N’envoyez jamais d’e-mails mal construits. Non seulement les mauvaises structures brouillent le message, mais elles donnent aux destinataires une impression négative de votre éthique de travail et de votre professionnalisme. De bonnes compétences en communication sont cruciales dans tous les secteurs d’activité.
Pour éviter les erreurs, relisez vos brouillons. Corrigez les mauvaises pratiques et les erreurs les plus courantes qui font que les courriels ne sont pas professionnels.
1. Lignes d’objet frauduleuses
Les spécialistes du marketing pensent que les lignes d’objet commerciales augmentent les taux d’ouverture des e-mails ; malheureusement, elles donnent des résultats inverses. Les destinataires ont tendance à ignorer les e-mails trop promotionnels. À moins qu’ils ne vous connaissent déjà, ils n’ont aucune obligation de consulter votre message.
Au lieu d’être vendeur, soyez engageant. Rédigez des lignes d’objet qui attirent l’attention en utilisant des mots descriptifs qui incitent à la réflexion. Piquez la curiosité de vos lecteurs. Vous pouvez utiliser des questions ouvertes et des pitchs, mais veillez à ce qu’ils soient pertinents pour votre message. Sinon, les destinataires pourraient vous bloquer pour avoir abusé des sujets clickbait.
2. Blagues et remarques spirituelles
Réfléchissez-y à deux fois avant d’insérer des blagues dans vos e-mails professionnels. Si le fait de partager un rire peut vous aider à établir une relation dans certains cas, cela fait souvent plus de mal que de bien. Les blagues sont difficiles à transmettre par e-mail. Même les jeux de mots les plus légers peuvent être considérés comme sarcastiques ou offensants si le lecteur ne vous comprend pas bien.
En règle générale, évitez les blagues. Explorez plutôt d’autres moyens de détendre l’atmosphère, par exemple en partageant une histoire personnelle ou en discutant d’un intérêt commun. Il n’est pas nécessaire de faire des blagues pour être accessible et sympathique.
3. Emojis et signes de ponctuation excessifs
De nos jours, de plus en plus de fournisseurs de boîtes aux lettres acceptent les emojis. Des plateformes comme Outlook et Gmail vous permettent même d’insérer des emojis dans les lignes d’objet.
Bien qu’amusants et créatifs, ils n’ont pas leur place dans les e-mails professionnels. Les gens perçoivent les emojis différemment. Par exemple, si vous utilisez l’émoticône du visage rieur pour exprimer votre joie, d’autres peuvent y voir du sarcasme. Les smileys ne transmettent pas toujours le message que vous souhaitez faire passer.
De plus, les spécialistes du marketing véreux sont friands d’émoticônes. Si vous les utilisez fréquemment, les destinataires risquent de vous associer à des attaques de phishing, des bulletins de vente et des publicités trop promotionnelles.
4. Les fautes de frappe et les erreurs grammaticales
Les fautes de frappe ne changent pas l’intention. Même si vous faites des fautes d’orthographe sur tous les mots de votre e-mail, les lecteurs le comprendront grâce aux indices contextuels. Les erreurs grammaticales avancées peuvent prêter à confusion, mais le texte ne sera pas incompréhensible.
Cela signifie-t-il que vous pouvez ignorer les fautes de frappe ? Certainement pas ! Bien que les fautes d’orthographe et de grammaire ne brouillent pas votre message, elles donnent l’impression d’être négligées. Que vous vous adressiez à un prospect ou que vous mettiez un collègue au courant, vous aurez du mal à gagner sa confiance avec une écriture non professionnelle.
La meilleure approche consiste à examiner minutieusement les brouillons avant de les envoyer. Passez votre texte au crible d’un correcteur orthographique fiable, éliminez le superflu, ajustez le ton en conséquence et remplacez les mots complexes par des mots plus simples. Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire.
5. Paragraphes longs
Faites attention lorsque vous copiez-coller des brouillons d’e-mails depuis Google Docs ou Microsoft Word. Les traitements de texte ont des paramètres par défaut différents. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos courriels ressemblent à ce qu’ils étaient lorsque vous les tapiez. Ils s’adapteront au style de police, à la taille du texte et à l’espacement du programme en cours.
Une bonne pratique consiste à copier-coller sans formatage en appuyant sur Ctrl/Cmd + Shift + V au lieu de Ctrl/Cmd + V. Ce faisant, vous effacez les changements de format précédents. Et pour éviter les longs blocs de texte, limitez chaque paragraphe à deux ou trois phrases.
