Les groupes WhatsApp sont un excellent moyen de rassembler les gens. Mais si de nombreuses personnes y participent, la gestion d’un groupe WhatsApp peut s’avérer difficile.
Vous devez définir des règles pour les membres et les faire respecter si nécessaire. Tout cela peut devenir très compliqué, surtout si vous n’avez jamais géré de groupe WhatsApp auparavant. Voici quelques conseils pour gérer facilement un groupe WhatsApp.
1. S’en tenir à un seul ordre du jour
Un groupe WhatsApp est créé avec une idée en tête. Les membres peuvent partager un intérêt similaire ou travailler sur la même tâche. L’idée de créer un groupe peut être d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe ou simplement de passer un bon moment avec des amis en ligne.
Quoi qu’il en soit, précisez l’objectif du groupe. Et si nécessaire, veillez à ce que le groupe ne soit pas utilisé pour des activités non pertinentes, sans rapport avec l’ordre du jour du groupe.
Si vous avez plusieurs ordres du jour, il est préférable de créer un groupe distinct pour chacun d’entre eux plutôt que de les regrouper dans un seul groupe. Sinon, cela ne fera que créer de la confusion.
2. Définir les règles et supprimer les contenus qui s’y opposent
Les grands groupes WhatsApp ont besoin de règles pour fonctionner correctement. Indiquez clairement dans les règles le type de comportement qui ne sera pas toléré dans le groupe WhatsApp. Déterminez également les contenus qui peuvent être partagés dans le groupe et ceux qui sont interdits.
Une règle interdisant le spam est nécessaire car le spam est ennuyeux, surtout dans un environnement professionnel. Plus important encore, interdisez les choses qui peuvent vous faire bannir par WhatsApp et supprimez tout contenu qui va à l’encontre des règles. Vous pouvez écrire les règles de votre groupe WhatsApp dans la description du groupe, afin que tout le monde puisse les lire.
Pour modifier la description du groupe sur WhatsApp, accédez à la discussion de groupe et appuyez sur le nom du groupe en haut de l’écran. Sélectionnez l’option Ajouter une description de groupe et écrivez les règles. Tapez Enregistreret la description du groupe sera mise à jour.
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3. Autoriser plusieurs administrateurs
Si vous êtes le seul administrateur d’un grand groupe WhatsApp, vous serez probablement débordé tôt ou tard. Après tout, chaque message doit être vérifié par l’administrateur pour s’assurer qu’il est conforme aux règles du groupe. Il est donc important d’avoir plusieurs administrateurs dans un grand groupe WhatsApp pour répartir la charge de travail.
Pour faire de quelqu’un un administrateur de votre groupe, appuyez sur le nom du groupe dans la discussion de groupe. Faites défiler vers le bas et appuyez sur le nom de la personne que vous souhaitez nommer administrateur. Choisissez ensuite Faire de l’administrateur de groupe.
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Nous recommandons d’avoir au moins un administrateur pour 100 membres. Cela vous aidera à surveiller le groupe et à vérifier qui a quitté ou a été supprimé du groupe WhatsApp.
4. Partager le lien d’adhésion aux groupes publics
Si vous gérez un groupe public, vous souhaitez que davantage de personnes le rejoignent. Pour ce faire, vous pouvez partager le lien d’adhésion au groupe. N’oubliez pas de préciser l’objet du groupe lorsque vous partagez le lien d’adhésion, afin que l’objectif du groupe soit clair pour les membres.
Pour créer un lien de participation, accédez au chat de groupe et appuyez sur le nom du groupe en haut de l’écran. Faites défiler l’écran vers le bas et vous verrez une option appelée Inviter via un lien. Appuyez sur cette option et le lien d’invitation sera généré. Vous pouvez copier le lien ou générer un code QR à partager en sélectionnant l’option Code QR option.
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Des messages personnels peuvent également être envoyés pour repérer de nouveaux membres potentiels. Veillez à ne jamais spammer les chats des autres sur WhatsApp, car vous risquez d’être banni.
5. Créer une communauté pour les groupes apparentés
Une communauté WhatsApp est différente d’un groupe WhatsApp. Elle rassemble plusieurs groupes WhatsApp sous un même toit en ajoutant des groupes à une communauté WhatsApp. Il s’agit d’un excellent moyen d’interconnecter plusieurs groupes WhatsApp ayant le même objectif, ce qui facilite leur gestion.
Aller à Communautés et robinet Nouvelle communauté. Saisissez un nom de communauté et ajoutez des groupes WhatsApp apparentés dans votre communauté. Sélectionnez ensuite Créer et commencez à mettre à jour votre communauté.
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Les administrateurs peuvent partager des annonces dans la communauté que chaque membre reçoit et peuvent partager des mises à jour importantes sans avoir à les envoyer à chaque groupe séparément.
Gérer les groupes WhatsApp en toute simplicité
La gestion d’un groupe WhatsApp devient beaucoup plus facile une fois que l’on a pris le coup de main. Veillez simplement à définir les règles de votre groupe, à respecter l’ordre du jour et à surveiller attentivement le contenu partagé.
Ne restreignez pas trop le groupe, car la flexibilité est la clé d’une gestion efficace d’un groupe WhatsApp. L’utilisation des communautés WhatsApp pour créer un système de gestion plus efficace peut également s’avérer très utile, car vous pouvez gérer plusieurs groupes simultanément.
