Lorsqu’il s’agit de préparer la saison des impôts, tâche souvent fastidieuse, il est impératif de rester organisé pour réussir. Comprendre les dépenses que vous avez engagées au cours de l’année écoulée et l’impact de chacune d’entre elles sur vos finances peut vous aider à maximiser les déductions.
Le fait de savoir quel pourcentage du revenu total de votre ménage provient de chaque source vous permettra non seulement de présenter des chiffres exacts au moment de la déclaration, mais aussi d’obtenir toutes les déductions possibles. Heureusement, Excel offre une série d’outils et de fonctions qui peuvent vous aider à vous organiser lorsque vous faites vos déclarations.
1. Classer les dépenses par montant dans Excel
Il est essentiel d’organiser vos dépenses lorsque vous vous préparez à payer vos impôts. Pour optimiser votre déclaration, vous devez détailler vos principaux achats effectués au cours de l’année écoulée.
Il est tout à fait possible d’examiner manuellement chaque ligne de votre liste pour vérifier ce qui constitue une dépense importante. Pour gagner du temps, vous pouvez toutefois automatiser vos calculs en totalisant les catégories de dépenses en fonction du prix à l’aide de la fonction SUMIF d’Excel.
Considérez la feuille de calcul suivante, qui représente un exemple de données provenant d’une année complète de dépenses.
Il est facile d’obtenir les totaux des dépenses principales et secondaires à l’aide d’une paire de fonctions SUMIF.
La cellule F2 utilise la fonction SUMIF suivante pour totaliser toutes les dépenses supérieures à 300,00 $ :
=SUMIF(B2:B28, ">300")
Parallèlement, la cellule F3 utilise également sa propre fonction SUMIF pour additionner toutes les dépenses inférieures ou égales à 300,00 $ :
=SUMIF(B2:B28, "<=300")
Ensemble, ces deux fonctions simplifient le calcul du montant que vous avez dépensé pour des achats importants ou mineurs.
2. Totaliser les catégories de dépenses par type dans Excel
En plus de diviser les dépenses en fonction du montant des achats, vous pouvez également calculer les totaux par catégorie de dépenses. Cela peut vous permettre de trouver les totaux pour les éléments qui peuvent être déduits de vos impôts, et il peut être nécessaire de les indiquer sur certains formulaires.
La fonction SUMIF simplifie le calcul des totaux par catégorie de dépenses. Elle permet à la fonction de vérification d’opérer sur une plage tandis qu’une autre plage est additionnée.
Dans les cellules F5:F7, nous utilisons le tableau de fonctions suivant pour obtenir les totaux des différentes catégories :
=SUMIF(C2:C28, "=Housing", B2:B28)
=SUMIF(C2:C28, "=Donations", B2:B28)
=SUMIF(C2:C28, "=Business", B2:B28)
La fonction SUMIF s’exécute sur la colonne C contenant la catégorie. Le troisième argument, cependant, spécifie la colonne à ajouter. Dans ce cas, vous souhaitez ajouter toutes les valeurs de la colonne B, à condition que le type de la colonne C soit le bon. Cela nous permet d’utiliser la fonction SUMIF à des fins autres que numériques.
3. Utilisation de la fonction SUMIF d’Excel pour classer les revenus par type
En utilisant les mêmes compétences que pour le dernier point de la liste, vous pouvez effectuer des calculs similaires sur vos revenus. Remplacez les dons et les frais professionnels par les plus-values, les intérêts courus et les revenus des entrepreneurs.
Si vous avez plus d’un type de revenu qui entre dans une catégorie spécifique, vous pouvez utiliser la fonction SUMIFS pour vérifier plusieurs conditions et effectuer des sommes dans plusieurs catégories. Cette fonction est pratique pour les détenteurs d’avoirs qui accumulent des intérêts, d’immobilisations qui ont pris de la valeur au cours de l’année ou de portefeuilles d’investissement importants.
À titre d’exemple, nous allons examiner une feuille de calcul répertoriant les revenus d’une année, classés par source. Chaque élément de la liste contient un montant, une date et un type. À côté de la liste, un ensemble de fonctions SUMIF est utilisé pour totaliser chaque type de revenu afin que les totaux puissent être imposés de manière appropriée.
