité de telles erreurs augmente avec la taille et la complexité croissantes des budgets, ce qui entraîne des prévisions budgétaires et des projections de revenus erronées.
Dans les entreprises de plusieurs millions de dollars, même une simple erreur de frappe ou de transposition peut coûter des millions de dollars. Prenez l’exemple de TransAlta : une simple erreur de copier-coller a coûté 24 millions de dollars à l’entreprise. Les entreprises examinent et corrigent souvent les problèmes dans leurs feuilles de calcul Excel pour éviter de tels risques, ce qui leur coûte un temps précieux, des efforts et des frais.
2. Problèmes d’évolutivité pour les grands ensembles de données
Excel, étant bon marché et accessible, offre aux petites entreprises une faible barrière à l’entrée avec une utilité et des fonctionnalités impeccables. Cependant, à mesure que l’entreprise se développe, les données nécessaires à l’établissement du budget et des prévisions augmentent considérablement. Excel est souvent incapable de traiter de grands volumes de données avec de nombreuses formules et macros et est susceptible de ralentir, voire de planter.
3. Absence d’accès basé sur les rôles & ; problèmes de sécurité
Les fichiers Excel peuvent facilement être partagés avec toute personne possédant une copie du programme, mettant ainsi en danger les informations confidentielles de l’entreprise. Bien que vous puissiez protéger les fichiers Excel par un mot de passe, ce dernier doit être partagé avec les personnes concernées lors de l’établissement du budget.
Excel ne propose pas d’accès basé sur les rôles, de sorte que toute personne disposant d’un mot de passe peut accéder à l’ensemble de la feuille de calcul. Cela peut constituer un problème de conformité majeur pour une majorité d’entreprises.
Excel est-il le bon logiciel pour les besoins de votre entreprise en matière de budget ?
Excel a ses mérites en tant qu’outil de budgétisation d’entreprise, mais il est préférable d’investir dans un logiciel de budgétisation d’entreprise si vous rencontrez des problèmes. Les grandes entreprises sont susceptibles de souffrir avec Excel comme seule solution de budgétisation.
Les problèmes de consolidation des données, de coordination, de sécurité et de collaboration ne sont que quelques-uns des problèmes auxquels les grandes entreprises peuvent être confrontées lorsqu’elles établissent leur budget avec Excel. Cependant, si vous êtes encore une petite entreprise ou une startup avec peu de pièces mobiles, Excel peut être un outil de budgétisation polyvalent, bon marché et efficace.
Si vous utilisez Excel pour la budgétisation de votre entreprise mais que vous êtes toujours bloqué sur les bases, envisagez d’apprendre quelques cours de niveau avancé pour améliorer le processus de budgétisation de votre entreprise.