6. Informations excessives
Les explications détaillées sont bénéfiques, mais vous devez les choisir au bon moment. Ne vous contentez pas d’énoncer des faits au hasard. Les lecteurs risquent de se détourner de votre message si vous les surchargez d’informations dès le départ.
Ne partagez que ce dont les lecteurs ont besoin. Lorsque vous expliquez des sujets complexes, joignez les documents de recherche pertinents, programmez des consultations virtuelles et répondez à toutes les questions qui vous sont posées.
7. Déclarations finales génériques
Les déclarations finales génériques sont distantes. Elles vous font paraître peu professionnel et affaiblissent la conclusion de votre e-mail. Vous aurez moins de chances de conclure avec succès. Lorsque vous terminez un e-mail, utilisez une alternative plus directe et concise à « J’attends de vos nouvelles ».
Ils sont déjà trop utilisés. Les lecteurs les ont déjà vues des centaines de fois – elles n’auront pas d’impact positif. Au lieu d’utiliser des lignes génériques, utilisez un CTA fort. Indiquez à vos lecteurs les options qui s’offrent à eux et incitez-les à agir en fonction de votre message.
8. Pièces jointes inutiles
Les pièces jointes aux e-mails facilitent le partage d’informations. Au lieu de surcharger les lecteurs avec des messages longs et non sollicités, dirigez-les vers des ressources pertinentes. Vous gagnerez ainsi du temps pour toutes les parties concernées.
Cela dit, vous devriez également vous abstenir d’envoyer des fichiers en masse. Les utilisateurs sont généralement sceptiques quant à l’ouverture des pièces jointes, car elles pourraient propager des logiciels malveillants. L’envoi de plusieurs fichiers par courrier électronique pose même des problèmes de sécurité.
Si vous devez envoyer plusieurs documents simultanément, utilisez un outil de partage de fichiers comme Dropbox. Téléchargez les fichiers sur votre plateforme préférée, définissez les restrictions de confidentialité nécessaires, puis envoyez le lien d’accès par e-mail.
9. « Formats « créatifs
Évitez de jouer avec des polices de caractères audacieuses. Vous pouvez souligner, mettre en italique ou en gras un texte pour le mettre en valeur, mais utilisez le style, la couleur et la taille de police par défaut.
Les polices de caractères « créatives » apportent des avantages négligeables dans un cadre professionnel. Elles détournent l’attention des lecteurs de votre courriel. Au lieu de comprendre l’intention du message, leur esprit se concentrera sur les différentes couleurs et styles que vous avez utilisés.
De plus, les formats bizarres donnent l’impression que vous n’êtes pas sérieux. Les fournisseurs de services d’envoi envoient même des courriels contenant des dessins et des couleurs excentriques directement dans les dossiers de spam.
N’utilisez des modèles créatifs que s’ils correspondent à votre marque. Par exemple, l’exemple ci-dessous montre comment une plateforme de rencontre virtuelle appelée Gather partage ses caractéristiques sans compromettre le professionnalisme.
10. Motifs peu clairs
Le bavardage peut aider à alléger les réunions gênantes, mais il convient rarement aux e-mails de travail. Arrêtez de tourner autour du pot. La plupart des gens cliqueront sur le lien s’ils trouvent votre message fastidieux et confus.
Pour faire passer votre message, utilisez un langage clair et concis. L’introduction doit être brève et attirer l’attention, tandis que le corps du message doit traiter le sujet en question. Des explications vagues conduiront à des courriels de suivi qui feront perdre du temps.
Si vous ne pouvez pas résumer le sujet en un seul message, organisez plutôt une réunion. Les applications de prise de rendez-vous éliminent les échanges de courriels lors de la planification des appels. Il suffit d’envoyer à l’autre partie un lien d’invitation et d’attendre sa réponse.
Gardez vos courriels professionnels et respectables
Avec le nombre de courriels que vous envoyez et recevez régulièrement, attendez-vous à ce que certaines erreurs passent entre les mailles du filet. Les fautes de frappe occasionnelles sont compréhensibles. Cependant, notez que l’utilisation constante de modèles de qualité inférieure donnera une mauvaise image de vous. Les destinataires pourraient même avoir l’impression qu’ils ne méritent pas des courriels bien pensés. Ne sautez jamais l’étape de la relecture.
Pour composer des e-mails encore meilleurs, étudiez les mauvais que vous recevez. Trouvez des points communs entre les différents arguments de vente, les lettres d’information et les tentatives de hameçonnage dans votre dossier de spam. Faire des fautes de grammaire est une chose, mais utiliser des adresses IP figurant sur une liste noire, abuser d’un langage commercial et envoyer des liens en masse de manière aléatoire en est une autre.