Dans l’exemple ci-dessus, la colonne G est remplie à l’aide de la fonction suivante :
=UNIQUE(D2:D52)
Cela permet de ventiler chaque type de revenu unique répertorié dans la colonne D. La colonne H peut ainsi être remplie à l’aide d’une série de fonctions SUMIF qui font référence aux cellules de la colonne G. Par exemple, la fonction suivante dans la cellule H2 fournit le total de tous les éléments de type « revenu ».
=SUMIF(D2:D52,G2,B2:B52)
On obtient ainsi une somme pour chaque type de revenu répertorié. Chaque type de revenu est imposé à un taux différent, ce qui rend difficile le calcul de ce qui est dû pour chacun d’entre eux sans les totaux.
4. Calculer les déductions avec la fonction SUMIF d’Excel
Un autre grand cas d’utilisation de la fonction SUMIF d’Excel est la totalisation des déductions. De nombreuses dépenses effectuées tout au long de l’année peuvent être déduites de votre revenu imposable. La façon la plus simple d’en tenir compte est de créer une feuille séparée pour compter vos déductions, puis de commencer à additionner les différents types de déductions.
Pour établir cette liste, vous devez disposer d’une bonne documentation par ailleurs, et il est donc important que vos autres informations soient complètes. Ces informations peuvent vous permettre d’économiser un montant considérable d’argent sur vos impôts, c’est pourquoi il est essentiel de les conserver tout au long de l’année. Cela vous permettra de gagner du temps en examinant d’anciens reçus.
Si vous disposez d’une liste de types de dépenses pouvant être prises en compte dans les déductions, vous pouvez rapidement en faire le total, comme dans l’exemple ci-dessous.
Cet exemple utilise une liste de dépenses déductibles sur une autre feuille, ainsi que le pourcentage des dépenses, pour calculer le total de chaque catégorie de déduction. Une fois chaque catégorie déterminée, les résultats sont additionnés pour obtenir la déduction totale. Le total de chaque catégorie est déterminé à l’aide de la formule suivante :
=SUMIF(C2:C28,E2,B2:B28)*Sheet2!B1
La colonne B de la feuille 2 contient le pourcentage déductible de la catégorie. Enfin, un total général peut être calculé simplement à l’aide de cette fonction :
=SUM(F2:F4)
5. Utilisation de SUMIF pour calculer des totaux basés sur la date dans Excel
La fonction SUMIF d’Excel ne se contente pas de comparer l’égalité entre deux morceaux de texte. Elle peut également effectuer des comparaisons de dates et même déterminer si une date donnée est antérieure ou postérieure à une autre.
La totalisation par date peut s’avérer pratique dans les cas où un changement majeur s’est produit au cours de l’année, tel qu’un déménagement ou une réorientation professionnelle. Le fait de savoir quelles informations sont intervenues avant et après peut vous aider à calculer ce qui est dû.
La fonction SUMIFS d’Excel est le moyen idéal de faire la somme par catégorie sur une plage de dates fixe. Cette fonction est similaire à la fonction SUMIF standard, mais elle peut comporter plusieurs conditions :
=SUMIFS(B2:B28, C2:C28, "Housing", D2:D28, "<= " & DATE(2022, 2, 5))
Dans la fonction ci-dessus, nous supposons qu’un déménagement a eu lieu d’un État à l’autre le 05/02/2022. Cette fonction totalisera tous les paiements pour le logement effectués au plus tard ce jour-là dans la catégorie « Logement ».
Cette méthode permet tout d’abord de vérifier que la catégorie indiquée dans C2:C28 est correcte, puis que la date indiquée dans D2:D28 se situe dans la bonne période. En outre, si nécessaire, vous pouvez ajouter d’autres filtres, par exemple en additionnant les totaux supérieurs à un montant spécifique ou en ignorant les éléments portant un nom spécifique.
La fonction SUMIFS est pratique pour vérifier plusieurs conditions sur un seul enregistrement, car elle peut accepter autant de tests que nécessaire.
La fonction SUMIF d’Excel peut vous aider à personnaliser entièrement la préparation des impôts
Excel est un moyen simple mais efficace d’organiser vos dossiers lorsque vous préparez vos impôts. Cet outil est indispensable, car il permet de calculer automatiquement les totaux, de classer les dépenses par catégorie et de déterminer le montant des revenus, des intérêts et des dividendes.
En prime, il est capable de vous aider à économiser de l’argent sur les dépenses détaillées et de calculer les revenus pour différentes périodes. Ensemble, ces fonctions font de la fonction SUMIF d’Excel un outil inestimable pour tous ceux qui préparent leurs propres impôts.